Organizacja konferencji medycznej – o czym pamiętać od strony prawnej? (regulamin, umowy, punkty edukacyjne, sponsorzy)

Organizacja konferencji medycznej wymaga od organizatora decyzji prawnych na długo przed sprzedażą pierwszego biletu. Trzeba ustalić, kto formalnie jest organizatorem, czy uczestnicy dostaną punkty edukacyjne, kto może wejść do strefy wystawców, na jakich zasadach występują prelegenci i co dzieje się, gdy uczestnik rezygnuje. Od tych decyzji zależy treść regulaminu i wszystkich umów.

W tym wpisie zebrałam wymagania i pytania, które warto przemyśleć na starcie.

Najważniejsze informacje

• Lekarz ma obowiązek doskonalenia zawodowego i realizuje go przez punkty edukacyjne, a udział w konferencji naukowej daje co do zasady 1 punkt za 1 godzinę programu merytorycznego, na podstawie zaświadczenia wydanego przez organizatora (rozporządzenie Ministra Zdrowia z 21 lutego 2022 r., Dz.U. 2022 poz. 464).
• Podmiot, który chce wydawać lekarzom zaświadczenia z punktami edukacyjnymi, a nie jest uczelnią, instytutem badawczym ani jednostką uprawnioną do szkolenia specjalizacyjnego, potrzebuje wpisu do rejestru podmiotów prowadzących ustawiczny rozwój zawodowy, prowadzonego przez okręgową radę lekarską (art. 19 ust. 1 pkt 3 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty, dalej: u.z.l.). Dotyczy to także towarzystw naukowych, stowarzyszeń i fundacji; u przedsiębiorcy jest to dodatkowo działalność regulowana (art. 19a u.z.l.).
• Organizator kształcenia wpisany do rejestru przekazuje okręgowej radzie lekarskiej, najpóźniej 30 dni przed szkoleniem, m.in. program i regulamin kształcenia z zasadami naboru, prawami i obowiązkami uczestników oraz wysokością opłaty (art. 19c ust. 5 tej ustawy).
• Sponsorowanie konferencji dla osób uprawnionych do wystawiania recept jest w świetle prawa farmaceutycznego formą reklamy produktu leczniczego (art. 52 ust. 2 pkt 6 Prawa farmaceutycznego), a podobna zasada dotyczy wyrobów medycznych (art. 58 ust. 1 pkt 5 ustawy o wyrobach medycznych).
• Od 22 lipca 2026 r. informacje wymagane w reklamie leku kierowanej do osób uprawnionych do wystawiania recept mogą być udostępniane cyfrowo, np. przez kod QR na stoisku (zmiana § 12 rozporządzenia MZ w sprawie reklamy produktów leczniczych).
• Reklama leków na receptę nie może być kierowana do publicznej wiadomości (art. 57 ust. 1 Prawa farmaceutycznego), co ma znaczenie, gdy konferencja jest otwarta także dla osób spoza zawodów medycznych.
• Konsument, który kupił udział w konferencji przez internet, co do zasady ma 14 dni na odstąpienie od umowy, chyba że zachodzą wyjątki przewidziane w art. 38 ustawy o prawach konsumenta.
• Prelegent, który pokazuje przypadek kliniczny, nie może podać do publicznej wiadomości danych umożliwiających identyfikację pacjenta bez jego zgody (art. 40 ust. 4 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty).

Dla kogo są te wskazówki?

Te wskazówki są dla osób i firm, które:

• organizują konferencję, kongres, sympozjum albo zjazd dla lekarzy, lekarzy dentystów, pielęgniarek, fizjoterapeutów, farmaceutów lub innych zawodów medycznych,
• prowadzą towarzystwo naukowe, stowarzyszenie albo fundację i planują pierwsze wydarzenie z biletami i sponsorami,
• prowadzą agencję eventową lub firmę szkoleniową, która zapewnia obsługę konferencji i kongresów medycznych na zlecenie towarzystw naukowych albo firm farmaceutycznych,
• prowadzą klinikę lub sieć placówek i chcą zorganizować konferencję szkoleniową dla własnego zespołu i gości z zewnątrz.

