Polityka Prywatności to dokument, który umieszczasz bezpośrednio na swojej stronie internetowej w celu poinformowania użytkowników o tym, jakie dane osobowe są o nich zbierane i jak będą wykorzystywane. Jest to jeden z ważniejszych dokumentów dotyczących ochrony danych w Twojej działalności (szczególnie on-line) a jej specyfikacja pozwala na spełnienie obowiązków informacyjnych również na Twoim mailu, profilu na Facebooku i Instagramie.  Polityka prywatności jest często nazywana RODO na stronie internetowej. Jest to jeden z elementów wdrożenia RODO w firmie. Polityka prywatności z reguły zawiera informacje na temat: jakie dane są zbierane od użytkowników; w jaki sposób są wykorzystywane dane (np. czy są przekazywane innym firmom); w jaki sposób będziesz się kontaktował z użytkownikiem; w jaki sposób można dokonać zmian w danych osobowych użytkownika; w jaki sposób są zabezpieczane dane pobierane od użytkowników, czyli np. Twoich potencjalnych klientów.

RODO w firmie to pełen komplet dokumentów, który reguluje WEWNĘTRZNE zasady ochrony danych osobowych w Twojej firmie, w tym zawiera m.in. Politykę prywatności, ale także szereg innych dokumentów, które jako pierwsze są weryfikowane podczas kontroli UODO, np. związane z pracownikami, związane ze współpracami z firmami (np. księgową/ firmą hostingową/ mailingiem), związane z prowadzeniem działalności i zbieraniem danych.

Co do zasady, jeśli zbierasz dane osobowe w swojej działalności – obowiazuje Cię pełne wdrożenie RODO.  Niezależnie od tego, czy zatrudniasz pracowników czy też nie.
Z doświadczenia widzimy jednak, że niektórzy klienci, którzy dopiero rozpoczynają swój biznes – zaczynają wdrożenie RODO od  jednego z aspektów RODO, czyli zakupu Polityki prywatności z Polityką plików cookies, zgodną stopką e-mail oraz gotowymi checkboxami i e-instrukcją, która jest dołączona do pakietu dokumentów.  To świetna inwestycja ,,na start” 😊

Jeżeli już na początku swojej działalności zamierzasz prowadzić newsletter,  aby zachęcić swoich klientów do przyszłej współpracy lub zakupu, a może oferujesz im darmowego e-booka czy autowebinaru w zamian za pozostawienie swoich danych (w tym adresu e-mail) to Regulamin newslettera jest tym czego potrzebujesz. Jest  niezbędny szczególnie do bezpiecznego przesyłania wiadomości swoim klientom według dyrektywy OMNIBUS (nawet jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną).

Polityka opinii zaś jest Ci potrzebna w momencie, w którym na Twojej stronie internetowej / sklepie internetowym/w social media zaczynają pojawiać się opinie od Twoich klientów, a Ty jako właściciel określasz zasady ich dodawania, publikowania, moderowania, usuwania itp. Do tego również zobowiązuje Cię dyrektywa OMNIBUS oraz DSA, która wymaga od przedsiębiorców jasnego i przejrzystego regulowania sposobu zbierania i publikowania opinii.  

Twój must have na początek to:

1. Regulamin sprzedaży – który reguluje m.in. kwestie sprzedaży, zwrotów, reklamacji, produktów,
2. Polityka prywatności + Polityka plików cookies  
3. Regulamin newslettera (jeśli prowadzisz newsletter)
4. Polityka opinii (jeśli przewidujesz możliwość dodawania opinii przez klientów)
5. RODO w działalności – bez znaczenia dla wielkości lub formy prowadzonej firmy

Twój must have na początek to:

1. Regulamin sprzedaży – który reguluje m.in. kwestie sprzedaży, zwrotów, reklamacji, produktów,
2. Polityka prywatności + Polityka plików cookies, którą odpowiednio zamieszczasz na social mediach według naszej e-instrukcji zgodnie z pakietem
3.  RODO w działalności – bez znaczenia dla wielkości lub formy prowadzonej firmy
   
   oraz
4. Regulamin newslettera (jeśli prowadzisz newsletter)
5. Polityka opinii (jeśli przewidujesz możliwość dodawania opinii przez klientów)

W praktyce jest to ten sam zestaw dokumentów opisany w pytaniu nr 4 i 5 – niezbędny przy sprzedaży on-line.

Zachęcam Cię do odpowiedniego dostosowania swojej stopki e-mail, która spełni wiele obowiązków, w tym m.in. informacyjnych dotyczących ochrony danych osobowych (aby sprzedać produkt, potrzebujesz danych swoich klientów) oraz odpowiedniego Regulaminu, z którym kupujący może się zapoznać w momencie konsultacji, ofertowania lub rozmowy dotyczącej zakupu.

