Regulamin konferencji medycznej – co musi zawierać i których zapisów unikać?

Regulamin konferencji medycznej to umowa z każdym uczestnikiem, a więc podstawowe must have. To formalność, która zabezpiecza organizatora przed nieuzasadnionymi reklamacjami czy negatywnymi konsekwencjami braku dopełnienia wymogów prawnych. Regulamin konferencji musi uwzględniać prawa konsumenta przy sprzedaży biletów online, zasady rezygnacji, reklamacje i zmiany programu, a przy konferencji z punktami edukacyjnymi także wymagania okręgowej rady lekarskiej. Zapisy, które wyglądają bezpiecznie dla organizatora, często wobec konsumenta po prostu nie wiążą.

W tym wpisie opisuję, co trzeba rozstrzygnąć, zanim powstanie regulamin uczestnictwa w konferencji, i które zapisy najczęściej sprawiają problemy. Ogólny przegląd obowiązków organizatora znajdziesz we wpisie o tym, jak przygotować organizację konferencji medycznej od strony prawnej.

Najważniejsze informacje

• Regulamin konferencji jest wzorcem umowy. Wiąże uczestnika tylko wtedy, gdy został mu doręczony przed zawarciem umowy, a w internecie – udostępniony tak, żeby można go było zapisać i odtworzyć (art. 384 § 1 i § 4 Kodeksu cywilnego). Tu jest najwięcej błędów. Samo udostępnienie na stronie i podlinkowanie w checkboxie nie wystarczy.
• Postanowienia regulaminu, które kształtują prawa konsumenta sprzecznie z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają jego interesy, nie wiążą go (art. 385¹ § 1 k.c.). Przykładowy katalog takich zapisów zawiera art. 385³ k.c., m.in. wyłączenie odpowiedzialności, jednostronna zmiana świadczenia bez ważnej przyczyny i wskazanie sądu, który nie jest właściwy.
• Konsument, który kupił bilet przez internet, co do zasady może odstąpić od umowy w ciągu 14 dni (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Wyjątek dla wydarzeń rozrywkowych, sportowych i kulturalnych (art. 38 ust. 1 pkt 12) co do zasady nie obejmuje konferencji naukowej.
• Organizator wpisany do rejestru okręgowej rady lekarskiej przekazuje radzie regulamin kształcenia najpóźniej 30 dni przed szkoleniem (art. 19c ust. 5 pkt 4 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty).
• Każda informacja o obniżce ceny biletu, także w reklamie, wymaga podania najniższej ceny z 30 dni przed obniżką (art. 4 ust. 2 i 5 ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług).

Dla kogo są te wskazówki?

Te wskazówki są dla:

• towarzystw naukowych, stowarzyszeń i fundacji, które sprzedają bilety na konferencje, kongresy i sympozja dla zawodów medycznych,
• agencji eventowych i firm szkoleniowych, które prowadzą rejestrację uczestników w imieniu organizatora albo we własnym imieniu,
• klinik i sieci placówek, które organizują płatne konferencje szkoleniowe także dla gości z zewnątrz,
• organizatorów konferencji online i hybrydowych, którzy sprzedają dostęp do transmisji i nagrań.

Jeśli organizujesz bezpłatne spotkanie dla własnego zespołu, część zasad dotyczących sprzedaży konsumenckiej Cię nie dotyczy, ale zasady nagrywania, wizerunku i danych osobowych pozostają aktualne.

Dlaczego regulamin z poprzedniej konferencji to za mało?

Typowa sytuacja wygląda tak:

Towarzystwo naukowe organizuje piątą edycję kongresu i bazuje na regulaminu z poprzedniego roku, który powstał na bazie regulaminu innego wydarzenia.

W międzyczasie konferencja przeszła w formę hybrydową, pojawiła się sprzedaż nagrań, wystawa firm farmaceutycznych i rejestracja przez zewnętrzną platformę.

Regulamin nic o tym nie mówi, za to zawiera zdanie, że „wpłaty nie podlegają zwrotowi w żadnym przypadku”.

Może pomyślisz sobie: przez cztery lata nikt nie zgłosił problemu, więc regulamin chyba działa.

To, że uczestnicy nie czytają regulaminu, to jest standard. Co więcej, wcześniej aby uczestnik przygotował prostą reklamację, musiał zagłębić się w dokument prawny, co na start go odstraszało.