Wskazówki dotyczą konferencji stacjonarnych, hybrydowych i online. Jeśli organizujesz małe szkolenie online dla pacjentów, część zasad z tego wpisu Cię nie dotyczy, bo dotyczą one wydarzeń medycznych dla osób wykonujących zawody medyczne.

Kto formalnie jest organizatorem konferencji?

To pierwsze pytanie, od którego zależy cała reszta. Na konferencji medycznej często działa kilka podmiotów naraz: towarzystwo naukowe odpowiada za program, agendę i komitet naukowy, agencja eventowa zajmuje się logistyką, zapleczem technicznym, sprzedażą i obsługą uczestników, a firma farmaceutyczna lub producent sprzętu jest sponsorem.

Może pomyślisz sobie: przecież wszyscy wiedzą, kto co robi, więc nie trzeba tego opisywać. Rozumiem, że tak możesz pomyśleć, zwłaszcza gdy współpracujecie od lat, ale przepisy wymagają, aby każdy z tych obszarów był uporządkowany, szczególnie w kontekście danych osobowych i odpowiedzialności za zamówioną “usługę – udział w wydarzeniu”.

Przed przygotowaniem dokumentów ustal więc:

• kto sprzedaje bilety i przyjmuje płatności (towarzystwo, agencja czy spółka celowa),
• kto jest administratorem danych uczestników, a kto przetwarza je na jego zlecenie (np. agencja, platforma do rejestracji, firma obsługująca transmisję); w zależności od tego, konieczne jest zawarcie odpowiednich umów powierzenia lub udostępnienia,
• kto odpowiada za program naukowy i wybór prelegentów,
• kto zawiera umowy ze sponsorami i wystawcami,
• kto wystawia zaświadczenia o udziale i ewentualnie przekazuje informacje do okręgowej rady lekarskiej.

Dla kogo jest konferencja – tylko dla profesjonalistów czy otwarta?

Odpowiedź na to pytanie wpływa na trzy obszary jednocześnie: reklamę leków i wyrobów medycznych, prawa konsumenta i treść regulaminu.

Konferencja zamknięta, dostępna wyłącznie dla lekarzy, farmaceutów i innych osób uprawnionych do wystawiania recept lub prowadzących obrót lekami, pozwala sponsorom prowadzić reklamę kierowaną do fachowców. W zależności od grupy, inaczej wyglądają też obowiązki np. lekarza prelegenta w kontekście przekazywanej wiedzy.

Konferencja otwarta, na którą może wejść student, pacjent, dietetyk czy przedstawiciel mediów, wymaga ostrożności, bo reklama leków wydawanych na receptę nie może być kierowana do publicznej wiadomości (art. 57 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne). Dla Ciebie istotne jest to, że wtedy w regulaminie potrzebujesz zasad weryfikacji uprawnień uczestników i zasad dostępu do strefy wystawców.

Drugi obszar to status uczestnika. Lekarz, który kupuje bilet jako osoba prywatna, jest konsumentem. Lekarz, który kupuje bilet na fakturę swojej praktyki, jest przedsiębiorcą. Ochronę przewidzianą dla przedsiębiorcy na prawach konsumenta (art. 7aa ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta) ma wtedy, gdy umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego. Charakter takiego zakupu trzeba ocenić w każdym przypadku osobno, bo od tej oceny zależy, czy lekarz korzysta z szerszej ochrony, czy nie, a regulamin powinien obsłużyć oba warianty. Szpital czy klinika kupująca bilety dla zespołu to umowa między przedsiębiorcami. Regulamin powinien obsłużyć wszystkie te sytuacje, z osobnymi zasadami tam, gdzie przepisy konsumenckie dają uczestnikowi więcej praw.

Czy uczestnicy dostaną punkty edukacyjne?

To pytanie zadają uczestnicy najczęściej, a dla organizatora ma ono konsekwencje prawne. Już wyjaśniam, jak to wygląda w przypadku lekarzy i lekarzy dentystów.

