Serwis internetowy – regulamin serwisu internetowego od prawnika

Regulamin serwisu internetowego od prawnika

Często rozmawiając z naszymi klientami bardzo ważne jest, aby dostosowując swój biznes pod wymogi prawne, rozumieli czego tak naprawdę mają one dotyczyć. W praktyce bardzo łatwo jest pomylić ze sobą platformę, stronę internetową, marketplace i jeszcze w dodatku serwis internetowy, dlatego aby formalności stało się za dość:

Słownik PWN definiuje serwis internetowy jako zbiór stron internetowych i innych dokumentów udostępnianych w Internecie z jednego adresu domenowego za pośrednictwem usługi WWW.

Oprócz stron internetowych w skład witryny wchodzą również wszelkie pliki, które udostępniane są w Internecie przy użyciu tego samego adresu domenowego. Pojedyncze strony internetowe łączy się ze sobą w celu zwiększenia użyteczności i funkcjonalności serwisu – i teraz możemy przejść do dyskusji w temacie potrzebnych dla naszego serwisu najważniejszego punktu, czyli Regulaminu, który tak naprawdę jest ,,sercem” Twojego funkcjonowania w branży e-commerce.

Posiadanie regulaminu strony internetowej czy serwisu nie jest niczym nowym, a jest wymogiem nałożonym na wszystkich e-przedsiębiorców ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Regulamin jest umową, która powinna zabezpieczać prawa i obowiązki sprzedawcy i klienta.

  • W tym artykule przybliżę Ci specyfikę serwisów internetowych.

  • Pokażę Ci również jakie zagrożenia niesie ze sobą nieprawidłowy regulamin serwisu internetowego.

  • Uświadomię Cię, dlaczego tak istotne jest posiadanie regulaminu serwisu i dlaczego kopiowanie innych jest… nieco nierozsądne.

Regulamin serwisu internetowego

Co to jest regulamin serwisu internetowego?

Regulamin serwisu internetowego zapewnia mu sprawne funkcjonowanie. Dobrze przygotowany regulamin serwisu to przede wszystkim dbałość o bezpieczeństwo i wygodę zarówno właściciela serwisu, jak i jego jego użytkowników. To profesjonalizm, dbanie o własne interesy, ale też punkt wyjścia w przypadku elementów spornych.

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną stanowi bez wątpienia podstawowy dokument prawny serwisu internetowego. Obowiązek posiadania regulaminu wynika z ustawy z dnia 18 lipca 2002 o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodnie z jej treścią Usługodawca:

  1. określa regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną,

  2. nieodpłatnie udostępnia usługobiorcy regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług, a także – na jego żądanie – w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca (witryny internetowej).

Dlaczego regulamin serwisu internetowego jest ważny?

Posiadanie rzetelnie opracowanego regulaminu serwisu internetowego ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo oraz wysokość sprzedaży towarów czy usług za pośrednictwem witryny internetowej.

Trzeba nadmienić, że przytoczony wyżej art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną nakazuje wprost stworzenie takiego dokumentu. Warto dodać, że jest on co do zasady zgodny z wytycznymi zawartymi w kodeksie cywilnym, gdzie w art. 384 §1 i 3 mowa jest o tym, że:

§1„Ustalony przez jedną ze stron wzorzec umowy, w szczególności ogólne warunki umów, wzór umowy, regulamin, wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy”

§3 „Jeżeli jedna ze stron posługuje się wzorcem umowy w postaci elektronicznej, powinna udostępnić go drugiej stronie przed zawarciem umowy w taki sposób, aby mogła ona wzorzec ten przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności”.

Regulamin serwisu zapewnia ochronę nie tylko z perspektywy klienta- jest również narzędziem ochrony prawnej przedsiębiorcy, dlatego w przypadku sporu z potencjalnym klientem, kwestii reklamacji, zwrotów, zasad funkcjonowania serwisu, jest to pierwszy z dokumentów, który zostanie zweryfikowany i ,,rozłożony na łopatki”. Pamiętaj, że to Ty jesteś gospodarzem na swoim podwórku i to od Ciebie w dużej mierze zależy na co i na ile pozwolisz (o nowościach DSA przeczytasz tutaj: PRZECZYTAJ)

Kluczowe elementy regulaminu serwisu internetowego

Najprostszy i najbardziej podstawowy regulamin serwisu internetowego musi zawierać co najmniej:

  • informacje o przedsiębiorstwie prowadzącym stronę (np. nazwa, dane kontaktowe, NIP),

