Wpis do BUR a dokumenty firmy szkoleniowej: umowy, RODO i prawa autorskie
Od 1 stycznia 2026 r. instytucja szkoleniowa, która chce realizować usługi finansowane ze środków publicznych, musi mieć wpis w Bazie Usług Rozwojowych. Rejestr Instytucji Szkoleniowych przestał pełnić tę rolę. Sam wpis to jednak dopiero początek: regulamin BUR nakłada na Dostawcę Usług obowiązki dokumentacyjne, terminy i standardy, których przestrzeganie jest sprawdzane w audycie, w postępowaniu wyjaśniającym i podczas wizyty monitoringowej bez zapowiedzi.
Ten tekst pokazuje, czego regulamin BUR wymaga od strony dokumentów i umów, gdzie kończą się jego wymagania, a zaczynają obowiązki z RODO, oraz co najczęściej okazuje się brakiem dopiero przy kontroli. Opieram się na Regulaminie BUR w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2026 r. i na Załączniku 4 do tego regulaminu.
Najważniejsze informacje
| Zagadnienie | Co z tego wynika |
|---|---|
| Skąd biorą się obowiązki | Prawa i obowiązki Dostawcy Usług określa rozporządzenie Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z 28 lipca 2023 r. w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe. Regulamin BUR i jego Załącznik 4 ten zakres rozwijają i doprecyzowują (§ 12 regulaminu). |
| Aktualizacja co 12 miesięcy | Oświadczenie o zgodności danych trzeba aktualizować nie rzadziej niż co 12 miesięcy od uzyskania wpisu. Brak aktualizacji w terminie skutkuje zablokowaniem możliwości publikowania usług do czasu pozytywnej weryfikacji (§ 13). |
| Terminy zmian w Karcie Usługi | Zmiana terminu lub miejsca – najpóźniej na 6 dni przed rozpoczęciem. Zmiana kosztu lub liczby godzin – na 3 dni przed. Odwołanie usługi co do zasady na 1 dzień przed rozpoczęciem (§ 15). |
| Statusy uczestników | Listę uczestników trzeba zaktualizować w ciągu 7 dni od zakończenia usługi. W przeciwnym razie usługa otrzymuje status „niezrealizowana”, uczestnicy status „nie uczestniczył”, a ankiety oceny się nie wygenerują (§ 15 i § 20). |
| Kontrola bez zapowiedzi | Dostawca Usług ma obowiązek poddać się wizycie monitoringowej, która może odbyć się bez uprzedniego powiadomienia, w dowolnym momencie trwania usługi. Ma też obowiązek wyjaśnić zakres i kalkulację ceny oferty opublikowanej w BUR (§ 17). |
| Dokumenty do przechowywania | W szczególności: listy obecności, raporty czasu zalogowania do platformy przy usługach zdalnych, raporty z usługi doradczej potwierdzające realizację sesji zgodnie z harmonogramem oraz materiały dydaktyczne (Załącznik 4). |
| RODO | Administratorem danych zgromadzonych w samej Bazie jest PARP (§ 21). Nie zwalnia to jednak z odpowiedzialności za dane, które zbierasz i przetwarzasz u siebie: zapisy, umowy, listy obecności, certyfikaty, nagrania. |
Dla kogo są te wskazówki?
Dla podmiotów, które mają już wpis w BUR albo właśnie go uzyskały i chcą uporządkować dokumenty, zanim zrobi to za nie audyt. W praktyce są to:
- firmy szkoleniowe realizujące szkolenia otwarte i zamknięte,
- podmioty prowadzące doradztwo, mentoring i coaching rozliczany ze środków publicznych,
- organizatorzy studiów podyplomowych i egzaminów,
- podmioty prowadzące usługi zdalne, które muszą spełnić Standard Usług Zdalnego Uczenia się,
- szkoły językowe i placówki, które wcześniej figurowały w RIS, a teraz działają w BUR.
Jeśli dopiero rozważasz wpis, ten tekst też ma sens: pokazuje, co przyjmujesz na siebie razem z wpisem.
Czego regulamin BUR wymaga od Dostawcy Usług?
