INFLUENCER – UMOWA
Prowadzisz agencję marketingową lub firmę, która dzięki zasięgom twórców internetowych i influencerów pozwoli Ci wypłynąć na szerokie wody? Chcesz wprowadzić influencer marketing do swojej firmy? Zastanawiasz się, jak powinna wyglądać umowa z influencerem i co powinna zawierać, aby chroniła Twoje interesy?
Z tego artykułu dowiesz się:
jak napisać umowę z inlfuencerem?
co powinna zawierać umowa?
dlaczego warto skorzystać z usług prawnika podczas spisywania umowy z influencerem?
co robić kiedy influencer nie wywiązuje się z umowy?
Umowa z influencerem - co powinna zawierać?
Umowa z influencerem to kluczowy dokument regulujący współpracę między agencją marketingową, firmą a osobą popularną w mediach społecznościowych, która ma promować produkty lub usługi. Warto zadbać o to, aby była kompleksowa i jasno określała wszystkie istotne aspekty współpracy. Oto, co naszym zdaniem obowiązkowo powinna zawierać:
1. Strony umowy (komparycja):
- Pełne nazwy (w tym NIP, REGON, KRS jeśli występuje) i adresy firmy oraz influencera.
- Numery kontaktowe i adresy e-mail.
- Wyszczególnienie osób reprezentujących daną stronę (czasem influencera może reprezentować inna agencja lub manager).
2. Opis współpracy:
- Określenie, jaki rodzaj treści influencer ma stworzyć (np. posty na Instagramie, filmy na YouTube, kontent UGC, a może filmy na TikToku?).
- Szczegółowe opisanie, jakie produkty lub usługi mają być promowane.
- Termin rozpoczęcia i zakończenia współpracy.
Przykładowo:
„W ramach niniejszej Umowy Influencer zobowiązuje się:
a) tworzyć materiały zgodnie z wymaganiami Agencji, charakterystyką oraz warunkami określonymi w szczególności w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy,
b) wykonywać Umowę, w tym tworzyć materiały w sposób profesjonalny, kreatywny, wolny od błędów ortograficznych, gramatycznych i innych błędów językowych lub stylistycznych (chyba, że uzasadnione charakterem materiału), o wysokiej rozdzielczości (dot. filmów, nagrań audio lub materiałów graficznych), z należytą starannością i dbałością o interesy Agencji, biorąc pod uwagę przepisy powszechnie obowiązującego prawa.”
3. Obowiązki stron:
Wyjaśnienie, jakie dokładnie treści influencer ma stworzyć.
Określenie terminów dostarczenia treści.
Wymóg zachowania zgodności z regulaminami platform społecznościowych.
Warunki dotyczące jakości treści.
Warunki dotyczące wytycznych udostępnionych przez UOKiK – tutaj m.in. sugerujemy oznaczenie konkretnych hasztagów, oznaczeń współpracy itd.
W naszej ocenie warto również zaznaczyć pory publikowania treści i przekazywanie przed publikacją tych treści firmie do weryfikacji.
4. Wynagrodzenie:
Określenie formy wynagrodzenia (gotówka, barter, przelew, udziały w zyskach).
Wartość wynagrodzenia lub sposób jego ustalania (np. na podstawie linków polecających lub wewnętrznych regulaminów afiliacyjnych).
Terminy płatności.
5. Prawa autorskie majątkowe lub licencja:
- Określenie przeniesienia praw autorskich majątkowych do stworzonych treści przez influencera lub sposób wykorzystania treści na podstawie licencji.
Zgoda na wykorzystanie i rozpowszechnianie wizerunku przez firmę w ramach promocji produktu lub usługi.
Ochrona przed naruszeniem praw autorskich przez influencera: również na uwzględnienie zasługują kary umowne – w przypadku wcześniejszego wycofania się przez influencera z możliwości korzystania z przekazanych treści, grafik lub też wizerunku.
6. Postanowienia umowy dotyczące konfliktów interesów:
Zakaz promowania konkurencyjnych produktów/usług w trakcie trwania umowy.
