Kiedy jest potrzebny Regulamin Programu mentoringowego?
Regulamin programu mentoringowego jest jednym z najważniejszych dokumentów, który stanowi fundament współpracy pomiędzy organizatorem programu (mentorem, coachem, strategiem biznesu lub innym specjalistą) a jego uczestnikami.
Program mentoringowy to nie jest tylko nagranie szkolenia czy konsultacja, która zaczyna się o określonej godzinie i o określonej godzinie kończy, ale to zbiór wielu różnych elementów i form wsparcia – mniej lub bardziej standardowych rozłożonych w czasie. To swoiste zasady współpracy, które nie tylko określają zasady uczestnictwa i wzajemne obowiązki stron, ale również precyzują oczekiwania, zakres wsparcia oraz odpowiedzialność za efekty programu (w tym jej brak). Dobrze skonstruowany regulamin chroni obie strony, minimalizując ryzyko potencjalnych nieporozumień i konfliktów, a także zapewniając, że program przebiega w sposób zorganizowany i profesjonalny.
Brak tych zasad sprawia, że zamiast dobrych doświadczeń z uczestnictwa w Programie, często pojawiają się niedomówienia, niejasności, niezrozumienie, niespełnione oczekiwania i obietnice, które zostały źle zinterpretowane.
W dobie rosnącej popularności inicjatyw mentoringowych – zarówno tych w formie online, jak i stacjonarnych – stworzenie skutecznego regulaminu stało się kluczowym elementem zapewnienia jakości i transparentności działań. W ramach tej analizy przyjrzymy się, jak stworzyć regulamin, który z jednej strony zabezpieczy Twoje interesy jako organizatora, a z drugiej zapewni komfort i jasno określone zasady dla uczestników programu.
Przeanalizujemy, jakie elementy są niezbędne, na co należy zwrócić szczególną uwagę, oraz przedstawimy przykłady zapisów, które można wykorzystać w takim dokumencie.
Jeśli jednak jesteś w miejscu w którym czujesz, że potrzebujesz profesjonalnego partnera, śmiało umów się z nami na konsultację
Twoje dane przetwarzane są zgodnie z naszą Polityką prywatności, m.in. do celów komunikacji z Tobą i udzielenia odpowiedzi na Twoje pytania.
Gotowi? No to zaczynamy 🙂
Programy mentoringowe to jedno z najbardziej skutecznych narzędzi wspierających rozwój zawodowy i osobisty uczestników. Dzięki nim osoby biorące udział w programie mają możliwość skorzystania z wiedzy i doświadczenia mentorów, aby rozwijać swoje umiejętności, podejmować bardziej świadome decyzje i osiągać wyznaczone cele. Jednak aby taki program był efektywny i bezpieczny dla obu stron, niezbędne jest stworzenie regulaminu, który dokładnie opisze zasady jego funkcjonowania.
Z uwagi na specyfikę takich programów, które często obejmują elementy grupowego wsparcia, konsultacji indywidualnych oraz pracy z materiałami edukacyjnymi, kluczowe jest, aby regulamin jasno precyzował wszystkie aspekty współpracy. W szczególności warto zadbać o określenie zakresu odpowiedzialności organizatora oraz uczestników, a także jasno sformułować zasady korzystania z udostępnianych materiałów, narzędzi i aplikacji. Nie można również zapominać o odpowiednich zapisach dotyczących ochrony praw autorskich oraz poufności.
Brak precyzyjnego regulaminu może prowadzić do nieporozumień, a nawet konfliktów prawnych, zwłaszcza gdy program opiera się na współpracy online lub udostępnianiu poufnych danych. Przykładem może być sytuacja, w której uczestnik bez zgody organizatora wykorzystuje materiały do celów komercyjnych lub narusza prawa autorskie.
1. Zacznij od określenia celu i charakteru Twojego programu
Na początku Twojego profesjonalnego regulaminu powinno znaleźć się jasno określone, czym jest program, jego cel oraz co uczestnicy mogą dzięki niemu osiągnąć. Ważne jest, aby podkreślić charakter edukacyjny i rozwojowy programu, oraz zaznaczyć, że osiągnięcie zamierzonych rezultatów zależy od zaangażowania uczestnika. Pomoże to zarządzać oczekiwaniami uczestników i zmniejszy ryzyko roszczeń z powodu niespełnionych oczekiwań.W Programie powinniśmy nakreślić, że jest to umowa starannego działania, a nie określonego rezultatu. W mentoringu chodzi przecież o samodzielną pracę klienta, ale z Twoją pomocą (a nie wyręczeniem klienta).
