W dzisiejszych czasach dla nikogo nie jest dziwne, że rozkręcanie swojego biznesu rozpoczyna się od social mediów. Założenie fanpage`a i dotarcie do szerokiego grona odbiorców, pozwala zbudować solidne podstawy dla rozwoju firmy i pójść o krok dalej, a więc założyć swoją stronę internetową. Czy jednak pamiętamy o tym, że social media czy Internet to nie nasze prywatne podwórko i należy spełnić określone obowiązki prawne? W tym artykule przedstawię Ci najważniejsze kroki, które musisz podjąć, aby Twoje miejsce w sieci było w pełni legalne.

Obowiązki prawne w social mediach

RODO, to niestety temat, który nie kojarzy nam się z biznesem online. A już na pewno nie z social mediami. A w końcu jako założyciel profili w social mediach, pełnisz w nich rolę administratora danych osobowych. I to właśnie na Tobie jako administratorze, spoczywają obowiązki związane nie tylko w prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, ale także z właściwym poinformowaniem użytkowników o tym, co się dzieje z ich danymi po odwiedzeniu Twojego profilu.

W związku z tym, jednym z Twoich obowiązków będzie umieszczenie na swoim profilu klauzuli informacyjnej lub linku do posiadanej polityki prywatności dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Klauzula ta powinna zawierać m.in. informacje o administratorze oraz prawach, jakie ma użytkownik odwiedzający Twój profil. Powinna także zostać umieszczona w widocznym dla użytkownika miejscu, np. w przypiętym poście czy wyróżnionej relacji.

Obowiązki prawne na stronie internetowej

Idąc dalej – jeżeli na jakimś etapie rozwoju swojej firmy, decydujesz się na założenie strony internetowej, to tam również czekają na Ciebie obowiązki związane z RODO. Dotyczą one przede wszystkim poinformowania użytkowników strony o przetwarzaniu ich danych osobowych. To bardzo ważne, aby wywiązać się z tego obowiązku, bo wymagają tego od Ciebie przepisy prawa związane z RODO czy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. I jeżeli chcesz spać spokojnie i prowadzić w pełni legalny biznes, to te obowiązki powinieneś wykonać na samym początku tworzenia strony internetowej. A o jakich dokładnie obowiązkach mowa?

Po pierwsze polityka prywatności to Twój obowiązek

Jednym z najważniejszych dokumentów znajdujących się na stronie internetowej, jest polityka prywatności. To właśnie w niej powinny znajdować się najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, takie jak:

  • informacje o administratorze danych osobowych,
  • informacje o celach przetwarzania oraz okresach przechowywania danych,
  • wskazanie podmiotów przetwarzających, które również biorą udział w przetwarzaniu danych,
  • zastosowanych na stronie technologie i pliki cookies,
  • informacje o przekazywaniu danych do państw trzecich.

Tak skonstruowana i kompletna polityka prywatności powinna znaleźć się na Twojej stronie internetowej w widocznym miejscu tak, aby każdy użytkownik strony miał do niej łatwy dostęp i mógł bez problemu się z nią zapoznać.

Po drugie komunikat cookies

Kolejną ważną kwestią oprócz polityki prywatności jest komunikat cookies. Jest to pasek pojawiający się u dołu czy góry strony, który ma informować użytkownika podczas wizyty na Twojej stronie o tym, że strona korzysta z plików cookies. Ważne, aby komunikat ten zawierał odesłanie do polityki prywatności. Wszystko po to, aby użytkownik już podczas pierwszej wizyty na Twojej stronie został poinformowany o kwestiach dotyczących przetwarzania danych osobowych i aby na tej podstawie zadecydował, czy korzysta ze strony czy też nie.