  • wymagania techniczne niezbędne do korzystania ze strony (np. minimalne wymagania sprzętowe, wymagana rozdzielczość, wersja przeglądarki, wtyczki i skrypty niezbędne do uruchomienia strony np. pliki Cookies),

  • zakres usług świadczonych przez firmę, do której należy serwis, czyli precyzyjne wyszczególnienie podstawowych obszarów jej działalności,

  • warunki zawierania umów drogą elektroniczną (pamiętaj, regulamin to umowa!) użytkownik musi być świadomy, w którym momencie i na jakich warunkach zawierana jest taka umowa, jeśli oczywiście spełni warunki wskazane w Twoim serwisie,

  • zalecam również informacje o prawach autorskich dotyczących treści na stronie (np. opisy, zdjęcia produktów),

  • i oczywiście… RODO

Z perspektywy sprzedawcy jak i konsumenta ważne są również zmiany, które zostały wprowadzone 1 stycznia 2023 r. Dyrektywą Omnibus – to w mojej ocenie bardzo korzystny ruch, który również powinien znaleźć się w sercu Twojego serwisu, w przypadku udostępniania w serwisie treści cyfrowych są dla Ciebie bardzo kluczowe – więcej o Omnibusie znajdziesz tutaj [WPIS DOT. OMNIBUSA]

Regulamin serwisu internetowego

Jak stworzyć regulamin serwisu internetowego?

Regulamin to pisemne wytyczne, poniekąd pewna instrukcja, która określa zasady i procedury obowiązujące na danym obszarze lub w danym środowisku. Może to być dokument regulujący zasady korzystania z danej usługi, produktu lub po prostu strony internetowej. Regulamin ma na celu ułatwienie użytkownikom zrozumienia wymagań, ograniczeń oraz odpowiedzialności związanych z danym obszarem lub usługą. W przypadku stron internetowych, regulamin określa m.in. zasady korzystania z serwisu, zasady ochrony prywatności.

Tworząc regulamin serwisu internetowego przede wszystkim musisz pamiętać o tym, żeby znalazły się w nim takie elementy jak m.in. rodzaj i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, warunki zawierania i rozwiązywania umów drogą elektroniczną.

Ponadto tworząc regulamin serwisu internetowego :

  1. Zainwestuj we własny regulamin serwisu internetowego. Och, chyba nie ma gorszego sposobu niż korzystanie z cudzego regulaminu, który nie tylko może być niekorzystny dla specyfiki Twojego serwisu ale także co najważniejsze narusza prawa autorskie innej osoby jeśli nie masz zgody na takie ,,inspiracje”, a także może być uznane jako czyn nieuczciwej konkurencji.

  2. Pamiętaj żeby Twój regulamin serwisu był czytelny i przejrzysty dla odbiorcy. Nie tylko ze względów estetycznych, ale zawarte w nim punkty muszą być po prostu dobrze zrozumiałe.

  3. Uważaj na klauzule niedozwolone. UOKiK na stronie Urzędu podaje najczęściej stosowane przez przedsiębiorców tzw. Klauzule abuzywne ( link:https://www.rejestr.uokik.gov.pl/), których użycie w regulaminie będzie wiązało się z ich bezskutecznością.

Zawieranie umowy drogą elektroniczną

Pamiętasz, jak wspominałam o Ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną?

Na jej podstawie, świadczenie usług drogą elektroniczną (która właśnie dotyczy takiego serwisu) musi posiadać określone cechy:

  1. musi to być proces zautomatyzowany.

  2. musi odbywać się na odległość,

  3. odbywa się przez sieć telekomunikacyjną.

Jeśli posiadasz pocztę email, konto na Instagramie, Facebooku, to właśnie korzystasz z usług świadczonych drogą elektroniczną.

Musisz wiedzieć, że swoboda świadczenia usług drogą elektroniczną może zostać ograniczona, jeżeli jest to niezbędne ze względu na ochronę zdrowia, obronność, bezpieczeństwo państwa lub bezpieczeństwo publiczne.

Z art. 8 omawianej ustawy wynika, że każdy, kto świadczy usługi drogą elektroniczną, ma obowiązek udostępniać użytkownikom regulamin. Użytkownik musi mieć możliwość zapoznać się z regulaminem przed podjęciem decyzji o zawarciu umowy, czyli najczęściej przed założeniem konta w serwisie.