Lekarz ma prawo i obowiązek doskonalenia zawodowego, a obowiązek ten realizuje przez uzyskanie odpowiedniej liczby punktów edukacyjnych w okresach rozliczeniowych (art. 18 ustawy z 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty). Okres rozliczeniowy trwa 48 miesięcy, a lekarz musi w nim zebrać 200 punktów edukacyjnych (§ 4 rozporządzenia). Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 21 lutego 2022 r. w sprawie sposobu dopełnienia obowiązku doskonalenia zawodowego lekarzy i lekarzy dentystów wymienia wśród form doskonalenia udział w krajowym lub zagranicznym kongresie, zjeździe, konferencji lub sympozjum naukowym. Za taki udział przysługuje 1 punkt za 1 godzinę programu merytorycznego, a dokumentem jest zaświadczenie lub dyplom wydane przez organizatora. Inna liczba punktów przysługuje za przeprowadzenie np. wykładu.

Prelegent otrzymuje 15 punktów za wykład lub doniesienie, ale weryfikacja odbywa się na podstawie programu, nie zaświadczenia. Oznacza to, że imię i nazwisko prelegenta oraz tytuł wystąpienia muszą znaleźć się w oficjalnym programie, który następnie trafia do okręgowej rady lekarskiej. Za kilkukrotne wygłoszenie wykładu o tej samej treści punkty przysługują tylko raz (§ 6 pkt 3 rozporządzenia).

Dla Ciebie oznacza to, że już na etapie programu musisz wiedzieć, ile godzin ma część merytoryczna, bo przerwy kawowe, lunch i sesje sponsorskie o charakterze promocyjnym zwykle nie są programem merytorycznym. Wzór zaświadczenia (często nazywanego przez organizatorów certyfikatem) też warto przygotować wcześniej, a nie dzień przed wydarzeniem.

Osobna kwestia to wpis do rejestru. Ustawiczny rozwój zawodowy lekarzy mogą prowadzić podmioty uprawnione do szkolenia specjalizacyjnego, uczelnie, instytuty badawcze oraz „organizatorzy kształcenia”, czyli inne podmioty wpisane do rejestru prowadzonego przez okręgową radę lekarską (art. 19 ust. 1 u.z.l.). Kształcenie w tym zakresie prowadzone przez przedsiębiorcę jest działalnością regulowaną (art. 19a u.z.l.). Organizator wpisany do rejestru ma konkretne obowiązki: najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem szkolenia przekazuje okręgowej radzie lekarskiej m.in. szczegółowy program, termin, miejsce, kwalifikacje wykładowców i kierownika naukowego, wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie oraz regulamin kształcenia (art. 19c ust. 5 u.z.l.). Jeśli konferencja odbywa się na terenie innej izby niż siedziba organizatora, tę samą informację przekazuje się także okręgowej radzie lekarskiej właściwej dla miejsca wydarzenia (art. 19c ust. 1a), a każdą zmianę zgłoszonych danych – w terminie 14 dni (art. 19c ust. 4). Tryb wpisu, potwierdzanie warunków z art. 19 ust. 2 i opłatę reguluje rozporządzenie Ministra Zdrowia z 19 kwietnia 2024 r. w sprawie rejestru podmiotów prowadzących ustawiczny rozwój zawodowy lekarzy i lekarzy dentystów (Dz.U. 2024 poz. 637).

W regulaminie dla uczestników opisz więc uczciwie, kto wystawia zaświadczenie i na jakiej podstawie. Obietnica „X punktów edukacyjnych” w materiałach promocyjnych konferencji, której organizator nie ma wpisu albo nie zgłosił tej formy kształcenia, wprowadza uczestników w błąd i może być podstawą reklamacji oraz zarzutu nieuczciwej praktyki rynkowej.

Pielęgniarki i położne mają własne zasady kształcenia podyplomowego i odrębny rejestr organizatorów kształcenia (art. 76-77 ustawy z 15 lipca 2011 r. o zawodach pielęgniarki i położnej). Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady Naczelnej Rady Pielęgniarek i Położnych: 100 punktów edukacyjnych w 5-letnim okresie rozliczeniowym. Jeśli konferencja jest skierowana do kilku zawodów, wymagania trzeba sprawdzić dla każdej grupy osobno.

