Umowa na wykonanie strony internetowej – jak jako programista możesz się zabezpieczyć?

Jak jako programista możesz się zabezpieczyć?

Skąd to zamieszanie?

Pracując z naszymi Klientami – i to bez znaczenia, którą stronę aktualnie reprezentujemy, możemy z pewnością przyznać, że ich założenia są bardzo podobne – ,,chcemy mieć jasne warunki, ale jednoznacznie chcemy zabezpieczyć swoje interesy” lub też ,,mamy bardzo szeroki projekt, dlatego potrzebujemy pewnego rodzaju instrukcji prawnej”.

Jaka współpraca wymaga umowy?

Nawet zwykła strona internetowa to wizytówka bez której przedsiębiorcy w dzisiejszych czasach nawet nie ruszają z miejsca, z drugiej strony jej stworzenie przez programistę to ogrom pracy i cierpliwości, łącząc ze sobą często strefę techniczną, biznesową i kreatywną.

Ten artykuł postaram się przedstawić Ci w takiej formie, w jakiej pracujemy na co dzień – intuicyjnie, konkretnie i przede wszystkim tak, aby w pierwszej kolejności był dla Ciebie w pełni zrozumiały.

Jak wygląda umowa z programistą, czyli umowa o wykonanie strony? O co powinieneś zadbać?

Dlaczego programista powinien podpisać umowę?

Jako wykonawca takiej strony, pewnie znajome są dla Ciebie te sytuacje, w których klient:

  1. zgłasza 329 poprawek i 173 zmiany w przeciągu 14 dni, mimo pierwotnej koncepcji i założeń?

  2. prosi o dodatkowe funkcjonalności, które nie były wcześniej nawet brane pod uwagę?

  3. narzeka, że nie jesteś dostępny/ a 24h /7 dni w tygodniu mimo, że ustalenia w ogóle nie biorą tego pod uwagę?

  4. jest zdziwiony, że nie administrujesz jego strony lub oczekuje, że będziesz robił to w cenie jej wykonania?

Jeśli choć na 1 pytanie odpowiedziałeś twierdząco to znak, że powinieneś mieć w zanadrzu taką umowę i śmiało z niej korzystać. Nie tylko kwestie techniczne będą jasno określone, ale również to w jaki sposób i w jakiej ilości dysponujesz dla swojego klienta czasem, ile jesteś w stanie dla niego zrobić i jak dodatkowo wyceniać swoje usługi. Ale to brzegu – jak to jest w przypadku umowy.

Umowa z programistą – co powinna zawierać?

Podstawowe elementy umowy, które są kluczowe dla Ciebie jako programisty

Rozpoczynając dany projekt, skup się nad takimi elementami umowy i nad tym w jaki sposób może zadziałać na Twoją korzyść:

  1. Kto jest kim? Pamiętaj, aby dokładnie określić w umowie strony kto jest Zamawiającym (najczęściej przedsiębiorca lub osoba fizyczna, która zamawia u Ciebie daną usługę) i Ty, jako Wykonawca.

  2. Określenie wysokości wynagrodzenia i jego warunki (wynagrodzenie wykonawcy) oraz w jaki sposób zostaje wypłacone (ryczałt, może na podstawie kosztorysu?) jakie usługi są dodatkowo płatne?

  3. Szczegółowe wyznaczenie przedmiotu umowy – opisz jak najdokładniej czym będziecie się zajmować i jaki jest Wasz cel.

  4. Data, termin wykonania umowy/ oznaczenie daty oddania, ewentualny harmonogram prac, limit godzin (w zakresie tygodniowym, miesięcznym) podczas których jesteś dostępny lub poświęcasz czas na dodatkowe konsultacje.