Teraz sytuacja jednak zmieniła się, bo o ile uczestnicy w wielu przypadkach nadal nie czytają Regulaminów, o tyle teraz robi to za nich AI, który szybko wyłapuje wiele błędów, niedostrzegalnych do tej pory dla laika.

Regulamin konferencji medycznej musi pasować do konkretnego modelu wydarzenia.

Inaczej wygląda dla jednodniowego sympozjum bez sponsorów, a inaczej dla trzydniowego kongresu z wystawą, galą, transmisją i punktami edukacyjnymi czy noclegiem. Podobne ryzyko opisuję szerzej przy innych dokumentach we wpisie o tym, jakie błędy wynikają z kopiowania cudzego regulaminu.

Kiedy regulamin konferencji w ogóle wiąże uczestnika?

Regulamin jest wzorcem umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego (k.c.). Wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy (art. 384 § 1 k.c.). Przy rejestracji online organizator musi udostępnić regulamin przed zawarciem umowy w taki sposób, żeby uczestnik mógł go przechowywać i odtwarzać (art. 384 § 4 k.c.).

Wobec konsumentów lub przedsiębiorców działających na prawach konsumenta to nie wystarczy.

Dodatkowo, regulamin powinien być sformułowany jednoznacznie, a postanowienia niejasne tłumaczy się na korzyść konsumenta (art. 385 § 2 k.c.) lub przedsiębiorcę działającego na prawach konsumenta. Dla Ciebie istotne jest to, że każdy zapis „wieloznaczny”, na przykład „organizator może zmienić warunki uczestnictwa”,  zostanie odczytany na Twoją niekorzyść.

Kto jest konsumentem na konferencji medycznej? Nowy podmiot przedsiębiorca na prawach konsumenta

To pytanie decyduje o tym, które zasady regulaminu w ogóle zadziałają. Na typowej konferencji medycznej są trzy grupy uczestników:

• osoby, które kupują bilet prywatnie – są konsumentami,
• lekarze, fizjoterapeuci czy dietetycy, którzy kupują bilet w ramach własnej działalności gospodarczej,
•  szpitale, kliniki i firmy, które zgłaszają pracowników – to umowa między przedsiębiorcami.

Najwięcej wątpliwości budzi druga grupa. Osoba fizyczna, która zawiera umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, korzysta z części ochrony konsumenckiej, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ § 1 k.c. i art. 7aa ust. 1 ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta). Charakter takiego zakupu trzeba ocenić w każdym przypadku osobno, biorąc pod uwagę m.in. przedmiot działalności wpisany w CEIDG i tematykę konferencji.

Przepisy pozwalają takiej osobie złożyć najpóźniej przy zawarciu umowy oświadczenie, czy umowa ma dla niej charakter zawodowy. Organizator nie może jednak uzależnić zawarcia umowy od złożenia takiego oświadczenia (art. 385⁵ § 1¹ k.c. i art. 7aa ust. 2 ustawy o prawach konsumenta). W praktyce oznacza to, że regulamin może przewidzieć takie oświadczenie jako dobrowolne pole w formularzu, ale nie może zablokować zakupu, jeśli ktoś go nie wypełni.

Bezpieczny regulamin ma więc osobne zasady dla konsumentów (i osób traktowanych jak konsumenci) oraz dla przedsiębiorców, zamiast jednej reguły dla wszystkich.

Jakie informacje musi dostać uczestnik przed zakupem biletu?

Sprzedaż biletu przez internet to umowa zawierana na odległość. Najpóźniej w chwili, gdy konsument decyduje się na zakup, organizator musi go poinformować w sposób jasny i zrozumiały m.in. o (art. 12 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta):

• głównych cechach świadczenia, czyli o tym, co obejmuje bilet (sesje, materiały, posiłki, gala, dostęp do nagrań),
• danych organizatora, adresie, e-mailu i telefonie,
• łącznej cenie z podatkami i dodatkowych kosztach,
• sposobie i terminie płatności,
• terminie wykonania usługi i procedurze reklamacyjnej,
• prawie odstąpienia od umowy i wzorze formularza odstąpienia albo o braku tego prawa lub okolicznościach, w których konsument je traci.

Do tego dochodzą wymogi dotyczące samego zamówienia. Bezpośrednio przed złożeniem zamówienia konsument musi zobaczyć główne cechy świadczenia i łączną cenę, a przycisk zamówienia musi jasno wskazywać obowiązek zapłaty, np. „zamówienie z obowiązkiem zapłaty” (art. 17 ust. 1-3 tej ustawy). Po zakupie organizator przekazuje potwierdzenie zawarcia umowy na trwałym nośniku, najpóźniej przed rozpoczęciem usługi (art. 21 ust. 1).

