Regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego – co musi zawierać, kiedy go pokazać i jak uniknąć błędów przy kontroli?

Regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego to obowiązkowy dokument, który określa sposób i warunki udzielania świadczeń zdrowotnych w Twoim gabinecie, przychodni albo klinice (art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej). Nie dołącza się go do wniosku o wpis do rejestru. Przy kontroli może go zażądać wojewoda albo samorząd zawodowy, a przy umowie z Funduszem także NFZ. Część jego treści trzeba podać pacjentom.

W związku z pytaniami, które dostajemy od lekarzy, lekarzy dentystów i fizjoterapeutów prowadzących gabinety, poniżej zebrałam najważniejsze informacje o tym, kto musi mieć regulamin, co ma się w nim znaleźć, gdzie trzeba go pokazać i jakie błędy najczęściej wychodzą przy kontroli.

Najważniejsze informacje

• Regulamin organizacyjny musi mieć co do zasady każdy podmiot wykonujący działalność leczniczą, czyli podmiot leczniczy i praktyka zawodowa. Ustala go kierownik, a w spółce kapitałowej jej zarząd (art. 23 ust. 1 i art. 2 ust. 2 pkt 1 udl).
• Regulaminu nie musi mieć praktyka wykonywana wyłącznie w zakładzie leczniczym na podstawie umowy z podmiotem leczniczym, jeżeli nie prowadzi monitoringu pomieszczeń (art. 23 ust. 2 udl).
• Minimalną treść regulaminu określa art. 24 ust. 1 udl (13 punktów). Praktyka zawodowa pomija 6 z nich, a gabinet ambulatoryjny 1 (art. 24 ust. 3 i 4 udl).
• Regulaminu nie dołącza się do wniosku o wpis do RPWDL (art. 100-102a udl i § 12-16 rozporządzenia MZ z 29 marca 2019 r.). Struktura zakładu podana we wniosku powinna jednak odpowiadać regulaminowi.
• Organ prowadzący rejestr i NFZ mogą zażądać regulaminu w czasie kontroli i ocenić, czy podmiot działa zgodnie z nim (art. 111 ust. 3 pkt 1 i 2 udl, art. 61a ust. 1 i art. 61j ust. 1 pkt 1 u.ś.o.z.).
• Zakres świadczeń, opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej, cennik i informację o monitoringu trzeba wywiesić w miejscu udzielania świadczeń i zamieścić na stronie internetowej (art. 24 ust. 2 udl).
• Umowa z NFZ nie zmienia obowiązków z ustawy o działalności leczniczej, ale dodaje obowiązki informacyjne i kary umowne z ogólnych warunków umów (§ 11 i § 30 OWU).

Dla kogo są te wskazówki?

Wpis jest przeznaczony dla lekarzy, lekarzy dentystów, fizjoterapeutów, pielęgniarek i położnych, którzy prowadzą gabinet jako praktykę zawodową albo podmiot leczniczy, a także dla zarządów spółek prowadzących przychodnie i kliniki. Przyda się zarówno przy otwieraniu nowej placówki, jak i wtedy, gdy gabinet działa od lat, a regulamin nie był zmieniany od dnia rejestracji. Dotyczy placówek czysto prywatnych i tych, które mają umowę z Narodowym Funduszem Zdrowia.

Czym jest regulamin organizacyjny i dlaczego jest podstawą działania podmiotu leczniczego?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 156 ze zm., dalej: udl) sprawy dotyczące sposobu i warunków udzielania świadczeń zdrowotnych, nieuregulowane w ustawie lub statucie, określa regulamin organizacyjny ustalony przez kierownika. Co oznacza, że regulamin jest wewnętrzną „instrukcją działania” placówki: opisuje, co gabinet robi, gdzie, w jakiej strukturze, ile kosztują usługi i jak pacjent dostaje swoją dokumentację.