Regulamin nie zawiera jednej listy „dokumenty do posiadania”. Obowiązki są rozrzucone po kilku paragrafach i po Załączniku 4, a część z nich to standardy jakości, które trzeba przełożyć na konkretne dokumenty samodzielnie.
| Obszar | Wymóg | Gdzie |
|---|---|---|
| Jakość i etyka | Przestrzeganie zasad wolnej i uczciwej konkurencji, równe traktowanie uczestników oraz poprawność i jasność sformułowań w zawieranych umowach. | Załącznik 4 |
| Dokumentacja usług | Prowadzenie dokumentacji i ewidencji zrealizowanych usług rozwojowych, określającej w szczególności dane usługobiorców. | Załącznik 4 |
| Reklamacje | Określenie i wdrożenie skutecznej komunikacji z usługobiorcą w zakresie informacji zwrotnych, w tym reklamacji, oraz działań korygujących podejmowanych na ich skutek. | Załącznik 4 |
| Nadzór nad dokumentami | Nadzór nad dokumentami dotyczącymi usług rozwojowych oraz nad przypadkami świadczenia usługi niezgodnie z wymaganiami. | Załącznik 4 |
| Certyfikat lub akredytacja | Posiadanie certyfikatu albo dokumentu potwierdzającego akredytację z listy prowadzonej przez PARP. Dane w certyfikacie muszą być zgodne z aktualnym dokumentem rejestrowym. | Załącznik 4 |
| Usługi zdalne | Świadczenie zgodnie ze Standardem Usług Zdalnego Uczenia się (Załącznik 5 do regulaminu). | § 15 |
| Powierzenie części usługi | Można powierzyć realizację części usługi, nie całości. Osoby prowadzące wskazane w Karcie Usługi, nieposiadające uprawnień do publikowania w BUR, muszą być wystawcami dokumentów księgowych za powierzoną część. | § 18 |
Kluczowe zdanie, które w praktyce oznacza przegląd wszystkich umów
Załącznik 4 wymaga „zapewniania poprawności i jasności sformułowań w zawieranych umowach”. To sformułowanie ogólne, ale w audycie ocenia się je na konkretnych dokumentach:
- umowie z uczestnikiem,
- umowie z pracodawcą przy usłudze zamkniętej i
- umowie z osobą prowadzącą.
Jakie dokumenty musisz mieć i jak długo je przechowywać?
Załącznik 4 wskazuje wprost, że Dostawca Usług jest zobowiązany do przechowywania dokumentów potwierdzających realizację każdej usługi rozwojowej, niezależnie od jej rodzaju i formy. Wymienia w szczególności:
- listy obecności,
- raporty dotyczące czasu zalogowania do platformy – przy usługach zdalnych,
- raporty z usługi doradczej potwierdzające realizację wszystkich sesji zgodnie z harmonogramem,
- materiały dydaktyczne.
Okres przechowywania tych dokumentów do celów audytu powinien odpowiadać zasadom określonym dla programu, z którego usługi są finansowane – Programów Regionalnych albo programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027. To oznacza, że okres retencji nie jest jeden dla wszystkich i trzeba go ustalić dla konkretnego źródła finansowania.
Które umowy regulamin BUR dotyka bezpośrednio?
Regulamin nie narzuca wzorów umów, ale wyznacza ramy, w których muszą się one zmieścić. W praktyce chodzi o cztery dokumenty.
Umowa z uczestnikiem usługi otwartej
Musi być spójna z Kartą Usługi, bo usługę realizuje się zgodnie z danymi określonymi w Karcie (§ 15 ust. 2). Punkty, które najczęściej się rozjeżdżają: zasady rezygnacji i zwrotu, skutki nieukończenia usługi, warunki wydania zaświadczenia, zasady zmiany terminu. Regulamin przewiduje własne terminy na zmiany w Karcie Usługi (6, 3 i 1 dzień) – umowa nie może obiecywać uczestnikowi czegoś innego. Pamiętaj, że jeśli umowa z uczestnika to umowa z konsumentem, nie może zawierać klauzul niedozwolonych.