Przykładowo:
„Celem Programu XYZ jest …. Oczekiwane rezultaty zależą od …”
2. Zakres wsparcia
Kluczowym elementem regulaminu jest precyzyjne określenie, jakie wsparcie oferuje mentor. W mojej ocenie warto podkreślić, że mentoring nie zastępuje kompleksowego profesjonalnego doradztwa biznesowego we wszystkich obszarach biznesu (przykładowo mentor biznesowy często nie świadczy usług doradztwa prawnego czy księgowego), chyba że takie usługi są przez Ciebie wyraźnie oferowane. Szczegółowy zakres oraz wyjaśnienie naszej oferty i oczekiwanego rezultatu może przynieść więcej korzyści, niż sobie wyobrażasz 🙂
Jeśli prowadzisz mentoring grupowy, warto podkreślić, że nie jest to zamiennik indywidualnego wsparcia. Chodzi o uniknięcie błędnych interpretacji przez Klienta, który może oczekiwać, że będziesz w pełni dla niego i będziesz analizował np. jego biznes od A do Z. Inny przykład: Jeśli prowadzisz mentoring osobisty, warto podkreślić, że nie jest to np. terapia.
Zasady wsparcia to kluczowy element oferty Programu i powinien być też dobrze opisany w Regulaminu Programu Mentoringowego. W innym przypadku może się okazać, że w trakcie 6-miesięcznego programu będziesz musiał być dostępny dla Klienta 24 dobę odpowiadając na wszystkie smsy/emaile czy telefony.
3. Harmonogram
Harmonogram i dostępność wsparcia to element, który musi być jasno określony w regulaminie. Dotyczy to zarówno terminów warsztatów, jak i dostępu do platform oraz dodatkowych materiałów. Ważne jest także, aby zastrzec sobie prawo do zmiany terminów z uzasadnionych przyczyn, takich jak siła wyższa, Twoja choroba. Jeśli nie uwzględnisz takich okoliczności, Twój podopieczny może oczekiwać nie tylko wykonania tej usługi w określonym terminie, ale zwrotu ewentualnych kosztów, które musiał ponieść aby w nich uczestniczyć.
Przykładowo:
„Program XYZ trwa od 1 stycznia do 30 czerwca 2025 r. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany harmonogramu z ważnych przyczyn, takich jak ….”.
Tu jest też miejsce na przewidzenie procedury informowania o zmianach.
4. Prawa autorskie i licencje
Mentoring często obejmuje udostępnianie materiałów, takich jak nagrania, przewodniki czy szablony. Ważne jest, aby zastrzec w regulaminie, że uczestnik nie może ich wykorzystywać do celów komercyjnych, a dostęp do nich jest ograniczony czasowo (chyba, że jest inaczej). Warto dodać postanowienia dotyczące naruszenia praw autorskich i licencji – z naszego szkolenia dobrze wiesz, że zgodnie z przepisami i tak masz spore oręże do ochrony swoich praw, ale odpowiedni zapis w regulaminie i określenie z jakich materiałów, w jakim czasie i na jakich zasadach mogą wykorzystywać uczestnicy Programu jest bardzo pomocne i rozwiązuje wiele problemów jeszcze przed powstaniem konfliktu.
Naucz się tworzyć legalnie kursy, ebooki i e-produkty
Jeśli tworzysz materiały do swojego Mentoringu, posiłkujesz się do tego sztuczną inteligencją i sprzedajesz je na swojej platformie, chętnie opowiem Ci więcej na temat praw autorskich i legalnego tworzenia swoich treści:
5. Zasady uczestnictwa i obowiązki uczestnika
Regulamin powinien zawierać sekcję, która precyzuje, jakie są zasady uczestnictwa oraz jakie obowiązki spoczywają na uczestniku. Należy również podkreślić, że pełne zaangażowanie jest kluczowe dla osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Jeśli Twój Program angażuje uczestników do konkretnych zadań, działań, spotkań, to również powinno być szczegółowo i jasno określone w ofercie Programu.
