W dzisiejszych czasach dla nikogo nie jest dziwne, że rozkręcanie swojego biznesu rozpoczyna się od social mediów. Założenie fanpage`a i dotarcie do szerokiego grona odbiorców, pozwala zbudować solidne podstawy dla rozwoju firmy i pójść o krok dalej, a więc założyć swoją stronę internetową. Czy jednak pamiętamy o tym, że social media czy Internet to nie nasze prywatne podwórko i należy spełnić określone obowiązki prawne? W tym artykule przedstawię Ci najważniejsze kroki, które musisz podjąć, aby Twoje miejsce w sieci było w pełni legalne.
Obowiązki prawne w social mediach
RODO, to niestety temat, który nie kojarzy nam się z biznesem online. A już na pewno nie z social mediami. A w końcu jako założyciel profili w social mediach, pełnisz w nich rolę administratora danych osobowych. I to właśnie na Tobie jako administratorze, spoczywają obowiązki związane nie tylko w prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, ale także z właściwym poinformowaniem użytkowników o tym, co się dzieje z ich danymi po odwiedzeniu Twojego profilu.
W związku z tym, jednym z Twoich obowiązków będzie umieszczenie na swoim profilu klauzuli informacyjnej lub linku do posiadanej polityki prywatności dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Klauzula ta powinna zawierać m.in. informacje o administratorze oraz prawach, jakie ma użytkownik odwiedzający Twój profil. Powinna także zostać umieszczona w widocznym dla użytkownika miejscu, np. w przypiętym poście czy wyróżnionej relacji.
Pamiętaj, że różne aktywności na social media mogą rodzić kolejne obowiązki prawne. Taką przykładową aktywnością jest zorganizowanie konkursu na Facebooku. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zrobić to legalnie, zapraszam Cię do wpisu: Jak zorganizować legalny konkurs na Facebooku?
Obowiązki prawne na stronie internetowej
Idąc dalej – jeżeli na jakimś etapie rozwoju swojej firmy, decydujesz się na założenie strony internetowej, to tam również czekają na Ciebie obowiązki związane z RODO. Dotyczą one przede wszystkim poinformowania użytkowników strony o przetwarzaniu ich danych osobowych. To bardzo ważne, aby wywiązać się z tego obowiązku, bo wymagają tego od Ciebie przepisy prawa związane z RODO czy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. I jeżeli chcesz spać spokojnie i prowadzić w pełni legalny biznes, to te obowiązki powinieneś wykonać na samym początku tworzenia strony internetowej. A o jakich dokładnie obowiązkach mowa?
Po pierwsze polityka prywatności to Twój obowiązek
Jednym z najważniejszych dokumentów znajdujących się na stronie internetowej, jest polityka prywatności. To właśnie w niej powinny znajdować się najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, takie jak:
- informacje o administratorze danych osobowych,
- informacje o celach przetwarzania oraz okresach przechowywania danych,
- wskazanie podmiotów przetwarzających, które również biorą udział w przetwarzaniu danych,
- zastosowanych na stronie technologie i pliki cookies,
- informacje o przekazywaniu danych do państw trzecich.
Tak skonstruowana i kompletna polityka prywatności powinna znaleźć się na Twojej stronie internetowej w widocznym miejscu tak, aby każdy użytkownik strony miał do niej łatwy dostęp i mógł bez problemu się z nią zapoznać.
Po drugie komunikat cookies
Kolejną ważną kwestią oprócz polityki prywatności jest komunikat cookies. Jest to pasek pojawiający się u dołu czy góry strony, który ma informować użytkownika podczas wizyty na Twojej stronie o tym, że strona korzysta z plików cookies. Ważne, aby komunikat ten zawierał odesłanie do polityki prywatności. Wszystko po to, aby użytkownik już podczas pierwszej wizyty na Twojej stronie został poinformowany o kwestiach dotyczących przetwarzania danych osobowych i aby na tej podstawie zadecydował, czy korzysta ze strony czy też nie.