Umowa z pracodawcą przy usłudze zamkniętej
Przy usłudze zamkniętej dostęp do Karty Usługi ma wyłącznie ten pracodawca lub użytkownik, dla którego usługa jest przeznaczona (§ 14 ust. 6). Umowa musi rozstrzygać między innymi, kto jest administratorem danych uczestników: pracodawca przekazujący listę czy Ty jako organizator. To nie jest pytanie akademickie – przesądza o tym, czy potrzebna jest umowa powierzenia, czy wystarczy udostępnienie danych i własny obowiązek informacyjny.
Umowa z osobą prowadzącą
Regulamin dopuszcza powierzenie realizacji części usługi osobom prowadzącym wskazanym w Karcie Usługi, z zastrzeżeniem, że muszą one być wystawcami dokumentów księgowych dotyczących powierzonej części (§ 18 ust. 3). Umowa z trenerem powinna więc obejmować nie tylko wynagrodzenie, ale też:
- prawa do materiałów dydaktycznych – bo masz obowiązek je przechowywać, a zewnętrzny trener co do zasady zachowuje do nich majątkowe prawa autorskie, jeśli umowa tego nie reguluje,
- zasady nagrywania zajęć i wykorzystania nagrań w kolejnych edycjach,
- wizerunek prowadzącego,
- powierzenie przetwarzania danych uczestników, jeżeli trener otrzymuje listę,
- poufność.
Umowy z dostawcami narzędzi
Platforma do szkoleń zdalnych, system zapisów, narzędzie do ankiet, biuro rachunkowe. Każdy z tych podmiotów przetwarza dane uczestników w Twoim imieniu, więc co do zasady potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania. Przy usługach zdalnych ma to dodatkowe znaczenie, bo raporty czasu zalogowania są dokumentem, który musisz przechowywać – a powstają one po stronie dostawcy platformy.
Czego regulamin BUR nie reguluje, a co i tak Cię obowiązuje?
To rozróżnienie jest źródłem większości nieporozumień. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w BUR jest PARP (§ 21 ust. 1). Dotyczy to jednak danych w samej Bazie. Wszystko, co zbierasz i trzymasz u siebie, pozostaje Twoją odpowiedzialnością jako administratora.
| Dane | Kto odpowiada |
|---|---|
| Konta i profile w BUR, dane w Kartach Usług, oceny i komentarze w Bazie | PARP jako Administrator BUR (§ 21) |
| Zapisy, formularze zgłoszeniowe, korespondencja z uczestnikami | Ty, jako administrator |
| Listy obecności, raporty logowania, dokumentacja usługi | Ty, jako administrator |
| Zaświadczenia, certyfikaty, protokoły z egzaminów | Ty, jako administrator |
| Dane przekazane przez pracodawcę przy usłudze zamkniętej | Zależy od układu – do rozstrzygnięcia w umowie |
| Dane w platformie zdalnej, systemie zapisów, narzędziu do ankiet | Ty jako administrator, dostawca narzędzia jako podmiot przetwarzający |
Z tego wynika minimum dokumentacyjne po stronie RODO: klauzule informacyjne dla uczestników i dla osób prowadzących, rejestr czynności przetwarzania obejmujący usługi rozwojowe, umowy powierzenia z dostawcami narzędzi, polityka retencji uwzględniająca obowiązek przechowywania dokumentów na potrzeby audytu, a przy usługach zdalnych także zasady nagrywania, a także inne dokumenty RODO. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda takie uporządkowanie w całej firmie, opisuję to przy wdrożeniu RODO.
Co sprawdza audyt i wizyta monitoringowa?