Wyjaśnienie, jakie działania influencera mogą być uznane za działania konkurencyjne oraz kary umowne za ich nieprzestrzeganie.
7. Klauzula poufności:
Obowiązek zachowania poufności informacji handlowych, finansowych i firmowych.
8. Warunki rozwiązania umowy:
Określenie sytuacji i przypadków, w których umowę można rozwiązać.
Procedury rozwiązania umowy i skutki rozwiązania.
Terminy, w których strony umowy mogą taką umowę rozwiązać.
9. Postanowienia końcowe:
Wyjaśnienie, że umowa jest wiążąca dla obu stron (w jakim zakresie, czy strony dopuszczają aneksy w formie papierowej czy też elektronicznej itp.).
Jurysdykcja, która będzie miała właściwość w przypadku sporu (często potrafi zaoszczędzić sporo dodatkowych kosztów).
10. Załączniki:
W dobrym i szczegółowym tonie współpracy, sugerujemy dołączenie dodatkowych załączników, które pomogą stronom poprawnie wykonać zobowiązania bez zbędnych niedomówień: m.in. harmonogramy publikacji, wzory treści, itp.
Dlaczego zawarcie umowy z influencerem jest tak ważne?
Zawarcie umowy z influencerem jest niezwykle istotne zarówno dla agencji marketingowych, jak i firm, które chcą się promować w mediach społecznościowych, z kilku kluczowych powodów.
Po pierwsze, umowa tworzy jasne ramy współpracy, określając dokładne warunki i oczekiwania obu stron. To zapewnia klarowność i uniknięcie ewentualnych nieporozumień, chroniąc interesy każdej strony.
Po drugie, umowa reguluje kwestie prawne, takie jak prawa autorskie do tworzonych treści, co jest kluczowe w środowisku online, gdzie treści są łatwo dostępne i rozpowszechniane. Dzięki temu umowa zapewnia ochronę praw własności intelektualnej również samej firmy – mowa tutaj o logo czy treściach, dzięki którym jest rozpoznawalna. Pamiętajmy, że taka umowa z influencerem reguluje również kwestie PR i kryzysu wizerunkowego, jeśli taki wydarzy się w trakcie współpracy.
Po trzecie, umowa określa wynagrodzenie influencera, formę płatności i terminy. To umożliwia firmom i agencjom marketingowym kontrolę nad budżetem reklamowym i uniknięcie niejasności w kwestiach finansowych.
Po czwarte, umowa z influencerem może zawierać klauzule dotyczące zachowania poufności i konfliktów interesów, co jest ważne w przypadku promocji produktów konkurencyjnych.
Ostatecznie, zawarcie umowy z influencerem podnosi profesjonalizm współpracy i zwiększa wiarygodność działań marketingowych. Dzięki temu agencje, firmy mogą skuteczniej zarządzać kampaniami promocyjnymi w mediach społecznościowych, osiągając lepsze wyniki reklamowe.
Przedmiot umowy w umowie współpracy z influencerem
Nie bez powodu w każdej umowie ważne jest określenie samego przedmiotu umowy. Pamiętajmy, że to nie sam tytuł świadczy o tym, o czym ona jest w całym swoim całokształcie, a charakter i treść dokumentu. Najprościej mówiąc, przedmiotem umowy jest to czego od siebie oczekują strony i co ostatecznie zostało ustalone w negocjacjach – czyli jaki rezultat strony chcą osiągnąć.
Skupiając się na przedmiocie umowy warto pamiętać o wskazaniu, czy jest to jednorazowa czy też stała współpraca. Z pewnością ułatwi to dostosowanie zobowiązań (w tym załączników) i pozwoli uniknąć ewentualnych nieporozumień.
Zasady oznaczania postów w umowie z influencerem
Rekomendacje Prezesa UOKiK to jedna z wielu wytycznych, która pomaga przy określeniu prawidłowych zasad współpracy między marką a influencerem. W omawianej umowie współpracy, istotnym elementem którym rekomenduje Kancelaria, jest szczegółowe opisanie warunków oznaczania materiałów reklamowych, które powinny być jednoznaczne, czytelne oraz zrozumiałe dla każdego odbiorcy oraz nie powinny stanowić ukrytej reklamy czy też kryptoreklamy.
