Prowadzisz biuro rachunkowe? Sprawdź, jakich dokumentów potrzebujesz. Wzory dokumentów dla biura rachunkowego – księgowego
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, potrzebujesz trzech rodzajów dokumentów, niezależnie od wielkości biura: umowy o świadczenie usług dopasowanej do formy księgowości klienta, dokumentacji RODO i procedury AML – bo biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Przygotowałam gotowe wzory tych dokumentów do samodzielnego wdrożenia, dopasowane właśnie do specyfiki biura rachunkowego.
Najważniejsze informacje
- Biuro rachunkowe to instytucja obowiązana na gruncie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy – dotyczy to również jednoosobowych biur prowadzących tylko KPiR.
- Umowa z klientem powinna być dopasowana do formy księgowości, którą dla niego prowadzisz – inne ryzyka wiążą się z ryczałtem, inne z KPiR, a inne z pełnymi księgami rachunkowymi.
- Dokumentacja RODO dotyczy Cię podwójnie: jako podmiotu przetwarzającego dane klientów Twoich klientów oraz jako administratora danych własnych pracowników i kontrahentów.
- Wzory są gotowe do samodzielnego wdrożenia – to nie jest stała obsługa prawna, tylko komplet dokumentów, który sam wdrażasz w swoim biurze.
Dla kogo są te wskazówki?
Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli prowadzisz biuro rachunkowe lub podatkowe – niezależnie od tego, czy obsługujesz kilku klientów na ryczałcie, czy prowadzisz pełne księgi dla spółek. Dotyczy zarówno jednoosobowych biur, jak i większych zespołów.
Dlaczego biuro rachunkowe potrzebuje akurat tych trzech rodzajów dokumentów?
Umowa o świadczenie usług księgowych. To dokument, który w praktyce najczęściej jest kopiowany z internetu i nie odpowiada temu, jak faktycznie wygląda współpraca z klientem. Zakres odpowiedzialności, terminy przekazywania dokumentów, zasady rozliczeń różnią się w zależności od tego, czy prowadzisz dla klienta ryczałt, podatkową księgę przychodów i rozchodów, czy pełne księgi rachunkowe – stąd trzy osobne warianty umowy, nie jeden uniwersalny wzór. Dodatkowo, jeśli do zawarcia umowy dochodzi drogą onlajn (np. skan), w takim przypadku mogą obowiązywać Cię przepisy, zgodnie z którymi brak odpowiednich informacji skutkuje tym, że Twój klient będzie mógł odstąpić od umowy i żądać 100% wynagrodzenia w ciągu 12 miesięcy i 14 dni od dnia zawarcia umowy. Dotyczy to także sytuacji, w której wykonywałeś usługi należycie przez 12 miesięcy.
Dokumentacja RODO. Biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe w dwóch rolach naraz: jako podmiot przetwarzający dane klientów Twoich klientów (na podstawie umowy powierzenia zawieranej z każdym klientem, zgodnie z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO) oraz jako administrator danych własnych pracowników i kontrahentów. To dwie różne odpowiedzialności, które łatwo pomylić lub pominąć jedną z nich – a brak gotowej dokumentacji widać najszybciej dopiero przy kontroli UODO w firmie.
Procedura AML. Zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, biura rachunkowe są instytucją obowiązaną – dotyczy to również najmniejszych biur, prowadzących wyłącznie księgi przychodów i rozchodów. Szerzej o tym obowiązku i jego konsekwencjach piszę w tekście AML dla biura rachunkowego – nowe obowiązki – tutaj skupiam się na tym, jak wygląda gotowa dokumentacja, nie na samym obowiązku.
Z praktyki widzę, że biura rachunkowe najczęściej odkładają dokumentację AML na później, bo traktują ją jako coś dodatkowego, obok właściwej pracy księgowej. Niestety jest to kluczowa dokumentacja, która podobnie jak umowa, powinna być wykorzystywana w każdej relacji biuro – klient.