Regulamin i Załącznik 4 przewidują kilka trybów kontroli, które warto rozróżniać:
| Tryb | Na czym polega |
|---|---|
| Weryfikacja aktualizacyjna | Cykliczne sprawdzenie aktualności Oświadczenia o zgodności danych, nie rzadziej niż co 12 miesięcy. Brak aktualizacji blokuje publikowanie usług (§ 13). |
| Audyt funkcjonowania Dostawcy Usług w BUR | Odrębna procedura opisana w Załączniku 4. Dokumentacja audytu przechowywana jest do końca okresu wskazanego w art. 82 rozporządzenia ogólnego i może być udostępniana instytucjom zarządzającym programami. |
| Wizyta monitoringowa | Może zostać przeprowadzona bez uprzedniego powiadomienia, w dowolnym czasie trwania usługi. Sprawdza faktyczne dostarczenie usługi i jej zgodność ze standardami z Karty Usługi (§ 17 ust. 1). |
| Wyjaśnienia dotyczące ceny | Obowiązek przedstawienia wyjaśnień co do zakresu i kalkulacji ceny oferty opublikowanej w BUR (§ 17 ust. 2). |
| Postępowanie wyjaśniające | Odrębny tryb z Załącznika 4. W jego trakcie wniosek o wykreślenie z BUR nie jest rozpatrywany do czasu zakończenia czynności (§ 19 ust. 2). |
Dlaczego brak zapowiedzi zmienia sposób pracy z dokumentami
Przy kontroli zapowiedzianej można zdążyć uzupełnić braki. Wizyta monitoringowa może odbyć się bez powiadomienia, w trakcie trwania usługi. To oznacza, że dokumenty muszą być gotowe w dniu rozpoczęcia usługi, a nie na etapie rozliczenia.
Co najczęściej okazuje się brakiem?
| Brak | Dlaczego to problem |
|---|---|
| Umowa z uczestnikiem niespójna z Kartą Usługi | Usługę realizuje się zgodnie z danymi z Karty. Rozbieżność co do ceny, liczby godzin albo zasad rezygnacji jest widoczna od razu. |
| Brak umowy powierzenia z dostawcą platformy zdalnej | Raporty logowania są dokumentem, który musisz przechowywać, a powstają u dostawcy. To przetwarzanie danych uczestników w Twoim imieniu. |
| Nieustalone role przy usłudze zamkniętej | Pracodawca przekazuje listę pracowników i nikt nie rozstrzygnął, czy to udostępnienie danych, czy powierzenie. Dokumenty obu stron mówią co innego. |
| Brak uregulowania praw do materiałów dydaktycznych | Masz obowiązek przechowywać materiały, a prawa do nich co do zasady zostają przy trenerze, jeśli umowa tego nie reguluje. |
| Brak procedury reklamacyjnej | Załącznik 4 wymaga skutecznej komunikacji z usługobiorcą, w tym w zakresie reklamacji, i działań korygujących. To trzeba mieć opisane, nie tylko robić. |
| Retencja ustalona „na oko” | Okres przechowywania zależy od programu finansującego. Jeden termin dla wszystkiego zwykle oznacza, że jest albo za krótki, albo za długi. |
| Statusy uczestników uzupełniane po terminie | Po 7 dniach usługa dostaje status „niezrealizowana”, a ankiety oceny się nie generują. Odbija się to na profilu w Bazie. |
Najczęstsze pytania
Czy regulamin BUR wymaga ode mnie konkretnych wzorów umów?
Nie. Regulamin nie narzuca wzorów. Wymaga natomiast jakości i jasności sformułowań w zawieranych umowach oraz zgodności realizacji usługi z Kartą Usługi. W praktyce oznacza to, że dokumenty muszą być spójne między sobą i z tym, co opublikowałeś w Bazie.
Czy skoro administratorem danych w BUR jest PARP, to nie odpowiadam za dane uczestników?
Odpowiadasz. Paragraf 21 regulaminu dotyczy danych zgromadzonych w Bazie. Dane, które zbierasz przy zapisach, w listach obecności, w korespondencji i na platformie szkoleniowej, przetwarzasz jako administrator i to Ciebie dotyczą obowiązki z RODO.
Czy muszę mieć umowę powierzenia z trenerem?
Zależy od tego, czy trener otrzymuje dane uczestników i w jakiej roli działa. Jeśli prowadzi zajęcia na Twoje zlecenie i dostaje listę uczestników, co do zasady jest to powierzenie. Jeśli działa jako odrębny administrator, układ jest inny. To trzeba rozstrzygnąć przed podpisaniem umowy, a nie po kontroli.
Co się stanie, jeśli nie zaktualizuję Oświadczenia o zgodności danych?