Oczywiście możemy odwołać się w umowie bezpośrednio do rekomendacji wskazanych przez UOKiK, jednak dla zabezpieczenia interesów marki, stosujemy m.in. zasady oznaczania postów, relacji, zasady i terminy publikacji oraz wskazujemy, jakie hashtagi powinien taki post zawierać.
Jakie jest zadanie influencera?
Influencerzy pełnią różnorodne role w świecie marketingu, wykonując zadania dostosowane do konkretnych projektów i kampanii. Ich głównym celem jest tworzenie i promowanie treści, które angażują ich społeczność na mediach społecznościowych. Mogą to być posty na Instagramie, filmy na YouTube, wpisy na blogach, podcasty czy grafiki.
Jednak ich działalność nie ogranicza się tylko do tworzenia treści. Influencerzy często recenzują produkty lub usługi, prezentując swoje opinie i doświadczenia. Mogą również uczestniczyć w wydarzeniach firmowych lub konferencjach, promując markę. W swoich treściach oznaczają firmę lub markę, umieszczają linki do stron internetowych i organizują konkursy lub rozdawanie nagród, co pomaga zwiększyć zaangażowanie ich społeczności.
Część treści influencera może być sponsorowana przez firmę, która płaci za ich stworzenie i promocję – właśnie tutaj nadchodzi tak naprawdę „najtrudniejsza” w swojej kreatywnej pracy ścieżka, aby dopełnić wszelkich formalności, które zadeklarował influencer. W niektórych przypadkach influencerzy uczestniczą nawet w tworzeniu strategii marketingowej firmy lub agencji marketingowej.
Ważnym aspektem ich pracy jest również monitorowanie wyników działań, takich jak zaangażowanie, liczba wyświetleń i konwersji, dostarczając raporty firmie. Warto zaznaczyć, że konkretne zadania influencera zależą od rodzaju współpracy i celów kampanii, dlatego jasne określenie tych zadań w umowie jest kluczowe, aby uniknąć nieporozumień i osiągnąć efektywną kampanię reklamową – co w rezultacie jest korzystne dla obu stron.
Forma i rodzaj umowy z influencerem
Tutaj oczywiście należy sobie zadać pytanie – czy zależy nam na jednorazowym, konkretnym efekcie (umowa o dzieło – np. dodanie konkretnego zdjęcia, postu), czy na starannym działaniu (umowa zlecenie – np. kampania reklamowa z określonymi zadaniami i harmonogramem). Tak jak wspomniałam wcześniej, charakter umowy kwalifikuje nam to, czym ta umowa z influencerem w efekcie jest, a nie jej nazwa.
Z doświadczenia wiem, że firmy lub agencje najczęściej decydują się na umowę współpracy z influencerem, właśnie z racji na jej złożoność i często łączenie tych dwóch form umów ze sobą.
Barter z influencerem
Współpraca z influencerami często obejmuje wynagrodzenie barterowe, co stanowi popularny sposób rozliczeń w dziedzinie influencer marketing w mediach społecznościowych. W przypadku tej formy współpracy dochodzi do wymiany produktów za usługi promocyjne (umowa barterowa).
Influencerzy często otrzymują produkty jako swoje wynagrodzenie, które zostają wykorzystane do promocji danej marki. Warto zwrócić uwagę, że wynagrodzenie barterowe w sensie prawnym jest traktowane na równi z wynagrodzeniem pieniężnym (o czym strony bardzo często zapominają) i podlega obowiązkom podatkowym, dlatego kluczowe jest dokładne określenie wartości przekazanego influencerowi produktu w umowie, aby prawidłowo móc spełnić obowiązki podatkowe. Umowa z influencerem jest więc kluczowa w tym by te aspekty uregulować.