    Określ sposób komunikacji z klientem oraz nie zapomnij wyznaczyć zamawiającemu określony termin na dopracowanie swojej wizji, abyś mógł/ mogła swobodnie zmieścić się w realizacji zgodnie z założeniami. Być może Twoja praca będzie bazowała na etapach? I świetnie, to dobra opcja na potwierdzenie sobie prac mailowo lub protokołem odbioru poszczególnych etapów (najczęściej spotykana opcja przy większych projektach). Czasami termin realizacji jest liczony od daty zawarcia umowy, czasami od daty przekazania wszystkich materiałów – to wszystko wymaga dostosowania do Twojego modelu pracy.

  5. Zastanów się, jak mogą wyglądać kryteria akceptacji prac nad stroną internetową oraz zgłaszania poprawek, dokonywanie napraw (zgłaszanie przez klienta – zamawiającego modyfikacji), aby były dla Was najbardziej komfortowe oraz jakiego rodzaju metody testowania z Twojego punktu widzenia dadzą Wam najlepszy efekt (to często pomaga lepiej oszacować czas nad realizacją).

  6. Może warto pomyśleć o tym, żeby zadbać o wyłączenie odpowiedzialności w umowie w przypadku treści i materiałów, które dostarcza Twój klient? Warto to rozważyć, w zależności od tego jak pracujesz. Taki wzór umowy dostosowany do Twojego modelu pracy ułatwi Ci współpracę z Klientami.

  7. Last but not least – prawa autorskie lub warunki licencyjne – kwestie dotyczące własności intelektualnej. Odpowiednie zadbanie o przeniesienie autorskich praw majątkowych (znane nam z ustawy – autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne), które mogą powstać w wyniku wykonywania obowiązków umowny to ważny punkt umowy. W przypadku przeniesienia praw autorskich czy licencji wyłącznej – musisz zadbać o formę pisemną. Zadbaj o zabezpieczenie Twojej pracy i korzyści związanych z twórczością. (Pamiętaj, że prawa autorskie mogą objąć  projekt graficzny, jak i kod źródłowy. Należy uregulować to odrębnie. Od Ciebie zależy, czy udostępnisz wyłącznie efekt, czy także kod źródłowy z możliwością wprowadzania modyfikacji przez klienta).

  8. Rozwiązanie umowy a odstąpienie to również to, co powinno być rozróżnione i powinno znaleźć swoje odpowiednie miejsce na papierze. Czasem współpraca nie przebiega korzystnie, klient nie współpracuje, nie dotrzymuje terminów oraz jest w zasadzie… bardzo problematyczny. Nie tylko sama współpraca jest dla Ciebie czasochłonna i wyczerpująca, ale po prostu nie jesteś w stanie jej wykonać. Ustal kiedy oraz w jakich okolicznościach możesz taką umowę rozwiązać (nawet w trakcie prac) ale pamiętaj, aby wcześniej się z tego odpowiednio rozliczyć.

  9. Chcesz wykorzystać swoją pracę i umieścić ją w swoim portfolio czy też swoich materiałach promocyjnych? Pamiętaj, aby również uwzględnić w umowie. Jeśli chcesz, aby stopka strony internetowej zachowała Twoją nazwę lub imię i nazwisko (może też logo), to również musisz o tym pamiętać podpisując umowę.

  10. Stworzenie witryny internetowej a jej późniejsze administrowanie to dwie różne rzeczy – jeśli przedsiębiorca chce, abyś czuwał nad funkcjonowaniem witryny po jej oddaniu, powinieneś zadbać aby zostało to ujęte w umowie.

    Dokładny spis elementów kluczowych dla Ciebie to ważna rzecz w Twojej działalności.

Dodatkowa wskazówka - o czym pamiętać?

PROTIP – zazwyczaj wykonanie strony internetowej to nie tylko jednostronna czynność, ale współdziałanie też po stronie Zamawiającego, które warto określić w umowie.