W regulaminie konferencji medycznej opisz też zasady, które często pomija się w formularzu: zgłoszenia grupowe przez pracodawcę (kto jest stroną umowy, kto płaci i kto może zmienić imię uczestnika), faktury, zaliczki, terminy płatności przy przelewie oraz skutek braku płatności w terminie lub braku obecności jednej osoby ze zgłoszonej grupy.

Czy uczestnik może zrezygnować z udziału w konferencji?

Najwięcej sporów dotyczy właśnie rezygnacji z udziału w konferencji. Już wyjaśniam, jak to wygląda.

Konsument, który kupił bilet przez internet, może odstąpić od umowy w terminie 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Ustawa przewiduje wyjątek dla usług związanych z wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia (art. 38 ust. 1 pkt 12). Konferencja naukowa lub szkoleniowa najpewniej się w nim nie mieści, więc nie warto na nim opierać regulaminu.

Prawo odstąpienia wygasa natomiast, gdy usługa została w pełni wykonana za wyraźną i uprzednią zgodą konsumenta, który wiedział, że po wykonaniu usługi straci to prawo (art. 38 ust. 1 pkt 1). Ma to znaczenie przy biletach kupowanych na kilka dni przed wydarzeniem. Jeśli konsument wyraźnie zażądał rozpoczęcia usługi przed upływem 14 dni i odstąpi w trakcie, płaci proporcjonalnie za to, co zostało już wykonane (art. 21 ust. 2 i art. 35).

Po upływie 14 dni sytuację reguluje sam regulamin. Tu pojawia się najwięcej ryzykownych zapisów, bo za niedozwolone uznaje się w razie wątpliwości m.in. postanowienia, które:

• wyłączają obowiązek zwrotu zapłaty za świadczenie niespełnione, gdy konsument rezygnuje z umowy (art. 385³ pkt 12 k.c.),
• nakładają wyłącznie na konsumenta obowiązek zapłaty ustalonej sumy na wypadek rezygnacji (art. 385³ pkt 16 k.c.),
• przewidują rażąco wygórowaną karę umowną lub odstępne (art. 385³ pkt 17 k.c.).

Zapis „wpłaty nie podlegają zwrotowi w żadnym przypadku” jest więc wobec konsumenta bardzo ryzykowny. Zamiast niego regulamin może przewidywać stopniowane potrącenia, które odpowiadają realnym kosztom organizatora (np. catering zamówiony na konkretną liczbę osób), i możliwość przekazania miejsca innej osobie.

Wobec przedsiębiorców, np. szpitala, który zgłosił pięciu lekarzy, zasady rezygnacji i potrąceń ustala regulamin albo umowa, z większą swobodą. Warto je jednak opisać osobno, żeby w sporze nie trzeba było interpretować zapisów pisanych z myślą o konsumentach.

Czy organizator może zmienić program, termin albo formę konferencji?

Zmiany są na konferencjach codziennością: prelegent choruje, sesja zmienia godzinę, wydarzenie przechodzi do internetu. Regulamin musi na to odpowiadać, ale w granicach prawa.

Za niedozwolone uznaje się w razie wątpliwości m.in. postanowienia, które uprawniają organizatora do jednostronnej zmiany umowy bez ważnej przyczyny wskazanej w umowie (art. 385³ pkt 10 k.c.) albo do jednostronnej zmiany istotnych cech świadczenia bez ważnych przyczyn (art. 385³ pkt 19 k.c.). Podwyższenie ceny po zawarciu umowy bez prawa odstąpienia dla konsumenta też jest ryzykowne (art. 385³ pkt 20 k.c.).

W praktyce oznacza to, że ogólny zapis „organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu, terminu i miejsca konferencji” nie daje organizatorowi bezpieczeństwa. Regulamin powinien rozróżniać:

•  drobne zmiany programu (kolejność wykładów, zastąpienie prelegenta osobą o porównywalnych kwalifikacjach), które co do zasady nie zmieniają istoty usługi,
• zmiany istotne (termin, miasto, forma stacjonarna zamiast online), przy których uczestnik powinien mieć wybór: udział na nowych warunkach albo zwrot pieniędzy,
• odwołanie konferencji, z jasną zasadą zwrotu ceny i terminem zwrotu.

