Checklista RODO – audyt monitoringu w 8 krokach

O monitoringu mówiłam już wiele. Powstał m.in. cały cykl filmików – więcej tu

Dzisiaj chciałabym podzielić się z Wami praktyczną checklistą, w której wskazałam najważniejsze pytania, które powinniście sobie zadać przeprowadzając weryfikację zgodności monitoringu z RODO.

Co to są za pytania:

Przede wszystkim

CO ZAPISUJE SIĘ W RAMACH MONITORINGU? 

Obraz? Dźwięk?

Jeśli dźwięk, to co do zasady niedopuszczalne. Uważa się to za nadmiarowe zbieranie danych, za zbieranie danych w zbyt dużej ilości nieadekwatnej do celu. Więcej na ten temat mówiłam: tu

Odpowiedziałeś sobie na powyższe pytania? Skoro tak – zastanów się teraz

W JAKIM CELU PROWADZISZ MONITORING WIZYJNY?

Czy w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników? W celu  ochrony mienia?  W celu zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę? W celu kontroli jakości pracy pracowników? W celu kontroli czasu pracy pracowników? Nie wszystkie wymienione przeze mnie cele są zgodne z RODO i kodeksem pracy.

CZY MONITORING OBEJMUJE ….?

• pomieszczenie sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie, pomieszczeń socjalnych?

We wskazanych przeze mnie miejscach, tylko wyjątkowo monitoring może być zamontowany. Jeśli Twoja sytuacja jest wyjątkowa, musi dodatkowo spełniać rygorystyczne wymagania opisane w kodeksie pracy.

Co dalej? Kolejne pytanie dotyczy tego

JAK DŁUGO PRZECHOWUJESZ DANE Z MONITORINGU?

Co do zasady nie powinno się przechowywać danych dłużej niż 3 miesiące, chyba że przepisy prawa pozwalają dłużej.

Idźmy dalej, oceń teraz,

CZY DANE Z NAGRAŃ MONITORINGU SĄ NALEŻYCIE ZABEZPIECZONE?

Następnie zastanów się,

KTO MA DOSTĘP DO NAGRAŃ Z MONITORINGU WEWNĄTRZ FIRMY?

a także

KTO MA DOSTĘP DO NAGRAŃ Z MONITORINGU Z FIRM ZEWNĘTRZNYCH?

Ostatni krok to weryfikacja tego

CZY POINFORMOWAŁEŚ PRACOWNIKÓW O STOSOWANYM MONITORINGU?

Przykładowo, jeśli jesteś zobowiązany do posiadania Regulaminu pracy, sprawdź czy wprowadziłeś i ogłosiłeś zmiany Regulaminu? Sprawdź czy skonsultowałeś postanowienia z działającymi u Ciebie związkami zawodowymi? Sprawdź czy wydałeś np. oświadczenie/obwieszenie lub w innej formie przekazałeś informacje odnośnie monitoringu swoim pracownikom?

Co natomiast z innymi osobami objętymi monitoringiem?

CZY POINFORMOWAŁEŚ INNE OSOBY OBJĘTE MONITORINGIEM O STOSOWANYM MONITORINGU?

Czy przygotowałeś odpowiednie klauzule informacyjne wymagane RODO? Czy umieściłeś je w miejscach dostępnych tym osobom? Czy oznaczyłeś je odpowiedni np. za pomocą piktogramów?