Co dokładnie dostajesz w każdym pakiecie?
Umowa o świadczenie usług księgowych – 799 zł brutto za wariant (ryczałt, KPiR albo pełne księgi rachunkowe) lub 1597 zł brutto za wszystkie 3 warianty razem. Każdy wariant to komplet: umowa na świadczenie usług, regulamin, umowa powierzenia RODO i klauzula informacyjna RODO, dopasowane do konkretnej formy księgowości.
Dokumentacja AML – 897 zł brutto. Komplet wzorów procedury AML dopasowanej do specyfiki biura rachunkowego jako instytucji obowiązanej.
Dokumentacja RODO – 997 zł brutto. Komplet wzorów potrzebnych do prowadzenia dokumentacji RODO w biurze rachunkowym – obejmuje zarówno rolę podmiotu przetwarzającego, jak i administratora danych własnych.
Czym to się różni od stałej obsługi prawnej?
To gotowe wzory dokumentów do samodzielnego wdrożenia, nie stała obsługa prawna ani bieżące doradztwo. Dostajesz komplet dokumentów przygotowanych pod specyfikę biura rachunkowego i wdrażasz je samodzielnie w swojej działalności. Jeśli wolisz, żeby ktoś przeszedł z Tobą przez wdrożenie krok po kroku, albo potrzebujesz czegoś bardziej dopasowanego do nietypowej sytuacji, napisz – ustalimy, czy sam pakiet wystarczy, czy potrzebujesz czegoś więcej.
Jak wygląda zamówienie?
Wzorów nie kupujesz przez sklep – zamawiasz je, pisząc bezpośrednio. Pełny opis pakietów, ich zawartości i aktualne ceny znajdziesz na stronie Dokumenty dla biura rachunkowego. Wystarczy, że napiszesz, który pakiet (lub które pakiety) Cię interesują, a odezwę się z dalszymi krokami.
Chciałbyś zamówić wzór dokumentów?
Napisz, co Cię interesuje – wzór umowy, pakiet RODO czy AML – a odezwę się z dalszymi krokami zamówienia.
Najczęściej zadawane pytania
Czy małe, jednoosobowe biuro rachunkowe też musi mieć procedurę AML?
Tak. Obowiązek dotyczy wszystkich biur rachunkowych jako instytucji obowiązanych, niezależnie od wielkości – również tych prowadzących wyłącznie podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Czy jeden wariant umowy wystarczy, jeśli obsługuję klientów na różnych formach księgowości?
Nie – każdy wariant umowy jest dopasowany do konkretnej formy księgowości (ryczałt, KPiR, pełne księgi). Jeśli obsługujesz klientów na więcej niż jednej formie, potrzebujesz odpowiednich wariantów albo całego pakietu 3 w 1.
Czy dokumentacja RODO obejmuje też umowę powierzenia z moimi klientami?
Tak – to jeden z elementów pakietu RODO, bo biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe klientów swoich klientów jako podmiot przetwarzający.
Czy po zakupie muszę coś jeszcze samodzielnie dostosować?
Wzory są przygotowane pod specyfikę biura rachunkowego, ale każda dokumentacja wymaga uzupełnienia o dane konkretnej działalności – to standardowy element wdrożenia gotowych wzorów.
Czy mogę zamówić tylko jeden z trzech pakietów, np. samo AML?
Tak, każdy pakiet (umowa, RODO, AML) możesz zamówić osobno, w zależności od tego, czego akurat potrzebujesz.
O autorze
Kinga Konopelko – radca prawny specjalizująca się w prawie dla firm, w tym w dokumentacji RODO. Na co dzień pomaga firmom uporządkować dokumentację tak, żeby odpowiadała temu, jak faktycznie działają.
Informacja prawna
Ten artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny. Jeśli potrzebujesz wsparcia w swojej sprawie, skontaktuj się z nami.
Stan prawny na: 2026-09-22