Dlatego tak upieram się przy tym by Regulamin był dostosowany do Twojej konkretnej działalności, bo oprócz minimalnych wymagań co do zakresu regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (o których wspomniałam powyżej), istotne jest, aby również pamiętać o takich aspektach jak:

1) wskazać rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną,

2) warunki świadczenia usług drogą elektroniczną (zasady świadczenia usług), w tym:

a) wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,

b) zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym (DSA, DSA, DSA),

3) warunki zawierania i rozwiązywania umów,

4) tryb postępowania reklamacyjnego.

Pamiętaj, że jedno z ważniejszych punktów jest wskazanie w regulaminie funkcji serwisu oraz kwestie dotyczące płatności.

Regulamin serwisu internetowego

Ochrona danych osobowych i prywatności użytkowników

Zacznijmy od tego czym jest ochrona danych osobowych a czym prywatność. Możesz spotkać się z tym, że ktoś używa tych pojęć zamiennie a w rzeczywistości to nie jest to samo.

Prywatność danych określa, kto ma dostęp do danych, natomiast ochrona danych zapewnia narzędzia i zasady faktycznie ograniczające dostęp do danych.

Według rozporządzenia RODO danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Można zidentyfikować daną osobę, której tożsamość można określić na podstawie numeru identyfikacyjnego (np. PESEL, NIP) lub na podstawie jej szczególnych cech. Ochrona danych osobowych to ochrona informacji dotyczących osób fizycznych przez podmioty, które nimi dysponują. Są to pojedyncze informacje stanowiące dane osobowe, jak również o całe zbiory danych.

Prywatność użytkowników to prawo osób fizycznych do kontrolowania sposobu wykorzystania ich danych osobowych, obejmujące takie obszary, jak gromadzenie danych w plikach cookie, platformy mediów społecznościowych i transakcje online.

Prywatność użytkownika oznacza prawo do kontrolowania sposobu, w jaki wykorzystywane są dane osobowe użytkownika. Należy je gromadzić i przechowywać zgodnie z wyborem użytkownika oraz w sposób zapewniający mu anonimowość.

Przykładem prywatności użytkownika są pewnie dobrze Ci znane pliki cookies. Mogą one gromadzić wiele informacji o Tobie m.in. z jakiego urządzenia korzystasz. Będąc użytkownikiem serwisu masz prawo wyboru w jakim stopniu chcesz przekazywać te informacje. O plikach cookies przeczytasz tutaj [PRZECZYTAJ WPIS]

Postępowanie reklamacyjne i rozwiązywanie sporów

Od stycznia 2023 r. obowiązują przepisy nowelizacji ustawy z 4 listopada 2022 r. o prawach konsumenta, ustawy – Kodeks cywilny oraz ustawy – Prawo prywatne międzynarodowe, które stanowią implementację trzech unijnych dyrektyw (m. in. Omnibus) [PRZECZYTAJ WPIS]

Jeżeli produkt został kupiony po tym terminie, w grę będą wchodziły nowe regulacje, które wprowadziły zmiany m. in. w obszarze korzystania z rękojmi. Jeżeli konsument zakupił go wcześniej – skorzysta z reklamacji na starych zasadach.

Data 1 stycznia 2023 r. jest kluczowa bo decyduje z jakiego systemu będzie korzystał konsument w przypadku chęci zareklamowania towaru.

Przy reklamacji wadliwego towaru (albo usługi) w grę wchodzą dwa rozwiązania: skorzystanie albo z rękojmi, albo gwarancji.

To od konsumenta zależy z jakiego rozwiązania chce skorzystać.

-> W przypadku gwarancji, to nie jest ona obowiązkowa i nie w każdym przypadku znajdzie ona zastosowanie.

-> Jeśli zaś chodzi o rękojmię, co do zasady można z niej skorzystać przez dwa lata od momentu sprzedaży. Zmianą jaka po 1 stycznia 2023 r. obowiązuje jest to, że konsument nie będzie już korzystał z rękojmi – która została zastąpiona niezgodnością towaru z umową.

Trzeba zaznaczyć że zmiany dotyczą procesu rękojmi, udzielenie gwarancji pozostaje bez zmian.

Czy już jesteś wystarczająco przekonany/a do stworzenia swojego indywidualnego Regulaminu?

Zmiany w regulaminie serwisu internetowego

Tutaj ważna informacja – przede wszystkim jeśli chcesz dokonać zmian w regulaminie to możesz to zrobić tylko z ważnych przyczyn.

