Umowa przez internet. 3 wskazówki jak zawrzeć umowę onlinowo i nie popełnić błędu

Kasia jest ekspertką od SEO. W poniedziałkowy wieczór dostała od Klientki – również freelancerki – maila z zapytaniem o konsultacje i udzielenie wskazówek, które miałyby przydać się Klientce w tworzeniu własnych treści. Kasia podała cenę i termin. Klientka zgodziła się na zapłatę zgodnie z warunkami nie później niż 7 dni od dnia udzielenia konsulacji.

Kasia udzieliła e-mailowych konsultacji. Termin na zapłatę minął. Klientka przestała się odzywać i odpowiadać na maile z wezwaniem do zapłaty. Po jakimś czasie okazało się, że e-mail, z którego Klientka pisała już nie istnieje. Jedyne informacje, które Kasia posiada o Klientce to to, że ma na imię Ania i że korzystała z maila radosna.ania@o2.pl.

I teraz pojawiają się pytania:

Czy doszło do zawarcia ważnej umowy przez internet?

Czy można dochodzić z tytułu tej umowy zapłaty wynagrodzenia?

Co na to prawo? Czy można zawierać umowy przez internet?

Aktualnie standardem jest to, że większość ustaleń między przedsiębiorcami dokonywana jest za pośrednictwem smsów, e-maili, Messengera, Skype, WhatsApp’a. Jest to forma dopuszczalna i akceptowana przez Sąd.

Ponad 2 lata temu do polskich przepisów oficjalnie wprowadzono formę dokumentową. Wcześniej również z niej korzystano, choć na innych zasadach, ponieważ nie była ta forma wprost uregulowana w przepisach.

Ale skoro aktualnie mamy już określone co trzeba zrobić, żeby zawarcie umowy przez e-mail było ważne, to dobrze jest wiedzieć jak i o co zadbać.

Co należy zrobić, żeby zawierać ważne i skuteczne umowy przez internet lub przez sms?

Odwołując się do przepisu, musisz zadbać przede wszystkich o trzy rzeczy:

  • o złożenie oświadczenia woli
  • o to, żeby oświadczenie zostało złożone w postaci dokumentu oraz
  • o to, żeby możliwe było ustalenie osoby składającej oświadczenie.

    Teraz po polsku:)

Czym jest oświadczenie woli?

Jest to przejaw tego, co Ty albo Twój kontrahent chce zrobić.

Przykład: Jeśli zawieram umowę sprzedaży i jestem Sprzedawcą, to moje oświadczenie woli będzie przejawem tego, że chcę daną rzecz sprzedać, za określoną cenę, konkretnej osobie.

A więc, mogę wyrazić wolę wykonania usługi konsultacji na rzecz Klienta za cenę 600 zł brutto w postaci dokumentu (tj. np. w postaci sms/e-maila)

Czym jest e-mail, sms?

Przepisy mówią, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

I tu mamy dużą dowolność.

Nośnikiem tym może być nie tylko tradycyjnie papier, ale także e-mail, wiadomość tekstowa taka jak SMS i MMS, plik video umieszczony np. na stronie WWW, nagranie dźwiękowe, np. na komunikatorze typu WhatsApp, Viber.

Jak mam ustalić tożsamość osoby?

Tożsamość osoby, która złożyła oświadczenie nie musi wynikać z samej treści oświadczenia (czyli na dokumencie nie muszą być podane dane osobowe w postaci np. imienia i nazwiska).

Wystarczy, że biorąc pod uwagę sposób złożenia oświadczenia będzie możliwe zidentyfikowanie tej osoby.

Osoba taka więc nie musi się za każdym razem podpisywać w smsie czy e-mailu. Zresztą, sami wiecie, że jeśli korespondujecie z kimś już jakiś czas mailowo lub smsowo, to bardzo często się nie podpisujecie.

Jeśli więc możliwe będzie ustalenie, że numer 123-456-789, z którego wysłano wiadomość należy do Jana Kowalskiego, to będzie to już pozwalało na powiązanie treści wiadomości z osobą i ewentualne przeprowadzenie w przyszłości dowodu z wiadomości sms, np. na potrzeby wykazania, że Jan Kowalski zlecił Ci wykonanie usługi za kwotę 1000 zł.

Podobnie jest w przypadku e-maila. Tu również będziemy mogli powiązać osobę z wiadomością, chociażby poprzez pokazanie historii korespondencji.

Oczywiście, w przypadku gdy osoba zaprzecza, że wysłała e-mail czy sms o określonej treści, w grę wchodzi dłuższe postępowanie dowodowe zależne od tego jakimi informacjami się dysponuje.