Klauzula poufności w umowie z influencerem
Poufność w relacji z influencerami stanowi niezwykle istotny element współpracy w dziedzinie marketingu w mediach społecznościowych i przekonuje się o tym coraz więcej marek. Zapisy o poufności pełnią rolę tarczy chroniącej przed niepożądanymi wpadkami, takimi jak niekontrolowane ujawnienie kluczowych informacji np. przed konkurencją. Warto w tym kontekście dokładnie przeanalizować, które informacje muszą pozostać tajemnicą (może to być również kwestia wynagrodzenia) i które nie mogą lub też nie powinny trafić do opinii publicznej. Jeśli istnieje potrzeba utrzymania współpracy w pełnej tajemnicy do czasu rozpoczęcia kampanii, zapis o poufności jest niezwykle ważny – nie należy lekceważyć klauzul kar umownych, które działają jak mobilizująca zachęta do przestrzegania warunków umowy. ,,Przypomnienie” twórcy o konsekwencjach naruszenia tych zapisów stanowi często skuteczny środek, który utrzymuje współpracę na właściwym kursie.
Rozwiązanie umowy z influencerem
W przypadku nawiązywania trwałej współpracy z twórcą internetowym, kluczowym elementem jest właściwe określenie w umowie zarówno czasu jej trwania, jak i procedury jej ewentualnego zakończenia. Istnieje możliwość, że z różnych powodów będziesz musiał przerwać współpracę z danym twórcą, dlatego istotne jest, aby umowa zawierała precyzyjne postanowienia odnoszące się do terminu wypowiedzenia. Ponadto, warto uwzględnić w umowie klauzule umożliwiające natychmiastowe rozwiązanie umowy w sytuacjach, gdy influencer nie przestrzega warunków umowy lub jego publikacje naruszają wizerunek Twojej marki.
W praktyce zdarza się, że influencer może rozpocząć działania, które są sprzeczne z Twoją firmową polityką i wizerunkiem. Posiadając odpowiednio sformułowane postanowienia umowne, umożliwisz sobie szybkie zakończenie współpracy w przypadku takich sytuacji, co jest kluczowe w utrzymaniu spójności i wiarygodności marki -bez uwzględnienia takich zapisów, rozwiązanie umowy może okazać się bardziej skomplikowane, a konsekwencje PR czasem nie do odrobienia.
Znaki towarowe influencera – co warto wiedzieć
Influencerzy w dużym stopniu wpływają na wybory konsumentów i stanowią istotny kanał marketingowy dla wielu marek. Własna tożsamość, którą kreują pod swoim nazwiskiem lub pseudonimem, jest dla nich ważną ,,marką”, którą często chronią, rejestrując ją jako znak towarowy.
Zgodnie z przepisami znakiem towarowym może być dowolne oznaczenie pozwalające na rozróżnienie produktów lub usług jednego przedsiębiorstwa od produktów lub usług innych firm (np. nazwy, grafiki, litery, cyfry, kolory, kształty, dźwięki), dlatego w umowie współpracy warto uwzględnić zapisy dotyczące prawidłowego korzystania z własności intelektualnej influencera, jak i samej agencji lub firmy z którą ma współpracować (przecież chcemy wiedzieć, do jakich celów i w jaki sposób nasze logo może zostać wykorzystane;)).
Podsumowanie – Jak legalnie współpracować z influencerem?
Poprawna umowa powinna zawierać:
Strony umowy: W umowie z influencerem należy uwzględnić pełne nazwy i adresy firmy oraz influencera, numery kontaktowe i adresy e-mail.
Opis współpracy: Określenie rodzaju treści, jakie influencer ma tworzyć, produkty lub usługi, które mają być promowane, oraz termin rozpoczęcia i zakończenia współpracy.
Obowiązki stron: Wyjaśnienie, jakie dokładnie treści influencer ma stworzyć, określenie terminów dostarczenia treści i warunki dotyczące jakości treści.
Wynagrodzenie: Określenie formy wynagrodzenia, jego wartości lub sposób ustalania, oraz terminy płatności.
Prawa autorskie i licencja: Określenie przeniesienia praw autorskich lub sposobu wykorzystania treści na podstawie licencji, oraz zgoda na wykorzystanie wizerunku przez firmę.
Konflikty interesów: Zakaz promowania konkurencyjnych produktów/usług i kary umowne za ich nieprzestrzeganie.