Jeśli konferencja jest hybrydowa albo w pełni online, regulamin powinien też opisać wymagania techniczne (przeglądarka, łącze, platforma), zasady logowania i odpowiedzialność za problemy po stronie uczestnika i po stronie organizatora.

Jak opisać odpowiedzialność organizatora i reklamacje?

W regulaminach konferencji często pojawia się zdanie „organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestników” albo szersze „organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w trakcie konferencji”. Pierwsze bywa uzasadnione, gdy dotyczy np. rzeczy pozostawionych w sali bez nadzoru. Drugie wobec konsumenta jest ryzykowne, bo za niedozwolone uznaje się w razie wątpliwości postanowienia, które wyłączają lub ograniczają odpowiedzialność za szkody na osobie (art. 385³ pkt 1 k.c.) albo istotnie ograniczają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy (art. 385³ pkt 2 k.c.).

Na liście ryzykownych zapisów jest też uzależnienie odpowiedzialności organizatora od wykonania zobowiązań przez jego podwykonawców (art. 385³ pkt 21 k.c.). Typowy przykład to zapis, że za problemy z cateringiem czy transmisją odpowiada „wyłącznie” hotel albo dostawca platformy. Wobec uczestnika odpowiada organizator, z którym uczestnik zawarł umowę, a rozliczenia z podwykonawcami to osobna sprawa.

Procedura reklamacyjna powinna wskazywać, gdzie i jak złożyć reklamację, co w niej podać i kiedy organizator odpowie. Na reklamację konsumenta przedsiębiorca odpowiada w terminie 14 dni od jej otrzymania, a jeśli tego nie zrobi, uważa się, że uznał reklamację (art. 7a ust. 1 i 2 ustawy o prawach konsumenta). Odpowiedź przekazuje się na papierze lub innym trwałym nośniku (art. 7a ust. 3).

Ostatni zapis, który warto sprawdzić, to klauzula o sądzie. Zdanie „spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby organizatora” jest częste, ale wobec konsumenta niedozwolone może być narzucenie sądu, który według ustawy nie jest miejscowo właściwy (art. 385³ pkt 23 k.c.). Takie zastrzeżenie może dotyczyć tylko sporów z przedsiębiorcami.

Co musi zawierać regulamin kształcenia, gdy konferencja daje punkty edukacyjne?

Jeśli organizator jest wpisany do rejestru podmiotów prowadzących ustawiczny rozwój zawodowy lekarzy, regulamin uczestnictwa to nie jedyny dokument. Najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem szkolenia organizator przekazuje okręgowej radzie lekarskiej regulamin kształcenia, który zawiera sposób i tryb kształcenia, zasady i tryb naboru uczestników, prawa i obowiązki uczestników, szczegółowy sposób weryfikacji wyników oraz wysokość opłaty, a także wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie (art. 19c ust. 5 pkt 4 i 7 ustawy z 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty, dalej: u.z.l.).

Dla Ciebie oznacza to, że regulamin uczestnictwa i regulamin kształcenia muszą być ze sobą spójne. Jeśli w regulaminie kształcenia piszesz, że warunkiem zaświadczenia jest obecność na 80% sesji, regulamin uczestnictwa powinien opisywać, jak obecność jest potwierdzana (np. skanowanie identyfikatora przy wejściu i wyjściu) i co dzieje się z zaświadczeniem, gdy uczestnik wyjdzie wcześniej.

Za udział w konferencji lekarz otrzymuje 1 punkt za 1 godzinę programu merytorycznego, a dokumentem jest zaświadczenie lub dyplom wydane przez organizatora (rozporządzenie Ministra Zdrowia z 21 lutego 2022 r., Dz.U. 2022 poz. 464). Regulamin powinien wskazywać, kiedy i w jakiej formie uczestnik otrzyma zaświadczenie i czy organizator przekazuje informację o jego udziale do okręgowej rady lekarskiej (art. 19 ust. 4 u.z.l.). Więcej o punktach i wpisie do rejestru piszę we wpisie o organizacji konferencji medycznej.

Jakie zasady dotyczą strefy wystawców, gali i kontroli na miejscu?