Może pomyślisz sobie: mam mały gabinet, wszystko wiem i bez dokumentu, więc to formalność do szuflady. Rozumiem, że tak możesz pomyśleć, bo regulamin rzadko jest potrzebny na co dzień. Przepisy traktują go jednak jako punkt odniesienia przy kontroli. Osoby kontrolujące z ramienia organu prowadzącego rejestr mają prawo ocenić „realizację zadań określonych w regulaminie organizacyjnym lub statucie, w tym dostępność i jakość udzielanych świadczeń” (art. 111 ust. 3 pkt 2 udl), a Minister Zdrowia przy kontroli podmiotów leczniczych ocenia realizację zadań określonych w regulaminie (art. 118 ust. 2 pkt 5 i 6 udl). Bez regulaminu kontrolujący nie ma do czego porównać tego, jak gabinet faktycznie działa, a sam brak wymaganego dokumentu może zostać wpisany do protokołu jako stwierdzona nieprawidłowość (art. 112 ust. 1 pkt 6 udl).

Na regulamin powołują się też inne przepisy. Przykładowo dokumentację medyczną prowadzoną na papierze można udostępnić pacjentowi w formie skanu wysłanego mailem albo na nośniku tylko wtedy, gdy przewiduje to regulamin organizacyjny (art. 27 ust. 3 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 581 ze zm., dalej: u.p.p.). Jednostki i komórki organizacyjne wpisywane do rejestru to części zakładu „wyodrębnione w regulaminie organizacyjnym” (§ 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 29 marca 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych objętych wpisem do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz szczegółowego trybu postępowania w sprawach dokonywania wpisów, zmian w rejestrze oraz wykreśleń z tego rejestru, Dz.U. z 2019 r. poz. 605 ze zm., dalej: rozporządzenie o RPWDL).

Kto musi mieć regulamin organizacyjny, a kto nie?

Obowiązek z art. 23 ust. 1 udl dotyczy „podmiotu wykonującego działalność leczniczą”. To pojęcie obejmuje podmiot leczniczy (art. 4 udl) oraz lekarza, pielęgniarkę, fizjoterapeutę i diagnostę laboratoryjnego wykonujących zawód w ramach praktyki zawodowej (art. 2 ust. 1 pkt 5 i art. 5 udl). Regulamin musi więc mieć co do zasady:

• podmiot leczniczy w każdej formie: jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, spółka z o.o., fundacja, stowarzyszenie, publiczny zakład opieki zdrowotnej,
• indywidualna i indywidualna specjalistyczna praktyka lekarska, pielęgniarska i fizjoterapeutyczna,
• praktyka wykonywana wyłącznie w miejscu wezwania,
• grupowa praktyka w formie spółki cywilnej, jawnej albo partnerskiej.

Obowiązek nie zależy od tego, czy gabinet ma umowę z NFZ, ani od liczby pacjentów lub personelu. Różnice między praktyką a podmiotem leczniczym opisuję szerzej we wpisie podmiot leczniczy a indywidualna praktyka.

Kiedy praktyka zawodowa nie potrzebuje regulaminu?

Art. 23 ust. 2 udl wyłącza obowiązek w jednym przypadku: przy praktykach wykonywanych wyłącznie w zakładzie leczniczym na podstawie umowy z podmiotem leczniczym prowadzącym ten zakład (art. 18 ust. 4 i 6, art. 19 ust. 4 i 6 oraz art. 19a ust. 3 udl), jeżeli w ramach tych praktyk nie prowadzi się monitoringu pomieszczeń z art. 23a ust. 1 udl. Chodzi przede wszystkim o lekarzy, pielęgniarki i fizjoterapeutów, którzy pracują na kontrakcie w szpitalu albo klinice. Co oznacza, że lekarz z taką praktyką, który dodatkowo przyjmuje pacjentów we własnym gabinecie, potrzebuje do tego co do zasady innego rodzaju praktyki i wtedy także regulaminu.

Kto ustala regulamin organizacyjny?

