Dlaczego warto zawierać umowy w relacjach biznesowych?

Każdy z nas na pewno w życiu podpisywał niejedną umowę. Chociażby tą o pracę.

Zapewne też większości z nas, sam fakt zawierania umowy, kojarzy jest z obowiązkiem, który niechętnie wykonuje.

A już na pewno przy drobnych usługach, większość całkowicie pomija fakt jej zawarcia.

To myślenie, jest oczywiście jak najbardziej niewskazane J

Dlaczego?

O tym powiem Ci w tym artykule. Przekonam Cię (mam nadzieję), że umowa chroni Twoje interesy i zabezpiecza na wypadek przyszłych roszczeń, a także sytuacji kryzysowych niezależnych od Ciebie.

Nie musi także kojarzyć się ze skomplikowanymi prawniczymi negocjacjami, z których mało co rozumiesz.

Umowa jest narzędziem, które ma zapewnić bezpieczeństwo w relacjach biznesowych. Zawsze przy  ustalaniu warunków wykonania usługi, należy wszystkie uzgodnienia zapisać i podpisać na znak akceptacji.

Jednakże należy pamiętać, że w dobie postępu technologicznego i pracy zdalnej, podpis nie zawsze będzie wymagany. Będzie tak w przypadku zamówień mailowych gdzie oferta jest wysyłana i zaakceptowana – to również wiąże strony.

Bezpieczeństwo

Spisane w formie umowy ustalenia, dotyczące wykonania konkretnej usługi, dają Ci poczucie bezpieczeństwa.

Po pierwsze w razie nagłego zerwania umowy, rezygnacji czy też innych komplikacji, zawsze możesz powołać się na umowę i na zapisy dotyczące tej materii. Dzięki temu czujesz się bardziej komfortowo. Nie obawiasz się, że z dnia na dzień wykonawca odejdzie a Ty zostaniesz z niczym. Poza tym obie strony mają pewność, że wynagrodzenie zawarte w umowie zostanie wypłacone.

Odpowiedzialność

Wspólnie spisana umowa, powoduje że strony odczuwają większą odpowiedzialność i respekt podczas jej wykonywania. Wiedzą, że jeżeli zlekceważą jej zapisy, mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności. To dyscyplinuje m.in. wykonawcę. Wie, że umowa nie została zawarta „na gębę” i że w razie wystąpienia komplikacji z jego winy, spotkają go konsekwencje.

Dowód dla sądu

Umowa to także dokument, dzięki któremu możesz walczyć z nieuczciwym wykonawcą czy też stroną, zleceniodawcą, który nie chce zapłacić ci wynagrodzenia. Wówczas dzięki spisaniu umowy dużo łatwiej będzie Ci udowodnić swoje roszczenia.

Poza tym łatwiej będzie Ci dochodzić zapłaty lub wykonania zlecenia w sytuacji, gdy masz umowę w formie pisemnej/dokumentowej (np. e-mailowe zamówienie, oferta) niż gdybyś opierał swoje twierdzenia na ustnych ustaleniach.

Uporządkowanie i organizacja

Poza tym umowa, stanowi zebranie wszystkich prowadzonych przez Ciebie i Twojego kontrahenta negocjacji. Pewnie nierzadko ustalaliście coś mailowo, czy też telefonicznie. I pewnie też gdzieś to po prostu umknęło. Dlatego umowa zawsze zawiera to co wspólnie ustalaliście i pozwala uporządkować wspólne zasady dotyczące realizacji zlecenia a także zorganizować wspólną pracę.

Pewność transakcji

Tego chyba nie trzeba nikomu tłumaczyć ani też udowadniać. Jeżeli masz coś zapisane, wiesz że po prostu po wykonaniu danego zlecenia, należy się zapłata.

To także pewność dla drugiej strony – wszystkie strony wiedzą co mają robić, jaki jest przedmiot umowy, o ile go właściwe i szczegółowo określą.

Wyjątkowe sytuacje

Podczas pisania tego artykułu, nie było w Polsce ogłoszonego jeszcze stanu zagrożenia epidemicznego, nie pisałam także artykułu dotyczącego tego, jak koronawirus odbije się w relacjach biznesowych i umowach, o czym możesz przeczytać tutaj

Więc jak sama nazwa wskazuje, umowa powinna przede wszystkim zabezpieczać nieprzewidziane sytuacje, na tyle na ile będzie to możliwe. Powinna przewidzieć, co robić w sytuacji kryzysowej, jak się zachować, jak nie narażać się na straty i niechowanie terminu. Z tego właśnie względu tak ważny jest fakt jej zawarcia, aby móc się a nią powołać w sytuacji, kiedy stanie się niespodziewane.