Po trzecie obowiązki prawne w korespondencji prowadzonej z użytkownikiem
Poza obowiązkami dotyczącymi samej strony internetowej ważne jest także zadbanie o te dotyczące korespondencji mailowej z użytkownikiem strony. Jak dobrze wiemy, gdzie strona internetowa, tam newsletter. W związku z tym to o co powinieneś zadbać, to m.in. stopka w mailu. Stopka ta powinna przede wszystkim zawierać Twoje dane jako administratora danych osobowych, a także informować o możliwości rezygnacji z otrzymywania korespondencji poprzez zastosowanie odpowiedniego przycisku, np. „rezygnuję”. To bardzo ważne, aby w sposób czytelny i łatwy, użytkownik mógł swobodnie podejmować takie decyzje.
Po czwarte obowiązki prawne związane z newsletterem
Jak już wspomniałam wcześniej, budując stronę internetową, w większości od razu chcemy także zbudować listę mailingową za pomocą newslettera. Dlatego, jeżeli zdecydujesz się na taki krok, powinieneś w sposób prawidłowy zbierać chętnych na Twój newsletter. Przede wszystkim to, o co musisz zadbać to wyraźne poinformowanie użytkownika, o tym, że zapisując się na newsletter, w każdej chwili może z tego zrezygnować. Powinieneś także wskazać, że wszelkie informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych, znajdzie w polityce prywatności. A przechodząc już do samej czysto technicznej czynności zapisu, pamiętaj, że jeżeli stosujesz chexkboxy, nie mogą one być z góry zaznaczone! Użytkownik strony musi je samodzielnie zaznaczyć na dowód świadomego i dobrowolnego podjęcia decyzji o zgodzie na przetwarzanie jego adresu mailowego.
Chcesz otworzyć sklep internetowy? Sprawdź swoje obowiązki prawne
Jeżeli czytając ten artykuł, dotarłeś do tego miejsca i czekasz na informacje dotyczące sklepu internetowego, to właśnie teraz się z nimi zapoznasz 😊
Tworząc sklep internetowy oprócz wyżej wymienionych obowiązków dotyczących strony internetowej, musisz zadbać o jeszcze jeden. Właściwie najważniejszy obowiązek dotyczący sklepu – regulamin sprzedaży. Bez niego nie ma mowy o legalnej sprzedaży w sieci. Regulamin tak jak polityka prywatności, to podstawowe dokumenty, dzięki którym strona jak i sklep działają w pełni zgodnie z literą prawa.
Kup sprawdzony wzór regulaminu sklepu internetowego prosto od prawnika
Co powinien zawierać regulamin sprzedaży?
Regulamin sprzedaży sklepu internetowego to przede wszystkim zbiór informacji dotyczących procesu zakupu i związanych z tym praw i obowiązków. Powinien zawierać między innymi:
- dane kontaktowe sprzedawcy,
- dostępne sposoby płatności i wysyłki,
- informacje dotyczące reklamacji,
- informacje dotyczące zwrotu produktu,
- ścieżkę zakupu.
Regulamin powinien być napisany prosto i czytelnie. Powinien zawierać niezbędne informacje związane z całym procesem zakupu, tak aby klient miał świadomość, z czym wiążą się dane zakupy i jakie ma w związku z tym prawa. To bardzo ważne, ponieważ w momencie finalizacji zakupu, klient musi oświadczyć, że zapoznał się w pełni z regulaminem i zdaje sobie sprawę z obowiązków z tego wynikających.
Podsumowanie
Podsumowując – rozpoczynając swój biznes i rozwijając firmę, powinieneś pamiętać o obowiązkach związanych z prowadzeniem profilu w social mediach czy strony internetowej. Im szybciej o nie zadbasz, tym szybciej będziesz prowadzić swoje miejsce w sieci w pełni legalnie. A tylko takie działanie pozwoli Ci prowadzić biznes zgodnie z prawem i rozwijać inne obszary czy skupić się na samej sprzedaży bez obaw o brak wymaganych na stronie dokumentów.