Warto także wprowadzić zapisy dotyczące odpowiedzialności uczestnika za swoje działania oraz ewentualne nieobecności, brak responsywności itp.
Możesz też opisać o tym, kto ponosi odpowiedzialność za wdrożenie i za decyzje dot. doboru proponowanych przez Ciebie rozwiązań.
6. Poufność i ochrona danych
Jeśli program zakłada wymianę informacji poufnych lub wymaga korzystania z danych uczestników, konieczne jest uwzględnienie zapisów dotyczących poufności i ochrony danych osobowych. Zgodność z RODO jest tutaj kluczowa, dlatego pamiętaj również o wdrożeniu odpowiednich klauzul i dokumentów.
Jest to szczególnie ważne, gdy prowadzisz mentoring grupowy, a tematy w nim poruszane są ważne dla każdego z uczestników (m.in. mentoring biznesowy, w ramach którego omawiane są aktualne tematy/pomysły czy mentoring osobisty/relacyjny, gdzie również często poruszane są tematy, z którymi uczestnicy nie chcą by były podane do publicznej wiadomości przez Ciebie, ale też przez innych uczestników)
7. Kary za naruszenie regulaminu
Nikt nie lubi kar, a nawet używania takiego słowa, jednak opcjonalnie dla ochrony Twoich praw jako organizatora warto wprowadzić zapisy dotyczące konsekwencji naruszenia regulaminu przez uczestnika, np. w zakresie wykorzystywania materiałów do celów komercyjnych czy naruszania zasad poufności, w szczególności innych uczestników mentoringu.
8. Na co zwrócić uwagę przy tworzeniu regulaminu?:
- Odpowiedzialność i wyłączenia – warto jasno określić, za co organizator bierze odpowiedzialność, a za co nie, zwłaszcza w kontekście działań uczestników (jeśli np. programy są 1:1 lub grupowe) i jeśli w ramach prowadzenia takiego programu korzystacie z zewnętrznego oprogramowania.
- Zgodność z prawem – szczególnie pamiętaj o zgodności z przepisami prawa i poszanowaniu przepisów dotyczących konsumentów oraz przedsiębiorców na prawach konsumenta, w tym RODO w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz przepisami dotyczącymi praw autorskich. Nie chcemy przecież, aby nieprawidłowe zastosowanie zapisów wyłączyło działanie regulaminu, który przecież ma ,,pracować” dla obustronnych korzyści 🙂
- i najważniejsze – jasność i przejrzystość – Przygotowując dokumenty dla naszych Klientów i Klientek dbamy o to, żeby Regulamin był napisany językiem korzyści zrozumiałym dla Uczestników podkreślając wartość Programu.
Unikamy zawiłych konstrukcji i języka prawniczego (o ile nie jest niezbędny).
Najczęściej Regulamin Programu jest dodatkiem do Regulaminu sklepu i wtedy możemy sobie pozwolić na dużo swobodniejszy język, który jest też przyjemny w odbiorze. Tu jest miejsce na zadbanie o UX Klienta.
Regulamin programu mentoringowego to niezbędne narzędzie do zarządzania oczekiwaniami uczestników i zapewnienia, że program przebiega zgodnie z założeniami. Odpowiednio skonstruowany chroni zarówno Ciebie jako organizatora, jak i uczestników, eliminując ryzyko nieporozumień i ewentualnych roszczeń. Warto poświęcić czas na jego staranne przygotowanie, aby uniknąć problemów prawnych i organizacyjnych w trakcie programu i przede wszystkim zachować profesjonalny i rzetelny wydźwięk swojej działalności i marki osobistej.
Lubisz kawę? My też, spotkajmy się i porozmawiajmy o Twoim biznesie 🙂
Powiedz nam o swoim Programie Mentoringowym, a my nie tylko przygotujemy dla Ciebie niezbędne dokumenty, ale także pomożemy Ci spojrzeć szerzej na to, co planujesz nie tylko z perspektywy prawnika, ale także praktyka biznesu współpracującego na co dzień z branżą e-commerce, branżą doradczą i edukacyjną.
Twoje dane przetwarzane są zgodnie z naszą Polityką prywatności, m.in. do celów komunikacji z Tobą i udzielenia odpowiedzi na Twoje pytania.