Regulamin ustala kierownik podmiotu wykonującego działalność leczniczą (art. 23 ust. 1 udl). Ustawa wyjaśnia, że kierownik bez bliższego określenia to także zarząd spółki kapitałowej, a w innych podmiotach osoba uprawniona do kierowania nimi i reprezentowania ich na zewnątrz (art. 2 ust. 2 pkt 1 udl). W praktyce:

• w spółce z o.o. regulamin ustala zarząd, zwykle uchwałą albo zarządzeniem,
• w jednoosobowej działalności gospodarczej i w indywidualnej praktyce ustala go sam przedsiębiorca,
• w spółce cywilnej, jawnej albo partnerskiej ustalają go osoby uprawnione do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki,
• w podmiocie leczniczym niebędącym przedsiębiorcą (np. SPZOZ) regulamin ustala kierownik, a rada społeczna przedstawia w jego sprawie wnioski i opinie (art. 48 ust. 2 pkt 2 lit. f udl). Ustrój takiego podmiotu określa statut (art. 42 ust. 1 udl).

Przepisy nie wymagają zatwierdzania regulaminu przez wojewodę, samorząd zawodowy ani NFZ. Dla porządku dowodowego dobrze jest, żeby dokument miał datę, podpis osoby uprawnionej i informację, od kiedy obowiązuje, bo przy kontroli chodzi o wersję obowiązującą w okresie objętym kontrolą.

Co musi zawierać regulamin organizacyjny według art. 24 udl?

Art. 24 ust. 1 udl wymienia elementy, które regulamin określa „w szczególności”. To katalog minimalny, więc regulamin może zawierać więcej, np. zasady rejestracji pacjentów, odwoływania wizyt czy przyjmowania skarg. Obowiązkowe elementy to:

1. firma albo nazwa podmiotu (pkt 1),
2. cele i zadania podmiotu (pkt 2),
3. struktura organizacyjna zakładu leczniczego (pkt 3),
4. rodzaj działalności leczniczej oraz zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych (pkt 4),
5. miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych; przy teleporadach za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności jest nim miejsce przebywania osoby udzielającej świadczenia (pkt 5),
6. przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych, z zapewnieniem właściwej dostępności i jakości tych świadczeń w jednostkach lub komórkach organizacyjnych zakładu (pkt 6),
7. organizacja i zadania poszczególnych jednostek lub komórek organizacyjnych oraz warunki ich współdziałania dla zapewnienia sprawnego i efektywnego funkcjonowania podmiotu (pkt 7),
8. warunki współdziałania z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą w zakresie diagnostyki, leczenia, pielęgnacji i rehabilitacji pacjentów oraz ciągłości udzielania świadczeń, np. z laboratorium albo pracownią RTG (pkt 8),
9. wysokość opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej, ustalonej zgodnie z art. 28 ust. 4 u.p.p. (pkt 9),
10. organizacja procesu udzielania świadczeń w przypadku pobierania opłat (pkt 10),
11. wysokość opłaty za przechowywanie zwłok pacjenta przez okres dłuższy niż 72 godziny (pkt 11),
12. wysokość opłat za świadczenia zdrowotne udzielane za częściową albo całkowitą odpłatnością, czyli cennik (pkt 12),
13. sposób kierowania jednostkami lub komórkami organizacyjnymi zakładu leczniczego (pkt 13).

Dla Ciebie istotne jest, że regulamin ma opisywać rzeczywisty sposób działania placówki. Lista punktów nie wystarczy, jeżeli pod nimi znajdują się ogólniki skopiowane z dokumentu innej przychodni.

Które elementy pomija praktyka zawodowa i gabinet ambulatoryjny?

Do regulaminu praktyki zawodowej nie stosuje się pkt 3, 6-8, 11 i 13 (art. 24 ust. 3 udl), czyli przepisów o strukturze zakładu, komórkach organizacyjnych, współdziałaniu z innymi podmiotami, przechowywaniu zwłok i kierowaniu komórkami. Regulamin praktyki zawiera więc co do zasady nazwę, cele i zadania, zakres świadczeń, miejsce ich udzielania, opłatę za dokumentację, organizację procesu przy pobieraniu opłat i cennik. Podmiot leczniczy udzielający wyłącznie świadczeń ambulatoryjnych pomija tylko pkt 11 (art. 24 ust. 4 udl).