Co może się zmienić?

W toku są prace nad nowelizacją ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty (projekt UD384 z czerwca 2026 r.). Projekt przewiduje, że niedopełnienie obowiązku doskonalenia zawodowego będzie skutkować zawieszeniem prawa wykonywania zawodu. Samorząd lekarski krytykuje to rozwiązanie, ale jeśli wejdzie w życie, lekarze będą dużo uważniej sprawdzać, czy punkty z konferencji da się rozliczyć. Zaktualizuję ten wpis po zakończeniu prac.

Jakie dokumenty przygotować przed konferencją medyczną?

Typowa konferencja medyczna wymaga kilku dokumentów, z których każdy reguluje inną relację. Poniżej zebrałam je w jednym miejscu.

Dokument	Kogo dotyczy	Co reguluje
Regulamin organizatora (regulamin uczestnictwa)	uczestnicy	zgłoszenia, płatności, rezygnacja, zmiany programu, zasady na miejscu, nagrania, reklamacje
Regulamin kształcenia	uczestnicy, okręgowa rada lekarska	tryb kształcenia, nabór, prawa i obowiązki uczestników, weryfikacja wyników, wysokość opłaty (art. 19c ust. 5 pkt 4 u.z.l.); razem z regulaminem do ORL trafia wzór zaświadczenia (pkt 7) i dane o kwalifikacjach wykładowców (pkt 5) – gdy organizator jest wpisany do rejestru
Polityka prywatności i klauzule informacyjne	uczestnicy, prelegenci, wystawcy	dane osobowe, numer prawa wykonywania zawodu, zdjęcia, transmisja, przekazanie danych sponsorom
Umowa z prelegentem	prelegenci	wynagrodzenie, licencja na prezentację i nagranie, wizerunek, konflikt interesów, odwołanie wystąpienia
Umowa sponsorska i umowa z wystawcą	sponsorzy, wystawcy	świadczenia sponsora, zasady reklamy, dostęp do uczestników, odpowiedzialność za materiały
Umowa z obiektem i hotelem	organizator, obiekt	sale, noclegi, catering, warunki anulacji, siła wyższa
Umowy z podwykonawcami i umowy powierzenia	agencja, platforma, firma techniczna	zakres usług, przetwarzanie danych na zlecenie (art. 28 RODO)

Nie każda konferencja potrzebuje wszystkich tych dokumentów. Mała konferencja bez sponsorów i bez punktów edukacyjnych obejdzie się bez części z nich, a duży kongres z wystawą i transmisją online będzie potrzebował kompletu.

Co powinien regulować regulamin organizatora konferencji?

Regulamin organizatora to dokument, który uczestnik akceptuje przy zgłoszeniu. Jest wzorcem umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego, co oznacza, że wiąże uczestnika, jeśli został mu udostępniony przed zawarciem umowy, a wobec konsumentów jego postanowienia podlegają kontroli pod kątem klauzul niedozwolonych (art. 385¹ i 385³ k.c.).

W regulaminie konferencji medycznej zwykle znajdują się:

• dane organizatora i podział ról, jeśli organizatorów jest kilku,
• zasady zgłoszeń, w tym wymagane kwalifikacje uczestników i sposób ich weryfikacji,
• ceny, terminy płatności, faktury i zasady dla grup zgłaszanych przez pracodawcę,
• rezygnacja, odstąpienie od umowy i zwroty, osobno dla konsumentów i przedsiębiorców,
• zmiany programu, zmiana prelegenta, przeniesienie wydarzenia do formy online i odwołanie konferencji,
• zasady potwierdzania obecności i wydawania zaświadczeń o punktach edukacyjnych,
• zasady nagrywania, fotografowania i transmisji, w tym zakaz nagrywania wykładów przez uczestników,
• zasady korzystania ze strefy wystawców i materiałów sponsorów,
• reklamacje i odpowiedzialność organizatora.