PROTIP: Do istniejącego regulaminu można dodać postanowienie, które niejako przygotuje Użytkownika na taką ewentualność.

Postanowienie powinno zawierać informację, że Sprzedawca zastrzega sobie prawo do zmian regulaminu z ważnych powodów. Takie postanowienie jest też zasadne w sytuacji w której usługa trwa przez dłuższy czas i w trakcie jej świadczenia zachodzi konieczność zmiany regulaminu.

Kolejną bardzo ważną kwestią jest to, że Konsument musi zostać o tym poinformowany. Dokonanie zmian bez zawiadomienia o tym Konsumentów jest nieważny.

Jak poinformować Konsumenta o zmianie?

  • umieść informację na swojej stronie internetowej;

  • poinformuj Konsumenta mailowo o zmianie regulaminu.

PROTIP: Warto też przewidzieć w regulaminie, że jeśli ktoś nie godzi się na zmianę regulaminu, to może bez ponoszenia dodatkowych kosztów zrezygnować z dalszego korzystania z serwisu lub usługi. 

Dlaczego regulamin serwisu internetowego warto oddać prawnikowi do napisania?

Dobrze napisany regulamin to już połowa sukcesu.

W mojej opinii warto, żeby Twój regulamin serwisu stworzył prawnik. Pozwoli Ci to na uniknięcie wielu błędów jakie może nieść za sobą napisanie regulaminu przez osobę, która nie robi tego na co dzień m.in. pomoże Ci w uniknięciu zastosowania klauzul niedozwolonych. Powierzenie napisania Twojego regulaminu przez prawnika da Ci również pewność, że Twój regulamin będzie dopasowany do Twoich potrzeb i do potrzeb Twojego serwisu.

I przede wszystkim – nie łamiesz praw autorskich.

Podsumowanie

Regulamin jest bardzo ważnym dokumentem serwisu internetowego. Ma na celu ułatwienie użytkownikom zrozumienia wymagań, ograniczeń oraz odpowiedzialności związanych z danym obszarem lub usługą. W przypadku stron internetowych, regulamin określa m.in. zasady korzystania z serwisu, zasady ochrony prywatności, zasady umieszczania treści przez użytkowników oraz procedury reklamacji, w tym spełnia również wymogi związane z DSA. Co tu więcej dodawać. Nie ma minusów, a z pewnością nie zaszkodzi.

Masz pytania?

Jeśli potrzebujesz naszego wsparcia, z przyjemnością pomożemy wypłynąć Ci na szerokie wody 🙂

Twoje dane przetwarzane są zgodnie z naszą Polityką prywatności, m.in. do celów komunikacji z Tobą i udzielenia odpowiedzi na Twoje pytania.

FAQ

Na sprzedawcę , który nie dopilnował swojego obowiązku informacyjnego może zostać nałożona przez Urząd Ochrony konkurencji i konsumentów kara pieniężna w wysokości do 10% przychodu osiągniętego w roku rozliczeniowym poprzedzającym rok nałożenia kary.

Na podstawie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną każdy przedsiębiorca, który oferuje usługi świadczone drogą elektroniczną powinien na swojej stronie internetowej posiadać regulamin.

Nie, ale zachęcam do tego żeby w tej kwestii skorzystać z takiej pomocy. Pomoc prawnika może być nieoceniona w obliczu zmieniających się przepisów prawa, jak również pomoże uniknąć roszczeń finansowych z tytułu klauzul niedozwolonych, nieporozumień z klientami, oszczędza pieniądze, czas i przede wszystkim nerwy. Skorzystanie z fachowej pomocy prawnika pomoże stworzyć regulamin dopasowany do konkretnych potrzeb konkretnego przedsiębiorcy i konkretnego założenia biznesowego.

  • Zmiana regulaminu może nastąpić poprzez opublikowanie nowego regulaminu na stronie internetowej i umieszczenie o tym odpowiedniej informacji na samej stronie internetowej.

    W przypadku świadczenia usług drogą elektroniczną należy mieć pewność, że konsument zapoznał się ze zmianą regulaminu.

    Korzystnym rozwiązaniem jest przesłanie konsumentowi e-maila z nową treścią regulaminu i informacją, kiedy wchodzi w życie zmiana.

Oczywiście. Regulamin sklepu nie jest dokumentem, który wystarczy stworzyć raz i nigdy więcej nie poświęcać mu uwagi. Jego treść powinna się zmieniać wraz z rozwojem działalności sklepu i przede wszystkim wraz ze zmianami prawnymi.