Jak opisać monitoring w regulaminie organizacyjnym?

Kierownik może określić w regulaminie sposób obserwacji pomieszczeń za pomocą urządzeń rejestrujących obraz (art. 23a ust. 1 udl). Przepis pozwala na monitoring:

• pomieszczeń ogólnodostępnych (np. poczekalni, korytarza), jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pacjentów lub pracowników (pkt 1),
• pomieszczeń, w których udziela się świadczeń, i pomieszczeń pobytu pacjentów, w szczególności pokoi łóżkowych, łazienek, przebieralni i szatni, jeżeli wynika to z przepisów odrębnych (pkt 2),
• pomieszczeń, w których udziela się świadczeń, jeżeli jest to konieczne w procesie leczenia lub dla bezpieczeństwa pacjentów, ale tylko w szpitalach, zakładach opiekuńczo-leczniczych, pielęgnacyjno-opiekuńczych, rehabilitacji leczniczej i hospicjach (pkt 3).

Monitoring musi uwzględniać poszanowanie intymności i godności pacjenta. Nagrania można przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania, a potem trzeba je zniszczyć, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej (art. 23a ust. 2 i 3 udl). Za wykorzystywanie monitoringu zgodnie z prawem odpowiada kierownik (art. 23a ust. 1a udl).

Monitoring ma też dwa skutki, o których łatwo zapomnieć. Informację o nim trzeba podać pacjentom tak samo jak zakres świadczeń i cennik (art. 24 ust. 2 udl). Kamera w poczekalni sprawia ponadto, że praktyka wykonywana wyłącznie w zakładzie leczniczym traci zwolnienie z art. 23 ust. 2 udl. Obowiązki z RODO, w tym klauzulę informacyjną i okres przechowywania nagrań, opisuję we wpisie o monitoringu wizyjnym a RODO.

Jak ustalić opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej?

Regulamin określa wysokość opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej (art. 24 ust. 1 pkt 9 udl). Opłatę ustala sam podmiot (art. 28 ust. 3 u.p.p.), ale w granicach ustawowych. Można ją pobierać za sporządzenie wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku, za udostępnienie na informatycznym nośniku danych i za skan dokumentacji papierowej (art. 28 ust. 1 w zw. z art. 27 ust. 1 pkt 2 i 5 oraz ust. 3 u.p.p.). Maksymalna opłata wynosi (art. 28 ust. 4 u.p.p.):

• za jedną stronę wyciągu albo odpisu – 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale,
• za jedną stronę kopii albo wydruku – 0,00007 przeciętnego wynagrodzenia,
• za udostępnienie na informatycznym nośniku danych – 0,0004 przeciętnego wynagrodzenia.

Przeciętne wynagrodzenie ogłasza co kwartał Prezes GUS w Monitorze Polskim, a nowa stawka obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca po ogłoszeniu. Co oznacza, że kwota wpisana do regulaminu „na sztywno” może po kilku miesiącach przekroczyć limit. Bezpieczniej jest opisać w regulaminie sposób wyliczenia opłaty i aktualizować informację wywieszoną dla pacjentów. Opłaty nie pobiera się m.in. wtedy, gdy dokumentację udostępnia się pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie (art. 28 ust. 2a pkt 1 u.p.p.).

Gdzie i kiedy trzeba dołączyć albo pokazać regulamin organizacyjny?

To pytanie zadaje nam większość osób rejestrujących gabinet. Już odpowiadam, krok po kroku, dla każdej sytuacji.

Co regulamin ma wspólnego z kontrolą wojewody albo okręgowej rady lekarskiej?

Organ prowadzący rejestr, czyli wojewoda dla podmiotu leczniczego, a okręgowa rada lekarska, okręgowa rada pielęgniarek i położnych albo Krajowa Rada Fizjoterapeutów dla praktyk (art. 106 ust. 1 udl), może kontrolować zgodność działalności z przepisami określającymi warunki jej wykonywania (art. 111 ust. 1 udl). Kontrolujący mają prawo m.in. żądać informacji i dokumentacji oraz oceniać realizację zadań określonych w regulaminie organizacyjnym, w tym dostępność i jakość świadczeń (art. 111 ust. 3 pkt 1 i 2 udl). Ocenę realizacji zadań z regulaminu może przeprowadzić wyłącznie osoba wykonująca zawód medyczny (art. 111 ust. 4 udl).