Najwięcej sporów dotyczy rezygnacji. Uczestnik, który kupił bilet przez internet i jest konsumentem, może odstąpić od umowy w terminie 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Wyjątek z art. 38 ust. 1 pkt 12 obejmuje wydarzenia rozrywkowe, sportowe i kulturalne z oznaczonym terminem; konferencja naukowa lub szkoleniowa najpewniej się w nim nie mieści, więc nie warto na nim opierać regulaminu. Prawo odstąpienia wygasa natomiast, gdy usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą konsumenta poinformowanego o utracie tego prawa (art. 38 ust. 1 pkt 1) – co ma znaczenie przy biletach kupowanych na kilka dni przed wydarzeniem. Dla przedsiębiorców zasady rezygnacji i potrąceń ustala regulamin.

Co ustalić z prelegentami?

Prelegent to nie tylko funkcja. Z osobą prelegenta wiąże się wiele aspektów ważnych dla zrealizowania na rzecz uczestników obiecanej usługi przez organizatora. Prelegent przygotowuje prezentację, która co do zasady jest utworem, występuje z własnym wizerunkiem, często pokazuje przypadki pacjentów i bywa związany z firmami, które sponsorują wydarzenie. Każdy z tych elementów warto uregulować w umowie.

Może zapytasz: przecież prelegenci występują u nas od lat bez umowy i nikt nie miał problemu. Rozumiem to, ale brak umowy oznacza, że nie możesz bez ryzyka udostępnić nagrania uczestnikom online, sprzedać pakietu nagrań po konferencji ani skutecznie zareagować, gdy prelegent wycofa się tydzień przed wydarzeniem.

W umowie z prelegentem zwykle ustala się:

• temat, czas wystąpienia i termin przekazania prezentacji (organizator kształcenia przekazuje dane o kwalifikacjach wykładowców do ORL na 30 dni przed szkoleniem, art. 19c ust. 5 pkt 5 u.z.l., a nazwisko prelegenta w programie jest podstawą jego 15 punktów edukacyjnych),
• wynagrodzenie albo zasady wystąpienia bez wynagrodzenia, zwrot kosztów podróży i noclegu,
• licencję na udostępnienie prezentacji uczestnikom, nagranie i transmisję, z określeniem pól eksploatacji i czasu,
• zgodę na rozpowszechnianie wizerunku prelegenta w materiałach promocyjnych i nagraniach (art. 81 ust. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych),
• oświadczenie, że prezentacja nie narusza praw osób trzecich (zdjęcia, wykresy, fragmenty publikacji),
• oświadczenie regulujące kwestie wykorzystania lub opisywania przypadków klinicznych,
• deklarację konfliktu interesów,
• zasady zastępstwa i odwołania wystąpienia.

Przy przypadkach klinicznych obowiązuje tajemnica lekarska. Lekarz nie może podać do publicznej wiadomości danych umożliwiających identyfikację pacjenta bez jego zgody (art. 40 ust. 4 u.z.l.), a konferencja z transmisją lub nagraniem w internecie to sytuacja, w której ten przepis ma realne znaczenie. Dla Ciebie jako organizatora istotne jest to, że to prelegent odpowiada za treść prezentacji, ale skutki wizerunkowe i ewentualne roszczenia mogą dotknąć także organizatora, który nagranie rozpowszechnia. Zasady licencji i przeniesienia praw warto więc jednoznacznie opisywać w umowie, podobnie jak odpowiedzialność za udostępniane materiały. Umowie z prelegentem na konferencji medycznej poświęcę osobny wpis tej serii.

Sponsorzy i wystawcy – co mówią przepisy o reklamie leków i wyrobów medycznych?

Sponsorzy często finansują dużą część konferencji, więc organizator jest zainteresowany, żeby współpraca przebiegała bez zakłóceń. Przepisy traktują jednak sponsoring konferencji medycznych bardzo konkretnie.

Reklamą produktu leczniczego jest m.in. sponsorowanie konferencji, zjazdów i kongresów naukowych dla osób upoważnionych do wystawiania recept lub osób prowadzących obrót produktami leczniczymi (art. 52 ust. 2 pkt 6 Prawa farmaceutycznego). Reklamę leku może prowadzić wyłącznie podmiot odpowiedzialny lub inny podmiot na jego zlecenie (art. 60 ust. 1), a reklama kierowana do fachowców musi zawierać informacje zgodne z Charakterystyką Produktu Leczniczego (art. 54 ust. 1). W praktyce oznacza to, że za treść reklamy na stoisku odpowiada co do zasady sponsor, a organizator powinien zadbać, żeby warunki konferencji pozwalały sponsorowi te przepisy spełnić.