Konferencja z wystawą firm farmaceutycznych wymaga zasad, których nie ma w regulaminie zwykłego szkolenia. Reklama leków wydawanych na receptę nie może być kierowana do publicznej wiadomości (art. 57 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne). Jeśli na konferencję mogą wejść także osoby bez uprawnień do wystawiania recept, regulamin powinien opisać, jak organizator weryfikuje uprawnienia przy rejestracji i jak ogranicza dostęp do strefy wystawców, np. przez różne identyfikatory.

Regulamin nie powinien też blokować wejścia osobom, które mają do niego prawo z mocy ustawy. Osoby upoważnione przez Prezesa Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych mają prawo bezpłatnego wstępu na konferencje i kongresy sponsorowane przez producentów wyrobów medycznych oraz na prezentacje wyrobów w ich trakcie (art. 58 ust. 1 pkt 5-6 i ust. 5 ustawy z 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych).

Przy konferencjach, które chcą pozyskać sponsorów zrzeszonych w INFARMA, dochodzą wymagania certyfikacji wydarzeń. Część pozamerytoryczna, np. gala czy program rozrywkowy, musi być wyodrębniona z programu i nie może być finansowana przez członków INFARMA, a jednym z dopuszczalnych źródeł jest osobna opłata uczestników o wartości rynkowej. To nie jest przepis prawa, tylko standard branżowy, ale jeśli go przyjmujesz, regulamin powinien opisywać galę jako osobną, dodatkowo płatną usługę.

Jak uregulować nagrywanie, zdjęcia i dane osobowe?

Regulamin konferencji medycznej powinien jasno opisywać, co organizator nagrywa i fotografuje, w jakim celu i gdzie te materiały publikuje. Rozpowszechnianie wizerunku co do zasady wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, ale zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza (art. 81 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Zdjęcie sali z publicznością to inna sytuacja niż zbliżenie na konkretnego uczestnika w materiałach promocyjnych kolejnej edycji.

W regulaminie warto też zawrzeć zakaz nagrywania i fotografowania wykładów przez uczestników bez zgody organizatora i prelegenta. Prezentacje prelegentów co do zasady są utworami, a przypadki kliniczne podlegają tajemnicy lekarskiej, więc nagranie wykonane telefonem z sali i opublikowane w mediach społecznościowych może naruszać prawa kilku osób naraz.

Jeśli organizator sprzedaje dostęp do nagrań po konferencji, to dla konsumentów jest to dostarczanie treści cyfrowych. Prawo odstąpienia od takiej umowy wygasa, gdy organizator rozpoczął świadczenie za wyraźną zgodą konsumenta poinformowanego o utracie prawa odstąpienia i przekazał mu potwierdzenie (art. 38 ust. 1 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta). Zasady sprzedaży treści cyfrowych opisuję szerzej we wpisie o tym, jakiej dokumentacji potrzebujesz przy sprzedaży produktów, usług i treści cyfrowych.

Regulamin nie zastępuje polityki prywatności. Powinien do niej odsyłać, a sama polityka prywatności powinna obejmować dane z formularza zgłoszeniowego, numer prawa wykonywania zawodu, zdjęcia i nagrania. Szczególną uwagę zwróć na pole „dieta i alergie”, bo informacje o alergiach czy celiakii to dane dotyczące zdrowia (art. 9 ust. 1 RODO).

Czy cena early bird to obniżka w rozumieniu przepisów?

Bilety w niższej cenie dla osób, które zarejestrują się wcześnie, to standard na konferencjach medycznych. Przepisy o informowaniu o cenach obejmują nie tylko towary, ale też usługi. W każdym przypadku informowania o obniżeniu ceny usługi obok obniżonej ceny podaje się najniższą cenę z 30 dni przed wprowadzeniem obniżki, a jeśli usługa jest oferowana krócej niż 30 dni – najniższą cenę od początku sprzedaży (art. 4 ust. 2 i 3 ustawy z 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług). Te zasady stosuje się odpowiednio do reklamy z ceną (art. 4 ust. 5).

W praktyce ma znaczenie, jak komunikujesz cenę. Cennik z progami („do 31 marca – 900 zł, od 1 kwietnia – 1100 zł”) co do zasady opisuje rosnącą cenę, a nie obniżkę. Komunikat „early bird -20%” albo przekreślona cena przedstawia już obniżkę, przy której potrzebna jest informacja o najniższej cenie z 30 dni. Ten sam problem dotyczy kodów rabatowych dla członków towarzystwa i promocji w ostatnim tygodniu sprzedaży.

Jak wygląda współpraca?

