Czy umowy w relacjach biznesowych są potrzebne?
Jak poznać, że potrzebujesz umowy w relacjach biznesowych?
“Chciałabym mieć pewność, że …”
“Nie wiem, czy powinnam to podpisać …”
“Czy powinnam nasze ustalenia ubrać w treść”
“Zaczynamy nową współpracę, chcemy ją uporządkować.”
“Pojawił się nowy kontrahent. Chcemy się zabezpieczyć na “gorsze czasy”.
Takimi słowami najczęściej zaczynają się rozmowy/wiadomości z prośbą o pomoc przy przygotowaniu umowy lub jej zaopiniowaniu.
One też pokazują, co powoduje, że firmy decydują się na to, żeby uregulować współpracę ze swoim kontrahentem.
Co powoduje, że zawieramy umowy w relacjach biznesowych?
Każdy z nas na pewno w życiu podpisywał niejedną umowę.
Zapewne też większości z nas, sam fakt zawierania umowy, kojarzy z czynnością, którą niechętnie wykonuje i umówmy się … nie jest to najprzyjemniejszy element współpracy z kontrahentem, ale niestety czasami niezbędny.
Dlaczego?
O tym powiem Ci w tym artykule.
Mam nadzieję, że pozwoli Ci to zobaczyć, że umowa chroni Twoje interesy i zabezpiecza na wypadek przyszłych roszczeń, a także sytuacji kryzysowych niezależnych od Ciebie.
WSKAZÓWKA
Nawet jeśli nie tworzysz umowy w sformalizowanej formie, a ograniczysz się do wysłania oferty i uzyskania jej akceptacji lub wymieniasz się mailami, pamiętaj, żeby przy ustalaniu warunków wykonania usługi/sprzedaży produktu, opisać wszystkie ustalenia i oczekiwania.
Umowa zapewnia bezpieczeństwo w relacjach biznesowych
Umowa jest narzędziem, które ma zapewnić bezpieczeństwo w relacjach biznesowych.
Zawsze przy ustalaniu warunków wykonania usługi, należy wszystkie uzgodnienia zapisać i podpisać na znak akceptacji.
Pamiętaj, żeby umowa była zrozumiała dla stron i zawierała wszystko to, na czym im zależy.
Bezpieczeństwo
Spisane w formie umowy ustalenia, dotyczące wykonania konkretnej usługi, dają Ci poczucie bezpieczeństwa.
Po pierwsze w razie nagłego zerwania umowy, rezygnacji czy też innych komplikacji, zawsze możesz powołać się na umowę i na zapisy dotyczące tej materii. Dzięki temu czujesz się bardziej komfortowo.
Jeśli zadbasz o to w umowie, nie będziesz się musiał obawiać, że z dnia na dzień wykonawca odejdzie, a Ty zostaniesz z niczym. Poza tym obie strony mają pewność, że wynagrodzenie zawarte w umowie zostanie wypłacone i to w umówionej kwocie (ani wyższej ani niższej).
Odpowiedzialność
Opisanie ustaleń w umowie powoduje, że strony odczuwają większą odpowiedzialność za jej prawidłowe wykonanie zgodnie z ustaleniami.
Jeśli umowa zostanie dobrze sporządzona, nie będzie miejsca na samodzielną rezygnację z tego, na czym drugiej stronie zależało, ale nie zostało to nigdzie opisane.
Strony wiedzą, że brak stosowania się do postanowień umowy będzie wiązał się z negatywnymi konsekwencjami, które łatwo będzie wykazać na etapie gdy nie dojdzie do polubownego rozwiązania sporu.
Dowód dla sądu
Umowa to także dokument, dzięki któremu możesz walczyć z nieuczciwym wykonawcą czy też stroną, zleceniodawcą, który nie chce zapłacić ci wynagrodzenia. Wówczas dzięki spisaniu umowy dużo łatwiej będzie Ci udowodnić swoje roszczenia.
Posiadając udokumentowaną treść ustaleń, masz też możliwość sprawniejszego dochodzenia roszczeń przed Sądem. Sprawa może się zakończyć nawet bez przeprowadzenia rozprawy.
Poza tym łatwiej będzie Ci dochodzić zapłaty lub wykonania usługi w sytuacji, gdy masz umowę w formie pisemnej/dokumentowej (np. e-mailowe zamówienie, oferta) niż gdybyś opierał swoje twierdzenia na ustnych ustaleniach. Na co dzień pomagam też swoim Klientom w dochodzeniu roszczeń przed sądami. Nie wiem czy wiesz, ale w większości przypadków w sprawach sądowych zawsze znajdują się świadkowie na poparcie stanowiska każdej ze stron.
Uporządkowanie i organizacja
Dlaczego warto regulować współpracę w formie umów?
Umowa stanowi zebranie wszystkich prowadzonych przez Ciebie i Twojego kontrahenta negocjacji.
Umowa powinno zawierać to co wspólnie ustalaliście i powinna uporządkować wspólne zasady dotyczące realizacji zlecenia, a także zorganizować wspólną pracę.
Praktyczna wskazówka
Jeśli zawierasz umowę w tzw. sformalizowany sposób – zadbaj o to, żeby opisać w niej wszystko to, na czym Wam zależy.
Jak to zrobić?
Wyobraź sobie, że mija termin wykonania zlecenia, a Ty nadal nic nie dostałeś. Co mógłbyś “zarzucić” kontrahentowi, do czego go wezwać?
Wyobraź sobie, że kontrahent wykonał zlecenie, ale “niedbale”. Na co zwróciłbyś mu uwagę, jeśli chciałbyś opisać mu, jak to zlecenie powinno zostać wykonane? Jakie to zamówienie powinno spełniać cechy?
Jeśli prowadzisz ustalenia mailowe, pamiętaj, żeby zadbać o to, żeby wszystkie ustalenia ostatecznie zebrać – najlepiej w jednym mailu. Niech ten jeden mail będzie punktem odniesienia w dalszej współpracy.
Pewność transakcji
Tego chyba nie trzeba nikomu tłumaczyć ani też udowadniać. Jeżeli masz coś zapisane, wiesz że po prostu po wykonaniu danego zlecenia, należy się zapłata.
To także pewność dla drugiej strony – wszystkie strony wiedzą co mają robić, jaki jest przedmiot umowy, o ile go właściwe i szczegółowo określą.
Wyjątkowe sytuacje
Pamiętaj, umowa powinna przede wszystkim zabezpieczać nieprzewidziane sytuacje, na tyle na ile będzie to możliwe.
Powinna przewidzieć, co robić w sytuacji kryzysowej, jak się zachować, jak nie narażać się na straty i niechowanie terminu.
O tym, jaki wpływ na umowy może mieć koronawirus i co warto w takiej umowie uwzględnić, przeczytasz w artykule poniżej.