Od 22 lipca 2026 r. informacje wymagane w reklamie kierowanej do fachowców (nazwa, skład, wskazania, przeciwwskazania, kategoria dostępności, cena urzędowa itd.) mogą być udostępniane w formie cyfrowej, np. przez kod QR. Dla organizatora to ułatwienie logistyczne, ale warto wpisać do umowy sponsorskiej, że sponsor zapewnia zgodność formy i treści materiałów z rozporządzeniem w sprawie reklamy produktów leczniczych.

Dla organizatora ważny jest też art. 58 Prawa farmaceutycznego. Zakazuje on kierowania do osób uprawnionych do wystawiania recept reklamy polegającej na wręczaniu korzyści materialnych, prezentów, nagród i wycieczek oraz finansowaniu spotkań promocyjnych, podczas których przejawy gościnności wykraczają poza główny cel spotkania. Wyjątek dotyczy przedmiotów o wartości do 100 zł, związanych z praktyką medyczną i opatrzonych znakiem firmy lub produktu (art. 58 ust. 3). Dla Ciebie istotne jest to, że rozbudowany program rozrywkowy finansowany przez sponsora, losowanie cennych nagród na stoisku (które może być loterią promocyjną wymagającą zezwolenia dyrektora izby administracji skarbowej na podstawie ustawy o grach hazardowych) czy kolacja, która jest celem samym w sobie, to ryzyko dla sponsora i dla uczestników, a pośrednio także dla wizerunku konferencji.

Podobne zasady dotyczą wyrobów medycznych. Przepisy o reklamie wyrobów stosuje się do sponsorowania targów, wystaw, pokazów, konferencji, zjazdów i kongresów naukowych oraz do prezentowania wyrobów w czasie tych wydarzeń (art. 58 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy z 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych). Ta sama ustawa daje osobom upoważnionym przez Prezesa Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych prawo bezpłatnego wstępu na takie wydarzenia (art. 58 ust. 5). Mało który regulamin to uwzględnia, a zapis o kontroli dostępu nie powinien takiego wstępu blokować.

Do tego dochodzą kodeksy branżowe, takie jak Kodeks Dobrych Praktyk INFARMA czy kodeksy etyki POLMED i MedTech Polska. Nie są przepisami prawa, ale sponsorzy, którzy je przyjęli, zwykle wymagają od organizatora ich przestrzegania, na przykład w zakresie wyboru miejsca, gościnności oraz publikowania świadczeń na rzecz lekarzy (Kodeks Przejrzystości INFARMA).

Przepisy zakazują reklamy leków na receptę do publicznej wiadomości, ale nie określają, jak organizator konferencji otwartej ma rozdzielić uczestników uprawnionych do wystawiania recept od pozostałych.

Przy konferencjach otwartych rekomenduję trzy rozwiązania: weryfikację numeru prawa wykonywania zawodu przy rejestracji, oddzielną strefę wystawców z kontrolą dostępu (np. inny kolor identyfikatora) oraz zapis w umowie sponsorskiej, że sponsor odpowiada za zgodność swoich materiałów z przepisami i nie kieruje reklamy leków na receptę do osób bez uprawnień. Bez takich zasad organizator nie ma kontroli nad tym, kto ogląda materiały na stoiskach i może naruszyć wymagania w tym zakresie.

Co się zmienia w Prawie farmaceutycznym?

W parlamencie jest nowelizacja Prawa farmaceutycznego dotycząca reklamy aptek (art. 94a). Sejm uchwalił ją 18 września 2026 r., Senat wniósł poprawki 13 października 2026 r., a 22 października 2026 r. Sejm je przyjął i ustawa trafiła do podpisu Prezydenta. Nie zmienia ona przepisów o sponsoringu konferencji i reklamie leków na receptę, ale podnosi kary za reklamę niezgodną z przepisami. Zaktualizuję ten wpis po publikacji ustawy.