Jeśli Ty musisz dotrzymać terminów, to logiczne jest, że Zamawiający nie powinien zwlekać z odpowiedzią lub akceptacją. Wtedy warto skorzystać ze schematu: a) Wzywasz do współdziałania z wyznaczeniem terminu, b) odstępujesz od umowy po tym jak upłynął wyznaczony termin, c) kolejno żądasz zapłaty za część wykonanego zlecenia. W przypadku umów na wykonanie strony internetowej, można to wprowadzić.

Umowa z programistą – jeśli pracujesz dla swoich Klientów i jako programista potrzebujesz wsparcia i takiej umowy np. na wykonanie strony internetowej, napisz do nas.

Masz pytania?

Jeśli potrzebujesz naszego wsparcia, z przyjemnością pomożemy wypłynąć Ci na szerokie wody 🙂

Twoje dane przetwarzane są zgodnie z naszą Polityką prywatności, m.in. do celów komunikacji z Tobą i udzielenia odpowiedzi na Twoje pytania.

Prawa autorskie i przeniesienie praw autorskich

Czym jest strona internetowa w kontekście praw autorskich?

Strona internetowa nie jest programem komputerowym ani utworem audiowizualnym, za to pasuje do nieobecnej w katalogu ustawy o prawach autorskich kategorii utworów multimedialnych, dlatego tak istotne jest ustalenie i uregulowanie praw autorskich w umowie. Strona internetowa, jak każde multimedium, może składać się z elementów spełniających przesłanki utworu samodzielnie. Dotyczy to zarówno dzieł takim jak np. zdjęcia, ale też tworzonych specjalnie dla utworu multimedialnego. W kontekście stron www, do tych ostatnich będzie należał przede wszystkim layout (look&feel).

Na czym zależy Klientom?

Jeśli tworzysz taką stronę, zapewne z punktu widzenia Zamawiającego, najczęściej spotkasz się z prośbą o przeniesienie autorskich praw majątkowych niż licencją na jej wykorzystanie. Skup się na tym, aby uwzględnić dokładne miejsca, gdzie można używać takiej strony internetowej, czas, terytorium oraz określenie praw zależnych, czyli możliwość modyfikowania strony internetowej samodzielnie przez klienta – być może nie chcesz, aby niektóre modyfikacje dokonywane były na stronie www przez osobę trzecią, dlatego wyraźnie zaznacz to w umowie (prawa majątkowe nie regulują automatycznie praw zależnych).

W rozumieniu prawa autorskiego, dobra umowa to ta wskazująca pola eksploatacji, która określa sposoby wykorzystania Twojego dzieła. Ustawa wymienia trzy główne kategorie, które obejmują te pola: zakres utrwalania i zwielokrotniania utworu, zakres obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono, w zakresie rozpowszechniania utworu w inny sposób.

Umowy zlecenia a umowy o dzieło w kontekście tworzenia stron internetowych

Użyjmy naszego magicznego prawniczego sformułowania pt. ,,to zależy” i nie omieszkamy zahaczyć o przepisy kodeksu cywilnego:

  1. Jeżeli przedmiot umowy wskazuje tylko na jednorazowe wykonanie strony internetowej – preferujemy uwzględnić szczegółowe warunki umowy o dzieło, a jeśli

  2. Przedmiot umowy wskazuje na wykonanie strony internetowej + administrowanie stroną internetową, to mile widziana jest tutaj umowa zlecenia (administrowanie stroną jest starannym działaniem, najczęściej trwającym w czasie nieokreślonym, dlatego zalecam uważać na charakter umowy łączącej cechy umowy o dzieło i umowy o świadczenie usług),

  3. Zaś umowę ramową zalecam, kiedy pracujemy nad dużym projektem, nieokreślonym czasowo, składającym się z wielu obowiązków i pracy zespołowej, a oprócz najważniejszych wytycznych umowy, możemy dowolnie kształtować jej zapisy, dodatkowe postanowienia, w tym dodatkowe usługi, spis elementów, regulacje wskazujące możliwość dokonania jeszcze innych prac dodatkowych np. na program komputerowy, wynagrodzenie wykonawcy i finalnie to strony decydują o jej dalszym przebiegu i formach, które nie zostały uwzględnione w umowie dotyczącej strony internetowej .