Klauzula poufności: Obowiązek zachowania poufności informacji handlowych i firmowych.
Umowa z influencerem jest ważna dla uregulowania współpracy, ochrony praw autorskich, wynagrodzenia, uniknięcia konfliktów interesów i utrzymania poufności informacji. Zawarcie takiej umowy zwiększa profesjonalizm współpracy i skuteczność działań marketingowych w mediach społecznościowych.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o umowę z influencerem
Czy na mocy umowy z influencerem automatycznie następuje przeniesienie praw autorskich?
Nadrzędna zasada: aby skutecznie przenieść prawa autorskie, należy zrobić to w formie pisemnej– tutaj potwierdzenie mailem absolutnie nie pomoże. Jeżeli chcesz korzystać z materiałów stworzonych przez twórcę w swoich innych kampaniach, reklamach, też może na swojej stronie internetowej, kluczowe jest podpisanie umowy (lub też zastosowanie odpowiedniego zapisu w umowie współpracy) dotyczących przeniesienia i nabycia przez Ciebie majątkowych praw autorskich min. na odpowiednich polach eksploatacji, zasięgu terytorialnym oraz zawarcia kwestii ewentualnego dodatkowego wynagrodzenia.
Czy influencer może stosować kryptoreklamę w stosunku do moich produktów?
Dzięki zwiększonej aktywności UOKiK i określonych rekomendacji wiemy, że kryptoreklama jest niedozwolona. Zachęcamy do zapoznania się z https://uokik.gov.pl/download.php?plik=26685
Czy trzeba oznaczać współpracę z influencerem?
Zgodnie z wytycznymi, każda treść zawierająca przekaz handlowy, za którą twórca otrzymał wynagrodzenie, powinna być oznaczona przez umieszczenie w niej nazwy marki. Prezes UOKiK nie kładzie nacisku na to, czy słowo “reklama” zostaje poprzedzone znakiem “#” lub umieszczone w nawiasie kwadratowym w social mediach, jednak istotne jest to jakich haseł użyje, czyli np. #materiałreklamowy, #reklama, ,,współpraca z marką X” – na firmie również spoczywa obowiązek, aby współpracujący z nią influencer oznaczał odpowiednio swoje materiały.
Czy influencer musi mieć działalność?
Nie musi mieć, jednak na pewno znacznie ułatwiłoby to współpracę. Często zdarzają się przypadki, w których to influencer nie zdaje sobie sprawy, że nawet jeśli nie prowadzi działalności gospodarczej, to istnieją przypadki, w których musi rozliczać się z otrzymanych np. prezentów – upominki o wartości do 200 zł brutto nie podlegają opodatkowaniu. W przypadku prezentów przekraczających tę kwotę, influencer, otrzymując je od reklamodawcy, powinien zadeklarować te przychody w PIT-8C i uwzględnić je w swoim rocznym rozliczeniu podatkowym. W sytuacjach, gdy podarunki są znacząco obniżane dzięki atrakcyjnym rabatom, istnieje możliwość wspólnego rozważenia tego rozwiązania przez obie strony współpracy.
Umowa z influencerem - zlecenie czy dzieło?
Przejdziemy od magicznego ,,to zależy” i przedstawię kilka punktów, które pomogą odnaleźć się w zrozumieniu różnic między nimi:
Umowa zlecenia:
Umowa zlecenia jest zawierana w celu wykonywania określonych czynności lub usług na rzecz zleceniodawcy.
W przypadku influencerów, umowa zlecenia może być stosowana, gdy influencer ma za zadanie promować lub reklamować produkt lub usługę firmy w sposób określony przez zleceniodawcę.
W ramach umowy zlecenia influencer wykazuje pewne działania i dostarcza konkretne usługi, na przykład tworzy i udostępnia posty na mediach społecznościowych.
Umowa o dzieło:
Umowa o dzieło jest zawierana w celu stworzenia określonego dzieła lub efektu końcowego.
W przypadku influencerów, umowa o dzieło może być stosowana, gdy influencer ma za zadanie stworzyć określone treści, takie jak zdjęcia, filmy, artykuły lub kampanie reklamowe na stronie internetowej lub mediach społecznościowych.