Umowie sponsorskiej i umowie z wystawcą poświęcę osobny wpis tej serii.

RODO, wizerunek i nagrania – na co uważać?

Organizator konferencji przetwarza dużo danych osobowych: imiona, nazwiska, dane kontaktowe, miejsce pracy, specjalizację, numer prawa wykonywania zawodu i dane do faktury. Część danych ma szczególny charakter.

Typowy przykład to formularz zgłoszeniowy z polem „dieta i alergie”. Informacja o celiakii, alergii pokarmowej albo potrzebach wynikających z niepełnosprawności to dane dotyczące zdrowia, które RODO zalicza do szczególnych kategorii danych (art. 9 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679, RODO). Do ich przetwarzania organizator potrzebuje co do zasady wyraźnej zgody uczestnika (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), a pole w formularzu powinno być dobrowolne.

Na co jeszcze zwrócić uwagę:

• przekazanie listy uczestników sponsorom wymaga odrębnej podstawy prawnej, zwykle zgody, i nie może być warunkiem udziału w konferencji,
• organizator kształcenia przekazuje okręgowej radzie lekarskiej informacje o udziale lekarza w kształceniu (art. 19 ust. 4 u.z.l.), co oznacza, że numer prawa wykonywania zawodu jest mu wtedy potrzebny,
• agencja, platforma rejestracyjna i firma obsługująca transmisję zwykle przetwarzają dane na zlecenie organizatora, co oznacza, że potrzebna jest umowa powierzenia (art. 28 RODO),
• sprzedaż nagrań po konferencji to sprzedaż treści cyfrowych, z własnymi zasadami odstąpienia od umowy (art. 38 ust. 1 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta).

Jak bardzo wrażliwe są dane w branży medycznej, pokazują ostatnie incydenty u dostawców oprogramowania dla gabinetów, które opisałam we wpisie o wycieku danych z MyDr. Sama polityka prywatności na stronie konferencji nie wystarczy, jeśli za nią nie stoją umowy z podwykonawcami i przemyślany zakres zbieranych danych.

O czym pamiętać przy umowie z obiektem, hotelem i podwykonawcami?

Umowa z hotelem lub centrum konferencyjnym to zwykle największy koszt konferencji i jednocześnie dokument, którego organizatorzy najczęściej nie analizują przed podpisaniem. Hotel przygotowuje własny wzór, a w nim warunki, które mogą przenosić na organizatora całe ryzyko.

Typowa sytuacja wygląda tak: organizator rezerwuje pulę 150 pokoi dla uczestników, a umowa przewiduje, że niewykorzystane pokoje trzeba zwolnić najpóźniej 60 dni przed wydarzeniem. Rejestracja uczestników rusza jednak na dobre dopiero na miesiąc przed konferencją, co oznacza, że organizator płaci za pokoje, których nikt nie zajął.

Przed podpisaniem umowy z obiektem sprawdź:

• terminy i koszty zwolnienia puli pokoi oraz zmniejszenia liczby uczestników,
• warunki anulacji i definicję siły wyższej, także na wypadek przeniesienia wydarzenia do formy online,
• odpowiedzialność za sprzęt techniczny i za szkody wyrządzone przez wystawców,
• zasady cateringu, w tym informację o alergenach,
• dostępność sal dla osób z niepełnosprawnościami.

Z każdym podwykonawcą, czyli agencją, firmą techniczną, platformą do rejestracji i tłumaczami, warto zawrzeć umowę, która określa zakres prac, terminy, odpowiedzialność i przetwarzanie danych. W praktyce sprawdza się też ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej organizatora, dopasowane do skali wydarzenia.

Jak mogę pomóc ułożyć organizację konferencji od strony prawnej?

Konferencja medyczna łączy kilka obszarów prawa naraz: przepisy o zawodach medycznych i kształceniu, prawo farmaceutyczne, prawa konsumenta, RODO i prawo autorskie. Błąd w jednym z nich zwykle wychodzi dopiero wtedy, gdy uczestnik żąda zwrotu, sponsor kwestionuje zapisy albo okręgowa rada lekarska pyta o zaświadczenia.