Jakie mogą być inne sposoby ustalenia tożsamości osoby, z którą zawieramy umowę?

  • osobę tę można ustalić za pomocą IP komputera, z którego wysłano informacje, albo
  • widoczne jest na filmiku kto dane słowa wypowiada,
  • można przeprowadzić analizę barwy głosu w przypadku nagrań dźwiękowych,
  • możliwe jest zapoznanie się z danymi osoby za pomocą danych konta na portalu społecznościowym,
  • itp.

Uwaga: Jeżeli nie ma możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie woli, nie można uznać, że złożono je w formie dokumentowej.

Jak ma się to do naszego case study dotyczącego umowy przez internet zawartej między Kasią i Anią?

Zgodnie z przepisami przyjmujemy, że doszło do zawarcia ważnej umowy, a skoro doszło do zawarcia umowy, to możemy żądać zapłaty wynagrodzenia. W tej sprawie Ania i Kasia:
– złożyły oświadczenia woli,
– złożyły je w formie emaila, czyli dokumentu i
– można było, przynajmniej teoretycznie zidentyfikować osobę poprzez wskazanie jej imienia i emaila, ale …

czy zawierając umowy powinieneś zwracać uwagę tylko na te elementy?

Czy tylko to, że doszło do zawarcia ważnej umowy powinno Cię interesować?

To, co jest ważniejsze i dla Ciebie i dla mnie (bo niejednokrotnie zgłaszają się do mnie Klienci z podobnymi sprawami) jest to, jak te dane, które posiadasz pozwolą na skuteczne wyegzekwowanie np. wynagrodzenia.

To, że zawarłeś ważną umowę nie zawsze oznacza, że pozwoli Ci to szybko i skutecznie wyegzekwować nawet bezsporną zapłatę wynagrodzenia.

Przykładowo, żeby wnieść sprawę do sądu potrzebuję imienia, nazwiska lub nazwę firmy, adresu zamieszkania/siedzibę/adres do korespondencji, na które Sąd mógłby doręczyć korespondencję, a także numer PESEL/KRS/NIP.

Mając dane takie jak imię i e-mail nie możemy jeszcze skutecznie wyegzekwować roszczenia, nie możemy wszcząć sprawy sądowej i skierować jej później do egzekucji przez Komornika.

Żeby to zrobić musisz więc podjąć wiele dodatkowych kroków, żeby uzyskać te dane, które będą potrzebne do “założenia” sprawy sądowej.

Raczej nie łudziłabym się, że po tym jak kontrahent Ci nie zapłacił uzupełni Ci brakujące dane (na Twoją prośbę) po to tylko, żebyś mógł należne Ci pieniądze odzyskać. Chyba, że masz szczęście:)

Ok, pomyślisz sobie – świetnie. Tylko “co ja mogę zrobić”?

Muszę ci powiedzieć, że dużo:), ale większość z tych czynności powinieneś zrobić wcześniej, tj. zanim zdecydujesz się na zawarcie umowy. Zajrzyj do wskazówek poniżej.

WSKAZÓWKI jak zawrzeć umowę przez internet i sms

O CO ZADBAĆ ZAWIERAJĄC UMOWĘ, ŻEBY MOŻNA BYŁO JĄ EGZEKWOWAĆ?

Sprawdzaj czy z wymiany e-maili/smsów lub innej formy, w której dochodzi do zawarcia umowy wynika, kto zawiera z Tobą umowę.
I nie, nie chodzi o to, że pisze do Ciebie jakaś Monika z maila monika@buziaczek.pl albo jakiś Stanisław z maila zaufajmi@wp.pl

Sprawdzaj czy na wypadek sporu sądowego będziesz w stanie wskazać tę osobę i wystąpić przeciwko niej z roszczeniem.

Zadbaj o to, żeby otrzymać od Klienta co najmniej jego imię, nazwisko/nazwę firmy, adres zamieszkania/adres do korespondencji/adres siedziby, numer PESEL/NIP/KRS, tak żebyś mógł te dane wskazać, gdyby była potrzeba wystąpić do Sądu.

Więcej wskazówek szukaj w kolejnych wpisach dot. zawierania umów.

Potrzebujesz pomocy przy stworzeniu umowy lub dopracowaniu procesu zawierania umów zawieranych w inny sposób niż przy wykorzystaniu np. wzorca umowy?
Napisz do mnie kancelaria@kingakonopelko.pl lub zajrzyj na FB @Kinga Konopelko – Prawnik przedsiębiorców.