Regulamin konferencji medycznej łączy prawo konsumenckie, przepisy o kształceniu lekarzy, reklamę leków i wyrobów medycznych, prawo autorskie i RODO. Każdy z tych obszarów wymaga decyzji, które zależą od Twojej konferencji: kto jest stroną umowy, kto kupuje bilety, czy jest wystawa, gala, transmisja i punkty edukacyjne. Gotowy wzór tych decyzji za Ciebie nie podejmie, a zapisy przeniesione z innego wydarzenia często wobec konsumenta nie wiążą albo nie pasują do tego, co realnie sprzedajesz.

Jeśli chcesz uporządkować ten obszar, chętnie Ci w tym pomogę.

Pracę zaczynam od rozmowy o modelu konferencji i analizy dokumentów, które już masz: regulaminu z poprzedniej edycji, formularza zgłoszeniowego, cennika i umowy z agencją lub platformą rejestracyjną.

Na tej podstawie przygotowuję regulamin uczestnictwa, a jeśli jest potrzebny, także regulamin kształcenia i postanowienia dotyczące nagrań, spójne z polityką prywatności i umowami z prelegentami.

Jeśli chcesz najpierw omówić jedną konkretną wątpliwość, możesz umówić konsultację. Jeśli potrzebujesz kompleksowego wsparcia przy całej konferencji, napisz do mnie.

FAQ – regulamin konferencji medycznej

Czy regulamin konferencji jest obowiązkowy?

Żaden przepis nie nakazuje wprost przygotowania regulaminu uczestnictwa. Przy sprzedaży biletów online organizator musi jednak przekazać uczestnikom szereg informacji (art. 12 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta), a organizator wpisany do rejestru okręgowej rady lekarskiej przekazuje radzie regulamin kształcenia (art. 19c ust. 5 pkt 4 u.z.l.). Regulamin to najprostszy sposób, żeby te obowiązki spełnić.

Czy regulamin może przewidywać, że wpłaty nie podlegają zwrotowi?

Wobec konsumentów taki zapis jest ryzykowny. Konsument, który kupił bilet przez internet, co do zasady ma 14 dni na odstąpienie od umowy (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta), a zapis wyłączający zwrot zapłaty przy rezygnacji może zostać uznany za niedozwolony (art. 385³ pkt 12 k.c.).

Czy uczestnik może przekazać swój bilet innej osobie?

Przepisy tego nie regulują, więc decyduje regulamin. Przy konferencjach z punktami edukacyjnymi warto opisać termin i sposób zmiany danych uczestnika, bo zaświadczenie jest wystawiane na konkretną osobę.

W jakim terminie trzeba odpowiedzieć na reklamację uczestnika?

Na reklamację konsumenta organizator odpowiada w terminie 14 dni od jej otrzymania. Jeśli nie odpowie w tym terminie, uważa się, że uznał reklamację (art. 7a ust. 1 i 2 ustawy o prawach konsumenta).

Czy organizator może przenieść konferencję do internetu?

Może, jeśli przewiduje to regulamin, ale zmiana formy to co do zasady zmiana istotnej cechy usługi. Zapis, który pozwala ją wprowadzić jednostronnie bez ważnej przyczyny i bez prawa uczestnika do rezygnacji, może zostać uznany za niedozwolony (art. 385³ pkt 10 i 19 k.c.).

Czy w regulaminie można wskazać sąd właściwy dla siedziby organizatora?

Tylko w umowach z przedsiębiorcami. Wobec konsumenta narzucenie sądu, który według ustawy nie jest miejscowo właściwy, może zostać uznane za niedozwolone postanowienie (art. 385³ pkt 23 k.c.).

Czy regulamin może zakazać nagrywania wykładów?

Tak, i warto to zrobić. Prezentacje prelegentów co do zasady są utworami, a przypadki kliniczne podlegają tajemnicy lekarskiej. Zakaz nagrywania bez zgody organizatora i prelegenta chroni wszystkie strony.

Czy promocja early bird wymaga podania najniższej ceny z 30 dni?

Tak, jeśli przedstawiasz ją jako obniżkę ceny, np. procentowy rabat albo przekreśloną cenę (art. 4 ust. 2 ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług). Cennik z rosnącymi progami cenowymi co do zasady obniżką nie jest.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny. Jeśli potrzebujesz wsparcia w swojej sprawie, skontaktuj się z nami.

Stan prawny na: 23.10.2026