Współpracę zaczynamy od rozmowy o Twojej konferencji: kto jest organizatorem, do kogo jest skierowana, czy przewidujesz punkty edukacyjne, sponsorów i transmisję online.

Na tej podstawie wskazujemy, których dokumentów potrzebujesz, analizujemy dokumenty, które już masz, i przygotowujemy brakujące, dopasowane do siebie nawzajem. Jeśli chcesz najpierw omówić jedną konkretną wątpliwość, możesz umówić konsultację.

Jeśli jednak potrzebujesz szerszego wsparcia, napisz do mnie.

FAQ – najczęstsze pytania o organizację konferencji medycznej

Czy do zorganizowania konferencji medycznej potrzebne jest zezwolenie?

Sama organizacja konferencji nie wymaga zezwolenia. Jeśli jednak uczestnicy mają otrzymać punkty edukacyjne, organizator (także towarzystwo naukowe czy fundacja) potrzebuje wpisu do rejestru prowadzonego przez okręgową radę lekarską (art. 19 ust. 1 pkt 3 u.z.l.) i musi zgłosić konferencję najpóźniej 30 dni przed jej rozpoczęciem (art. 19c ust. 5 u.z.l.).

Ile punktów edukacyjnych daje udział w konferencji medycznej?

Według rozporządzenia Ministra Zdrowia z 21 lutego 2022 r. lekarz otrzymuje 1 punkt za 1 godzinę programu merytorycznego konferencji, kongresu, zjazdu lub sympozjum naukowego. Prelegent otrzymuje 15 punktów za wykład lub doniesienie. Uczestnik dokumentuje udział zaświadczeniem lub dyplomem od organizatora; prelegent – programem konferencji, w którym figuruje jego wystąpienie.

Czy uczestnik może zrezygnować z udziału i odzyskać pieniądze?

Konsument co do zasady tak – ma 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej przez internet (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Wyjątek dla wydarzeń rozrywkowych, sportowych i kulturalnych (art. 38 ust. 1 pkt 12) nie obejmuje wprost konferencji naukowych. Prawo odstąpienia wygasa, gdy usługa została w pełni wykonana za zgodą konsumenta. Zasady dla przedsiębiorców ustala regulamin.

Czy na konferencji medycznej mogą być stoiska firm farmaceutycznych?

Tak, ale sponsorowanie konferencji dla osób uprawnionych do wystawiania recept jest formą reklamy leków (art. 52 ust. 2 pkt 6 Prawa farmaceutycznego) i podlega jej zasadom. Reklama leków na receptę nie może być kierowana do publicznej wiadomości (art. 57 ust. 1), więc przy konferencji otwartej organizator powinien kontrolować dostęp do strefy wystawców.

Czy mogę nagrywać wykłady i udostępniać je uczestnikom?

Tak, jeśli prelegent udzielił licencji na nagranie i jego rozpowszechnianie oraz zgodził się na rozpowszechnianie swojego wizerunku. Bez umowy z prelegentem organizator co do zasady nie może swobodnie korzystać z jego prezentacji poza samym wydarzeniem.

Czy formularz zgłoszeniowy może pytać o dietę i alergie?

Może, ale informacje o alergiach i chorobach to dane dotyczące zdrowia (art. 9 ust. 1 RODO). Do ich zbierania organizator potrzebuje co do zasady wyraźnej zgody uczestnika, a pole powinno być dobrowolne.

Kto odpowiada za treść materiałów reklamowych sponsora?

Co do zasady sponsor, bo reklamę leku może prowadzić wyłącznie podmiot odpowiedzialny lub podmiot działający na jego zlecenie (art. 60 ust. 1 Prawa farmaceutycznego). Organizator powinien jednak opisać w umowie sponsorskiej podział odpowiedzialności i zasady dostępu do uczestników.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny. Jeśli potrzebujesz wsparcia w swojej sprawie, skontaktuj się z nami.

Stan prawny na: 23.10.2026