Umowy i RODO dla Szkoły Językowej – o co warto zadbać?

umowa dla szkoły jezykowej wzór

ZAPISZ SIĘ NA WEBINAR oraz 5-dniowy bezpłatny kursu dla Szkół Językowych “UMOWY I RODO dla Szkoły Językowej” z bezpłatnym e-bookiem!


Niedawno pisałam Ci jak prawidłowo przygotować dobrą umowę dla szkoły językowej. Jeśli nie czytałeś, to koniecznie zajrzyj https://kingakonopelko.pl/jak-przygotowac-umowe-dla-szkoly-jezykowej/

Zawarłam w nim praktyczne wskazówki, które pomogą Ci w stworzeniu prawidłowej i ważnej umowy, a też dzięki którym zobaczysz, że to wcale nie jest takie trudne.

Dziś chce wyjaśnić Ci jakich najważniejszych dokumentów potrzebujesz dla swojej szkoły językowej.

Należą do nich:

  • umowa/regulamin z kursantem,
  • polityka prywatności/klauzula RODO,
  • umowa powierzenia.
  • Inne obszary, które wymagają uregulowania to m.in. newsletter, stopka e-maila, Fanpage na Facebooku.

Umowa z Kursantem/ Regulamin Szkoły Językowej

Co do zasady o tym, jak powinna wyglądać umowa, decydują same strony. Przede wszystkim dotyczy to sytuacji, kiedy mamy do czynienia z tzw. nienazwanymi umowami cywilnoprawnymi, czyli takimi, które nie mają specjalnego uregulowania w Kodeksie Cywilnym. Do takich umów zalicza się umowa ze szkołą językową.

Do istotnych elementów umowy ze szkołą językową możemy zaliczyć: datę i miejsce zawarcia umowy, oznaczenie stron, postanowienia dotyczące przedmiotu umowy czy postanowienia końcowe.

To tylko niektóre z elementów, jakie umowa dla szkoły językowej powinna zawierać. Ważne, żebyś pamiętał, że to od stron zależy jakie postanowienia będzie zawierać umowa przed jej podpisaniem.

Dokument, który reguluje te elementy, może być nazwany Umową. Może być też nazwany Regulaminem.

Mając na uwadze doświadczenie w obsłudze Szkół Językowych i firm z branży edukacyjnej wypracowałam model, który sprawdza się w relacjach firm edukacyjnych z Kursantami i który upraszcza proces przygotowywania umów dla Kursantów.

W większości przypadków przygotowuję dla Szkół Językowych dwa dokumenty:

1) Umowa (najczęściej 1-stronnicowa) zawierająca najważniejsze elementy takie jak dane Klienta, warunki płatności, długość trwania kursu, terminy zajęć.


to te wszystkie elementy, które są kluczowe w umowie i które niejednokrotnie wymagają dostosowania „pod konkretnego Klienta”, szczególnie jeśli oferujesz różne poziomy nauczania, różne modele płatności, różne kursy.

Dla Klienta taka forma stanowi duże udogodnienie. Umowa jest bardzo przejrzysta, a Kursant szybko i w łatwy sposób może zapoznać się z najważniejszymi postanowieniami/ warunkami.

2) Regulamin – stanowi załącznik do Umowy. Jest to zbiór zasad, w które już co do zasady nie ingerujesz. Są to zasady stałe niezależne od poziomu nauczania, grupy, wybranego wariantu płatności, języka. Regulamin jest dołączany do Umowy. W Regulaminie opisane są m.in. ogólne informacje organizacyjne, obowiązki kursanta, warunki odstąpienia/rozwiązania umowy/możliwość zmiany umowy, sposób postępowania na wypadek wystąpienia epidemii itp.

Jeśli potrzebujesz Wzoru Umowy z Regulaminem, zapoznaj się z Pakietem dokumentów dla Szkoły Językowej >>> https://zapis.kingakonopelko.pl/pakiet-szkola-jezykowa/

Klauzula RODO / Polityka prywatności

Polityka prywatności / Klauzula RODO jest dokumentem, w którym określane są kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych Kursanta przez Szkołę językową.

Politykę prywatności umieszcza się na stronie WWW. Klauzula RODO dołączana jest do umowy lub okazywana przy okazji zbierana danych od Klienta.

Polityka prywatności/ Klauzula RODO to dokument tworzony w celu spełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO.

W przypadku RODO w Polityce prywatności / Klauzuli RODO, WARTO, żeby znalazły się tam takie informacje jak:

Kto jest administratorem danych osobowych

Przykład:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Jan Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Z NAMI NAUCZYSZ SIĘ SZYBCIEJ wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod adresem ul. Krótka 30, 88-030 Wrocław, NIP 111-111-11-11, e-mail: biuro@z-nami-nauczysz-sie-szybciej.com

Komu przekazywane są dane osobowe?

– W jakim celu przekazywane są dane?

– Przez jaki okres dane są przetwarzane?

– Jakie prawa przysługują osobom, od których dane są zbierane?

– a także inne informacje wymagane przez RODO.

Podsumowując polityka prywatności / Klauzula RODO jest dokumentem, który stanowi najczęstszą formę wypełnienia obowiązków ustawowych. Zawiera wszystkie informacje o sposobie zbierania i przetwarzania danych osobowych.

UMOWA POWIERZENIA DANYCH

W przypadku gdy przekazujesz dane swoich Kursantów, powinieneś zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych.

Z kim taką umowę powierzenia najczęściej zawierają Szkoły Językowe?

  • z biurami rachunkowymi/księgowymi, którym przekazywane są np. faktury,
  • z lektorami
  • z firmami udostępniającymi platformę kursową dla Kursantów lub programy do obsługi Klientów.

NEWSLETTER

Jeśli prowadzisz newsletter, również ten obszar powinien być dostosowany do wymogów RODO. Pamiętaj o checkboxach i odpowiednich komunikatach, a także o tym, żeby uwzględnić w Polityce prywatności to, że zbierasz dane w celu wysyłki newslettera.

FACEBOOK ZGODNY Z RODO

Regulamin Facebooka nakłada obowiązek posiadania Polityki prywatności na właścicieli firmowych fanpage’y. Jeśli posiadasz fanpage na Facebooku, musisz również umieścić w nim Politykę prywatności. Brak takiej Polityki może skutkować nawet … usunięciem konta przez Facebook.

STOPKA E-MAILA DOSTOSOWANA DO RODO

Jeśli komunikujesz się z Klientami e-mailowo, zadbaj o to, żeby w stopce e-maila znalazła się informacja o tym, że zbierasz dane osobowe. Dodaj w stopce także link do Polityki prywatności, żeby każdy miał możliwość zapoznać się ze szczegółowymi informacji dot. przetwarzania danych osobowych.

Jeśli potrzebujesz Wzoru Umowy z Regulaminem dla kursantów, a także jeśli chcesz dostosować swój biznes do RODO, zapoznaj się z Pakietem dokumentów dla Szkoły Językowej >>> https://zapis.kingakonopelko.pl/pakiet-szkola-jezykowa/