AML BIURO RACHUNKOWE /PODATKOWE
Nową ustawą z 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wprowadzono m.in. dla niektórych przedsiębiorców, szereg nowych obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zakres ten zwany jest także jako „AML”, od angielskiego sformułowania „Anti Money Laundering”.
W wyniku nowelizacji ww. ustawy, zwanej także ustawą o AML, od 31 lipca 2021 roku biura rachunkowe oraz podatkowe znalazły się w katalogu instytucji, które obowiązane są do działania według odpowiednich zasad określonych przez ww. ustawę.
Poniżej znajdują się najważniejsze informacje w zakresie obowiązków biur rachunkowych czy biur podatkowych pod kątem finansowania terroryzmu i prania pieniędzy.
Biura rachunkowe jako instytucje obowiązane
Według wspomnianej ustawy, nowe przepisy wskazują warunki wykonywania działalności gospodarczej przez instytucje obowiązane. Jeżeli zatem jakiś podmiot, np. przedsiębiorca zajmujący się określonym rodzajem działalności, będzie uznany za instytucję obowiązaną, spoczywają na nim określone w ustawie dodatkowe obowiązki.
Czy biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną AML? Pojęcie „instytucji obowiązanej” zostało ustawowo zdefiniowane. Między wieloma innymi, instytucjami obowiązanymi są także „przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24), których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi”, ponadto takimi instytucjami są także „doradcy podatkowi w zakresie czynności doradztwa podatkowego innych niż wymienione w punkcie 14 przepisu ustawy oraz biegli rewidenci”.
Należy zatem uznać, że biura rachunkowe oraz biura podatkowe co do zasady są takimi instytucjami obowiązanymi. Zatem, jakie obowiązki wynikające z AML mają biura rachunkowe lub biura podatkowe?
Najważniejsze obowiązki AML biur rachunkowych
Drugim rodzajem kontroli z zakresu AML, z którą mogą się spotkać przedsiębiorcy prowadzący kantory jest kontrola Prezesa NBP.
Taka kontrola odbywa się na zasadzie koordynacji kontroli, którą zarządza GIIF. Generalny Inspektor Informacji Finansowej opracowuje i udostępnia Prezesowi NBP, informacje o obszarach i sektorach szczególnie narażonych na ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Kontrola Prezesa NBP jest zatem możliwa w stosunku do takich podmiotów, które w szczególności narażone są na ryzyko prania pieniędzy czy finansowania terroryzmu.
Zasady przeprowadzania takiej kontroli są analogiczne jak w przypadku kontroli GIIF. Zatem również kontrolowany ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie takiej kontroli a po jej zakończeniu sporządza się protokół.
Przeprowadzanie oceny ryzyka w biurze rachunkowym
Przeprowadzenie oceny ryzyka powinno zostać stworzone w biurze w formie dokumentu. Dokument ten powinien zawierać takie informacje jak informacje oraz ocena ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do działalności biura, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Dokument oceny ryzyka powinien być stworzony według zasady proporcjonalności. Oznacza to, że dane biuro powinno wprowadzić dokument tak obszerny i szczegółowy – proporcjonalnie do rozmiaru i charakteru swojej działalności gospodarczej. Ocenę ryzyka powinno się także aktualizować z czasem, gdy pojawią się nowe informacje we wskazanym powyżej zakresie, nie rzadziej niż raz na dwa lata.
Wyznaczenie kadry kierowniczej w biurze rachunkowym
W strukturze osobowej działalności biura należy także wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków w zakresie AML spośród kadry kierowniczej. Przykładowo, jeżeli biuro rachunkowe działa w formie spółki z o.o. – taką kadrą może być zarząd takiej spółki. Ponadto, należy wyznaczyć także pracownika takiej spółki, który będzie odpowiedzialny za wykonywanie tych obowiązków. Jeżeli w danym biurze nie ma takich osób, lub działalność jest prowadzona jednoosobowo – w takim wypadku nie dokonuje się wyznaczenia, bowiem to właściciel jednoosobowej działalności będzie odpowiedzialny za wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Wewnętrzna procedura AML oraz anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów AML
Kolejnym dokumentem, poza przeprowadzeniem oceny ryzyka, który biura rachunkowe czy podatkowe obowiązane są wprowadzić w związku z przepisami AML jest wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu a także procedura w zakresie anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów AML.
Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej określa, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej i obejmuje w szczególności m.in. określenie:
- czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
- zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
- środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
- zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
- zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
- zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekaz.
Pełną listę zasad postępowania, które powinna zawierać taka wewnętrzna procedura można znaleźć w art. 50 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Z kolei wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania naruszeń, to procedura która powinna zawierać zasady zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Taka procedura powinna określać:
- osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;
- sposób odbierania zgłoszeń;
- sposób ochrony pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej dokonujących zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb;
- sposób ochrony danych osobowych pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej dokonujących zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
- zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa w pkt 4, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;
- rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;
- termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.
Taka procedura może określać przykładowo, że anonimowe zgłoszenia dokonuje się poprzez dostępną dla wszystkich skrzynkę mailową, z której na wskazany inny adres mailowy, można przesyłać takie zgłoszenia.
Szkolenia z realizacji obowiązków AML w biurze rachunkowym
Obowiązek z zakresu szkoleń dotyczy tego, że instytucje obowiązane, w tym np. biura rachunkowe muszą zapewnić udział osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków, uwzględniających zagadnienia związane z ochroną danych osobowych.
W praktyce chodzi o to, że pracownicy biura rachunkowego powinni mieć zapewnione przez instytucję, czyli pracodawcę odbycie szkolenia w zakresie AML. Jeżeli dane biuro posiada zasoby oraz wiedzę do przeprowadzenia takiego szkolenia, takie szkolenie można zrealizować we własnym zakresie, jednak możliwe jest także skorzystanie z zewnętrznych firm oferujących takie szkolenia. W praktyce radzi się także, aby odbycie takiego szkolenia było potwierdzone jakimś certyfikatem, celem wykazania wypełnienia obowiązków wynikających z ustawy o AML.
Obowiązki względem Generalnego Inspektora Informacji Finansowej
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w związku z wprowadzeniem nowych regulacji wprowadza także nowe organy administracji rządowej. Jednym z takich organów jest Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF), który posiada określone kompetencje.
Na żądanie GIIF instytucje obowiązane, czyli także biura rachunkowe mają obowiązek przekazać mu przygotowane w zakresie swojej właściwości oceny ryzyka oraz inne informacje mogące mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka (krajową ocenę ryzyka w zakresie AML przygotowuje GIIF).
Biura rachunkowe czy podatkowe mają także obowiązek przekazywać do GIIF określone informacje o swojej działalności, m.in. informacje o przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15 000 euro, czy wykonanym transferze środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15 000 euro, z pewnymi wyjątkami. Przekazanie takich informacji powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia zaistnienia zdarzenia.
Kary dla biur rachunkowych za obowiązki AML
Biuro rachunkowe czy podatkowe, które nie dopełnia obowiązków opisanych w ustawie o AML może podlegać karze administracyjnej. Ustawa wskazuje, że karami administracyjnymi są:
- publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
- nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
- cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
- zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok;
- kara pieniężna.
Przykładowo można wskazać, że karę pieniężną nakłada się do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia albo – w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1 000 000 euro.
Podsumowanie
Prowadząc biuro rachunkowe czy podatkowe, ze względu na specyfikę tego rodzaju działalności powinieneś poważnie podejść do przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Powinieneś zadbać przede wszystkim o to, aby twoja organizacja wypełniała obowiązki ustawowe w postaci wprowadzenia w niej odpowiednich dokumentów i wewnętrznych procedur. Trzeba też pamiętać o konieczności informowania GIIF o niektórych transakcjach.
WDROŻENIE AML
Prowadzisz działalność, która wymaga wdrożenia AML?
Nie wiesz o co chodzi we wdrożeniu AML i jak się za to zabrać?