Brak aktualizacji w terminie skutkuje zablokowaniem możliwości publikowania usług w BUR do czasu dokonania aktualizacji i uzyskania pozytywnego wyniku weryfikacji aktualizacyjnej (§ 13 ust. 2). W trakcie samej weryfikacji zachowujesz dotychczasowe uprawnienia.
Czy mogę powierzyć realizację usługi innemu podmiotowi?
Możesz powierzyć realizację części usługi, nie całości (§ 18 ust. 1). Przy powierzeniu osobom prowadzącym wskazanym w Karcie Usługi obowiązuje dodatkowo wymóg, by były one wystawcami dokumentów księgowych dotyczących powierzonej części.
Jak długo mam przechowywać dokumentację usług?
Okres powinien odpowiadać zasadom określonym dla programu, z którego usługi są finansowane. Nie ma jednego terminu dla wszystkich – trzeba go ustalić osobno dla każdego źródła finansowania i zapisać w polityce retencji.
Czy ten wpis dotyczy też szkół językowych?
Tak, jeżeli są wpisane do BUR i realizują usługi finansowane ze środków publicznych. Obowiązki wynikają z wpisu, a nie z rodzaju placówki.
Jak mogę pomóc?
Przygotowuję komplet dokumentów dla podmiotu wpisanego do BUR, dopasowany do tego, jakie usługi realizujesz i z jakiego źródła są finansowane:
- umowa z uczestnikiem spójna z Kartą Usługi, wraz z zasadami rezygnacji, zmiany terminu i wydawania zaświadczeń,
- umowa z pracodawcą przy usługach zamkniętych, z rozstrzygnięciem ról przy danych uczestników,
- umowa z osobą prowadzącą: prawa do materiałów, nagrania, wizerunek, poufność, powierzenie danych – przygotowana indywidualnie,
- dokumentacja RODO: klauzule informacyjne, rejestr czynności, umowy powierzenia z dostawcami platformy i systemu zapisów, polityka retencji uwzględniająca obowiązek przechowywania dokumentów na potrzeby audytu,
- procedura reklamacyjna i zasady działań korygujących, wymagane przez Załącznik 4,
- przegląd spójności Karty Usługi, umowy i materiałów informacyjnych – to jest to, co rozjeżdża się najczęściej.
Jak wygląda współpraca?
Zaczynamy od krótkiej rozmowy: jakie usługi realizujesz, w jakiej formie, z jakiego źródła są finansowane, czy pracujesz z trenerami zewnętrznymi i na jakiej platformie. Na tej podstawie dostajesz informację, których dokumentów brakuje i które wymagają poprawy, oraz wycenę. Dopiero potem decydujesz o zakresie.
Warto zrobić to przed pierwszą kontrolą, a nie po niej. Wizyta monitoringowa może odbyć się bez zapowiedzi, więc dokumenty muszą być gotowe od dnia rozpoczęcia usługi. Opisz swoją sytuację przez formularz kontaktowy albo skorzystaj z formularza poniżej. Wycena jest bezpłatna.
Masz wpis w BUR i chcesz uporządkować dokumenty?
Napisz, jakie usługi realizujesz i z jakiego źródła są finansowane. Odpowiem, czego brakuje i od czego zacząć.
O autorce
Kinga Konopelko – radca prawny. Zajmuję się prawem dla firm: umowami, ochroną danych osobowych, dokumentacją sprzedaży i obowiązkami branżowymi. Pomagam przedsiębiorcom ułożyć formalności tak, żeby nie wracały do nich przy kontroli albo przy sporze. Jako radca prawny podlegam obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej i tajemnicy zawodowej.
Ten artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny. Jeśli potrzebujesz wsparcia w swojej sprawie, skontaktuj się z nami.
Stan prawny: 29 września 2026 r. Podstawa: Regulamin Bazy Usług Rozwojowych w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2026 r. wraz z Załącznikiem 4 oraz rozporządzenie Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z 28 lipca 2023 r. w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe. Regulamin BUR ulega zmianie od 31 marca 2026 r. – przed wdrożeniem dokumentów warto sprawdzić aktualne brzmienie na stronach PARP.