Twoja stopka e-mail powinna zawierać odnośnik do dokumentów takich jak Polityka prywatności (z racji na realizację sprzedaży) oraz Regulamin, który reguluje m.in. kwestie dostępu do produktu, sprzedaży, zwrotów czy reklamacji. Taki Regulamin jest kluczowy nie tylko ze względu na przepisy dotyczące konsumentów, ale również zabezpiecza Ciebie przy sprzedaży produktów cyfrowych (np. e-booka), których konsument nie będzie mógł zwrócić, jeśli prawidłowo otrzymał produkt i zdążył się z nim zapoznać. Odpowiedni Regulamin zabezpieczy te oraz inne kluczowe dla Ciebie kwestie.

Jeżeli w Twoim sklepie internetowym oferujesz klientom newsletter, w którym udostępniasz informacje np. o promocjach, nowej kolekcji lub używasz go jako lejku sprzedażowego – potrzebujesz Regulaminu newslettera.

Polityka opinii jest Ci potrzebna w momencie, w którym na Twojej stronie internetowej / sklepie internetowym zaczynają pojawiać się opinie od Twoich klientów, a Ty jako właściciel określasz zasady ich dodawania, publikowania, moderowania, usuwania itp. Do tego również zobowiązuje Cię dyrektywa OMNIBUS, która wymaga od przedsiębiorców jasnego i przejrzystego regulowania sposobu zbierania i publikowania opinii.  

Oczywiście! Twoja działalność opiera się na sprzedaży więc oznacza, że potrzebujesz danych osobowych nie tylko swoich klientów, ale też kontrahentów, współpracowników, podwykonawców, aby Twój sklep działał w pełni.

Co powinieneś mieć w wersji podstawowej i co możesz otrzymać bezpośrednio za jednym zakupem, aby zaoszczędzić czas, nerwy i pieniądze:

• Polityka ochrony danych osobowych/Polityka bezpieczeństwa (z minimalną liczbą pól do uzupełnienia)
• Zasady pracy zgodnie z RODO – gotowy wzór
• Dokument audytowy w celu spełnienia obowiązku audytu RODO
• Rejestr czynności przetwarzania z przykładami
• Rejestr kategorii przetwarzań z przykładami
• Procedura realizacji praw osób zgodnie z RODO – gotowy wzór
• Procedura zgłaszania naruszeń – gotowy wzór
• Rejestr naruszeń – gotowy wzór
• Polityka prywatności na stronę www/social media
• Stopka e-mail – gotowy komunikat do wdrożenia
• Zgody RODO – gotowe wzory
• Zgody na wizerunek – gotowe wzory
• Zgody na marketing (newsletter) – gotowe wzory
• Zgody na marketing – gotowe wzory
• Klauzule informacyjne (minimalna liczba pól do uzupełnienia)
• Analiza RODO

Nie jest to nic nowego – ,,przepisy obowiązują nie od dziś, spełniamy standardy jakości, działamy jako profesjonalna firma i nasi klienci mają do nas zaufanie”  – jeżeli jest to Twoja dewiza, która przyświeca Ci przy prowadzeniu działalności to z pewnością wiesz, że Twoją mocną stroną jest odpowiednia opieka klienta nie tylko pod kątem sprzedażowym, ale również pod kątem prawnym. Skoro tutaj jesteś, to przede wszystkim zależy Ci na oszczędności czasu i zaufaniu, że mając odpowiednie dokumenty jesteś w stanie spełnić te standardy, a żadne kary nie powinny Ci być straszne.

I masz rację, możesz spać spokojnie, jeśli zaufasz profesjonalnej pomocy i bezpiecznym dokumentom.
Nie jestem tutaj po to, aby wzbudzać strach – tylko uświadamiać.

Obawa przed RODO wynika przede wszystkim z ogromnych kar finansowych, do których odnosi się to rozporządzenie. Mamy aktualnie aż dwa rodzaje stosowanych kar:

1. do 10 lub 20 mln euro
2. lub do 2 lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku.

Co ważne, kary mogą zostać nałożone na przedsiębiorcę także w przypadku zupełnego ignorowania przepisów RODO lub ich nieprawidłowego wykonywania.

Od 2018 roku: 👉 na polskie firmy Urząd Ochrony Danych Osobowych nałożył 35 kar na łączną sumę 2,2 miliona € (ok. 10 milionów złotych),  👉 firma Fortum Marketing and Sales Polska S. A. zapłaciła okrągły milion € kary.  Te kary to jeszcze nic. Największe kary za naruszenie RODO to:

1. Amazon – 746 mln €.
2. WhatsApp – 225 mln €.
3. Google – 90 mln €.

Zadbaj o swoją firmę i zamów kuloodporne dokumenty prosto od prawnika działającego i współpracującego na co dzień z branżą e-commerce.