Administrowanie strony internetowej po jej wykonaniu

Gwarancja jakości

Ważne jest również ustalenie ewentualnych gwarancji dotyczących jakości wykonanej pracy i działania strony internetowej. Może to obejmować zapisy dotyczące okresu gwarancji, w czasie którego zobowiązujesz się do bezpłatnego (lub też nie) usuwania usterek wynikających z wad wykonanego projektu.

Reklamacja

Warto ustalić procedury reklamacji oraz sposób rozstrzygania ewentualnych sporów związanych z gwarancją jakości, ponieważ może być to kluczowe dla rozwoju strony internetowej i generalnie waszej współpracy – na wiele spraw technicznych (tym bardziej niespodziewanych) podczas wykonywania projektu, najzwyczajniej możesz nie mieć wpływu.

Odpowiedzialność programisty

W kontekście odpowiedzialności za szkody wynikłe z wad wykonanego projektu, istotne jest precyzyjne określenie zakresu tej odpowiedzialności oraz limitów finansowych. W niektórych przypadkach możesz być zobowiązany do pokrycia szkód wynikłych z błędów w kodzie źródłowym lub nieprawidłowego działania strony internetowej (w tym np. utraconych korzyści), dlatego warto ustalić limit maksymalnej kwoty, którą będziesz ponosił jako ,,odpowiedzialność wykonawcy”.

Poufność w umowie

Dodatkowo, zalecam uwzględnić również kwestie poufności informacji . Możesz stworzyć odrębną umowę o zachowaniu poufności tzw. NDA lub dodać odpowiednie paragrafy do umowy.

RODO i ochrona danych osobowych

Jeśli będziesz miał dostęp do danych osobowych swojego klienta w obrębie strony www lub innych systemów, zadbaj o klauzulę RODO oraz umowę powierzenia przetwarzania danych.

Odstąpienie od umowy

Pamiętaj, że oprócz tego, że Ty możesz odstąpić od umowy pod pewnymi warunkami (o których wspomniałam wyżej), klient również ma taką możliwość. I nierzadko z niej korzysta. Najczęstszym powodem do odstąpienia przez Zamawiającego, jest opóźnienie lub wadliwe wykonanie/ wykonywanie strony internetowej. I uwaga! Celowo wspomniałam tutaj o odstąpieniu, a nie o rozwiązaniu czy wypowiedzeniu – w odróżnieniu od rozwiązania czy wypowiedzenia, odstąpienie wywołuje skutki prawne oddziałujące wstecz: skuteczne odstąpienie od umowy jest jednoznaczne z sytuacją, w której umowa nie została zawarta.

W związku z tym, że zawierając umowę mamy sporą swobodę w jej kształtowaniu, mamy możliwość zawrzeć odpowiadające wszelkie ustalenia i warunki odstąpienia już w momencie negocjacji z klientem. Najczęściej oparte są one o przepisy takie jak:

Art. 635. Skutki opóźnienia prac
Jeżeli przyjmujący zamówienie opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne, żeby zdołał je ukończyć w czasie umówionym, zamawiający może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić jeszcze przed upływem terminu do wykonania dzieła.

Art. 636. Skutki wadliwego lub sprzecznego z umową wykonania dzieła

§ 1. Jeżeli przyjmujący zamówienie wykonywa dzieło w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową, zamawiający może wezwać go do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu zamawiający może od umowy odstąpić albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo przyjmującego zamówienie.

§ 2. Jeżeli zamawiający sam dostarczył materiału, może on w razie odstąpienia od umowy lub powierzenia wykonania dzieła innej osobie żądać zwrotu materiału i wydania rozpoczętego dzieła.