Influencer jest wynagradzany za efekt końcowy, czyli stworzone dzieło, niezależnie od ilości pracy włożonej w jego stworzenie.
Kluczowym elementem jest to, czy influencer ma większą swobodę i kreatywność w wykonywaniu swojej pracy, czy też działa zgodnie z ściśle określonymi wytycznymi i wymaganiami. To ma wpływ na to, czy umowa będzie traktowana jako umowa zlecenia czy umowa o dzieło.
Co robić, kiedy influencer nie dotrzymał warunków umowy?
Na początku warto skonsultować się z influencerem. Z naszej praktyki wynika, że warto spróbować porozmawiać z influencerem i wyjaśnić, dlaczego nie dotrzymuje warunków umowy. Być może jest to wynik nieporozumienia lub innych okoliczności, które utrudniają spełnienie zobowiązań.
Przypomnij o warunkach umowy. Jeśli influencer zapomina o swoich zobowiązaniach, warto wysłać przypomnienie o umowie, wskazując konkretne warunki i terminy, które nie zostały spełnione.
Przeprowadź dokładną weryfikację zawartej umowy, aby upewnić się, że influencer faktycznie nie dotrzymuje jej warunków. Może to obejmować sprawdzenie treści umowy, dat, zobowiązań i innych kluczowych elementów.
Jeśli influencer nie jest skłonny do współpracy lub nie poprawia swojego zachowania, można rozważyć rozwiązanie umowy. Warto zwrócić uwagę na zapisy dotyczące rozwiązywania umowy oraz ewentualne konsekwencje w razie jej naruszenia.
Jeśli influencer nie spełnia warunków umowy, ale jesteś zainteresowany uniknięciem kosztownego i czasochłonnego procesu sądowego, można spróbować rozwiązania pozasądowego, takie jak mediacje lub negocjacje z udziałem mediatora lub prawnika, który pomoże rozwiązać spór.
Jeśli inne metody nie przynoszą rezultatów, można rozważyć wniesienie sprawy do sądu w celu dochodzenia swoich praw. Warto jednak pamiętać, że proces sądowy może być kosztowny i czasochłonny.
Umowa starannego działania czy umowa rezultatu?
Różnica między umową starannego działania a umową rezultatu polega na tym, jakie zobowiązania są nakładane na stronę wykonawczą w umowie. Umowa starannego działania jest częściej stosowana przy współpracy z prawnikiem (często nazywana ,,umową świadczenia usług”):
W przypadku umowy starannego działania wykonawca jest zobowiązany do wykazania staranności, dbałości i profesjonalizmu w wykonywaniu określonych usług lub czynności.
Strona wykonawcza nie jest bezwzględnie zobowiązana do osiągnięcia konkretnego rezultatu lub efektu końcowego, ale dołoży wszelkich starań w celu świadczenia usług na najwyższym poziomie.
Wynagrodzenie zazwyczaj jest uzależnione od ilości pracy lub czasu poświęconego na świadczenie usług, a nie od efektu końcowego.
dlatego częściej w przypadku agencji marketingowych czy też kampanii reklamowych wybierana jest charakterystyczna ,,umowa rezultatu” (taka jak umowa o dzieło, czy też umowa współpracy):
W przypadku umowy rezultatu wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia określonego rezultatu lub efektu końcowego w umówionym terminie.
Strona wykonawcza ponosi pełną odpowiedzialność za osiągnięcie określonego celu, niezależnie od ilości pracy, jaką musi włożyć.
Wynagrodzenie często jest uzależnione od osiągnięcia konkretnego celu lub rezultatu.
Specjalizuję się w obsłudze prawnej przedsiębiorców, wsparciem branży kreatywnej, e-commerce oraz prawie nowoczesnych technologii.
W praktyce zawodowej cenię sobie kontakt z różnymi branżami, dlatego spełniam się jako Mentor Studencki Uniwersytetu Wrocławskiego, ekspert Forbes Woman w projekcie #nieczekam107lat oraz Ekspert Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w zakresie prawa gospodarczego, ochrony danych osobowych i compliance.