Po trzecie obowiązki prawne w korespondencji prowadzonej z użytkownikiem

Poza obowiązkami dotyczącymi samej strony internetowej ważne jest także zadbanie o te dotyczące korespondencji mailowej z użytkownikiem strony. Jak dobrze wiemy, gdzie strona internetowa, tam newsletter. W związku z tym to o co powinieneś zadbać, to m.in. stopka w mailu. Stopka ta powinna przede wszystkim zawierać Twoje dane jako administratora danych osobowych, a także informować o możliwości rezygnacji z otrzymywania korespondencji poprzez zastosowanie odpowiedniego przycisku, np. „rezygnuję”. To bardzo ważne, aby w sposób czytelny i łatwy, użytkownik mógł swobodnie podejmować takie decyzje.

Po czwarte obowiązki prawne związane z newsletterem

Jak już wspomniałam wcześniej, budując stronę internetową, w większości od razu chcemy także zbudować listę mailingową za pomocą newslettera. Dlatego, jeżeli zdecydujesz się na taki krok, powinieneś w sposób prawidłowy zbierać chętnych na Twój newsletter. Przede wszystkim to, o co musisz zadbać to wyraźne poinformowanie użytkownika, o tym, że zapisując się na newsletter, w każdej chwili może z tego zrezygnować. Powinieneś także wskazać, że wszelkie informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych, znajdzie w polityce prywatności. A przechodząc już do samej czysto technicznej czynności zapisu, pamiętaj, że jeżeli stosujesz chexkboxy, nie mogą one być z góry zaznaczone! Użytkownik strony musi je samodzielnie zaznaczyć na dowód świadomego i dobrowolnego podjęcia decyzji o zgodzie na przetwarzanie jego adresu mailowego.

Chcesz otworzyć sklep internetowy? Sprawdź swoje obowiązki prawne

Jeżeli czytając ten artykuł, dotarłeś do tego miejsca i czekasz na informacje dotyczące sklepu internetowego, to właśnie teraz się z nimi zapoznasz 😊

Tworząc sklep internetowy oprócz wyżej wymienionych obowiązków dotyczących strony internetowej, musisz zadbać o jeszcze jeden. Właściwie najważniejszy obowiązek dotyczący sklepu – regulamin sprzedaży. Bez niego nie ma mowy o legalnej sprzedaży w sieci. Regulamin tak jak polityka prywatności, to podstawowe dokumenty, dzięki którym strona jak i sklep działają w pełni zgodnie z literą prawa.

Co powinien zawierać regulamin sprzedaży?

Regulamin sprzedaży sklepu internetowego to przede wszystkim zbiór informacji dotyczących procesu zakupu i związanych z tym praw i obowiązków. Powinien zawierać między innymi:

  • dane kontaktowe sprzedawcy,
  • dostępne sposoby płatności i wysyłki,
  • informacje dotyczące reklamacji,
  • informacje dotyczące zwrotu produktu,
  • ścieżkę zakupu.

Regulamin powinien być napisany prosto i czytelnie. Powinien zawierać niezbędne informacje związane z całym procesem zakupu, tak aby klient miał świadomość, z czym wiążą się dane zakupy i jakie ma w związku z tym prawa. To bardzo ważne, ponieważ w momencie finalizacji zakupu, klient musi oświadczyć, że zapoznał się w pełni z regulaminem i zdaje sobie sprawę z obowiązków z tego wynikających.

Podsumowanie

Podsumowując – rozpoczynając swój biznes i rozwijając firmę, powinieneś pamiętać o obowiązkach związanych z prowadzeniem profilu w social mediach czy strony internetowej. Im szybciej o nie zadbasz, tym szybciej będziesz prowadzić swoje miejsce w sieci w pełni legalnie. A tylko takie działanie pozwoli Ci prowadzić biznes zgodnie z prawem i rozwijać inne obszary czy skupić się na samej sprzedaży bez obaw o brak wymaganych na stronie dokumentów. 

Chcesz być na bieżąco ze zmianami istotnymi dla Twojego biznesu?

Zapisz się na newsletter

Ps. Zapisując się na newsletter odbierzesz także dostęp do serii 3 maili z najczęstszymi błędami popełnianymi w biznesie przez przedsiębiorców.

BĄDŹ NA BIEŻĄCO ZE ZMIANAMI PRAWNYMI > ZAPISZ SIĘ<