Art. 644. Możliwość odstąpienia od umowy przez zamawiającego

Dopóki dzieło nie zostało ukończone, zamawiający może w każdej chwili od umowy odstąpić płacąc umówione wynagrodzenie. Jednakże w wypadku takim zamawiający może odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła.

PROTIP: Warto wiedzieć, że jeśli nasza umowa ma charakter umowy o dzieło, to roszczenia przedawniają się z upływem lat dwóch od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane.

Przykłady dobrych praktyk przy tworzeniu umów jako programista

Na sam koniec mam dla Ciebie kilka wskazówek, które pomogą Ci zawrzeć dobrą umowę lub wiedzieć na co zwrócić uwagę, kiedy otrzymasz dokument do podpisu przez klienta:

  1. Pamiętaj, aby przed wysłaniem swojego ulubionego draftu do klienta sprawdzić, czy zgadza się ona przede wszystkim z Twoją ofertą, ustaleniami, wiadomościami mailowymi które wymieniłeś przy pierwszym kontakcie. Może klient oferuje swój wzór umowy? Tych punktów również możesz szukać tam lub proponować ich zawarcie.

  2. Być może oferujesz swoje usługi poprzez odrębny regulamin lub OWU, które masz zamieszczone na swojej stronie? Zwróć uwagę, aby umowa nie była sprzeczna z postanowieniami regulaminu lub OWU, który już posiadasz, chyba, że pewne zapisy wykluczasz świadomie i w porozumieniu z klientem,

  3. Nie bój się załączników! Czasem ułatwiają pracę bardziej niż Ci się wydaje – jeśli jesteś w stanie szczegółowo opisać lub określić warunki techniczne przez załączniki, możesz łatwiej je modyfikować w przyszłości lub nimi szerzej manewrować – najważniejsze warunki współpracy zawarte w umowie pozostają bez zmian, a kwestie techniczne i kreatywne mogą znaleźć swoje ujście w załącznikach.

  4. Harmonogram to Twój przyjaciel.

  5. Tak samo jak prawa autorskie, prawa majątkowe, prawa pokrewne i zależne. Nie bój się mówić o polach eksploatacji i negocjować warunki dodatkowego wynagrodzenia.

     

Masz pytania?

Jeśli potrzebujesz naszego wsparcia, z przyjemnością pomożemy wypłynąć Ci na szerokie wody 🙂

Twoje dane przetwarzane są zgodnie z naszą Polityką prywatności, m.in. do celów komunikacji z Tobą i udzielenia odpowiedzi na Twoje pytania.

Podsumowanie

W branży IT podpisanie umowy z klientem to kluczowy krok, który może pomóc uniknąć nieporozumień i konfliktów w trakcie projektowania i administrowania stronami internetowymi. Umowa o wykonanie strony internetowej powinna zawierać klarowne zapisy dotyczące wszelkich aspektów współpracy, począwszy od zakresu prac, poprzez terminy realizacji projektu strony internetowej, aż po warunki finansowe.

Ważne jest, aby umowa o wykonanie strony internetowej precyzyjnie określała zadania każdej ze stron, szczegóły dotyczące płatności i terminów, oraz wszelkie dodatkowe usługi i wsparcie techniczne po zakończeniu projektu. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie związane z gwarancją jakości, odpowiedzialnością za ewentualne wady oraz procedurami reklamacji i rozwiązywania sporów.

Nie można również zapominać o aspektach związanych z prawnymi kwestiami, takimi jak ochrona danych osobowych, poufność informacji oraz przeniesienie praw autorskich. Dobre uregulowanie tych zagadnień może zapewnić stabilność i bezpieczeństwo w trakcie współpracy, chroniąc zarówno interesy klienta, jak i Twoje jako programisty i profesjonalisty w swoim fachu.

W mojej opinii, szczegółowa umowa o wykonanie strony stanowi fundament udanej współpracy w branży IT.