Czy mogę domagać się zapłaty za wystawioną FV? Umowa była wymianą maili.

Rok 2020 można uznać niewątpliwie za rok wyjątkowy. Nie tylko z powodu sytuacji związanej z pandemią, ale także z powodu docenienia pracy zdalnej. Ta forma wykonywania swoich obowiązków, bezapelacyjnie wiedzie obecnie prym. Podobną drogą kontaktów wirtualnych, podążają wszelkie relacje biznesowe. Zawieranie umów na odległość, ustalanie szczegółów mailowo, stało się naszą codziennością.

I nie byłoby w tym nic nadzwyczajnego, gdyby nie fakt, że zdarzają się niestety kontrahenci, którzy nie płacą za wykonaną usługę i wystawioną fakturę. Często powołują się na fakt, że żadnej umowy nie podpisywali i nie ma podstaw do żądania zapłaty.

No właśnie, jak to jest z umową, która była wymianą wiadomości e-mail? Jest ważna czy też nie?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy zajrzeć do Kodeksu cywilnego, aby dowiedzieć się w pierwszej kolejności, czym jest umowa i czy zawarta mailowo, traci na swojej ważności.

Umowa jest niczym innym jak zgodnym oświadczeniem dwóch stron. To znaczy, że obie strony w ramach wspólnych ustaleń, ukształtowały ostatecznie, jak ma wyglądać wykonanie danej usługi czy zadania. Przede wszystkim, chodzi o efekt końcowy, zapłatę oraz termin. Bardzo ważne jest więc, aby w razie wątpliwości móc udowodnić, że takie ustalenia poczyniły strony i w związku z tym wspólnie ustaliły warunki umowy. I co najważniejsze zgodnie oświadczyły, że tak, a nie inaczej ma ona zostać wykonana. Po prostu należy podejść do tego tak, jakbyśmy umowę zawierali pisemnie. I w ten sposób ukształtować ją mailowo.

W takim razie czy umowa zawarta w formie e-maila, jest ważna?

Zgodnie z art. 772 i 773  Kodeksu cywilnego:

Art. 772. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Art. 773. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Jak widać, prawo cywilne przewiduje formę zawarcia umowy w postaci elektronicznej, a więc także mailowej, bowiem za nośnik informacji może służyć także wiadomość e-mail.

Umowa taka jest ważna i można z niech dochodzić zapłaty.

Jednakże od tej zasady są wyjątki. Jakie?

Prawo przewiduje, że dla swej ważności umowy np. sprzedaży nieruchomości czy przeniesienie autorskich praw majątkowych nie mogą zostać zawarte w innej formie niż narzucona w kodeksie. W regulacjach dotyczących właśnie tych umów znajduje się zapis, że dla swej ważności wymagają formy pisemnej. W związku z tym, zawierając umowę w formie dokumentowej, sprawdź, czy nie ma tu zastrzeżonej np. formy pisemnej, żeby mieć pełną możliwość swobodnego dochodzenia roszczeń.          

Zakładając, że umowa może zostać zawarta w formie wymiany wiadomości e-mail oraz odpowiadając na pytanie postawione w tytule artykułu – można domagać się zapłaty za fakturę, która została wystawiona na podstawie korespondencji mailowej.

Liczy się przede wszystkim fakt, że strony wspólnie uzgodniły kształt zlecenia.

Powołując się na powyższe oraz na przepis Kodeksu pracy mówiący:

Art. 3531. Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Można uznać, że strona, która zgodnie z drugą uzgodniła szczegóły umowy, nie może unikać jej wykonania w postaci dokonania zapłaty. Nie może także powoływać się na fakt, że umowa jest nieważna, ponieważ nie doszło do jej zawarcia w formie pisemnej. W związku z tym powołując się na umowę mailową, można wzywać takiego kontrahenta do opłacenia zaległej faktury. Jeżeli pisma nic nie wskórają, pozostaje droga sądowa. Wówczas wymiana maili, posłuży jako dowód na zawarcie między stronami umowy.
Poznaj zasady miękkiej windykacji – LINK

Podsumowanie

Podsumowując, poza wyjątkami w prawie cywilnym, umowy mogą być zawierane w innej formie niż pisemna. Może to być też forma dokumentowa lub ustna. Ważne, aby w swoich zapisach i wymianie ustaleń, wspólnie i zgodnie oświadczyć jak ostatecznie ma zostać wykonana umowa. Dotyczy do przede wszystkim terminu wykonania, przedmiotu umowy oraz wynagrodzenia. Wówczas, w przypadku kiedy jedna ze stron nie wywiążę się ze swoich zobowiązań, druga strona, powołując się na korespondencję elektroniczną, może dochodzić swoich racji nawet na drodze sądowej.