Podmioty lecznicze może kontrolować także Minister Zdrowia, pod względem zgodności z prawem i medycznym, w tym oceniając realizację zadań określonych w regulaminie (art. 118 ust. 1 i ust. 2 pkt 5 i 6 udl). Minister może zlecić taką kontrolę wojewodzie (art. 119 ust. 1 pkt 1 udl). Daty i wyniki kontroli organu rejestrowego wpisuje się do jawnego rejestru (art. 106 ust. 1a, ust. 3 pkt 12 i ust. 4 pkt 10 udl).

Czy regulamin trzeba złożyć w NFZ?

Ogólne warunki umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 września 2015 r., t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 712 ze zm., dalej: OWU) nie przewidują przekazywania regulaminu organizacyjnego do NFZ jako stałego obowiązku umownego. Szczegółowe warunki umów i przedmiot postępowania określa Prezes NFZ (art. 146 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm., dalej: u.ś.o.z.), więc listę dokumentów składanych z ofertą trzeba sprawdzić w ogłoszeniu i zarządzeniu dotyczącym konkretnego zakresu świadczeń.

Regulamin może natomiast być potrzebny przy kontroli NFZ. Prezes Funduszu może kontrolować realizację umowy m.in. w zakresie organizacji, sposobu i jakości udzielania świadczeń oraz ich zgodności z przepisami i umową (art. 61a ust. 1 pkt 1 i 2 u.ś.o.z.), a kontroler ma prawo badać i oceniać informacje zawarte w dokumentach związanych z zakresem kontroli (art. 61j ust. 1 pkt 1 u.ś.o.z.). Regulamin, który opisuje rejestrację, godziny pracy komórek i zasady pobierania opłat, jest jednym z takich dokumentów.

Jak udostępnić regulamin pacjentom?

Ustawa nie wymaga publikowania całego regulaminu. Pacjentom trzeba podać aktualne informacje o zakresie świadczeń, opłacie za udostępnienie dokumentacji medycznej, opłacie za przechowywanie zwłok (jeśli dotyczy), cenach świadczeń odpłatnych i monitoringu przez wywieszenie ich w widoczny sposób w miejscu udzielania świadczeń oraz na stronie internetowej podmiotu, a podmioty obowiązane do prowadzenia BIP także tam (art. 24 ust. 2 udl). Placówka udzielająca wyłącznie teleporad ambulatoryjnych publikuje te informacje na stronie internetowej i ewentualnie w BIP (art. 24 ust. 2a udl). Wiele placówek zamieszcza na stronie cały regulamin, co jest dopuszczalne i ułatwia spełnienie obowiązku. Informacje o zakresie świadczeń nie mogą przy tym mieć cech reklamy (art. 14 ust. 1 udl), o czym piszę we wpisie czy lekarz może sprzedawać kurs online.

Gabinet prywatny czy podmiot z umową z NFZ – co zmienia się w regulaminie?

Podmiot leczniczy może działać wyłącznie komercyjnie, może mieć umowę z NFZ albo łączyć oba modele. Obowiązki z ustawy o działalności leczniczej są takie same dla wszystkich. Przy umowie z NFZ dochodzą obowiązki z umowy, OWU i warunków określonych przez Prezesa NFZ.

Kiedy trzeba zaktualizować regulamin organizacyjny?

Ustawa nie określa terminu aktualizacji regulaminu, ale informacje podawane pacjentom mają być „aktualne” (art. 24 ust. 2 udl), a regulamin ma opisywać rzeczywisty sposób udzielania świadczeń. Regulamin zwykle wymaga zmiany, gdy:

• zmienia się zakres świadczeń, np. gabinet stomatologiczny dodaje ortodoncję albo zabiegi z zakresu medycyny estetycznej,
• powstaje albo znika komórka organizacyjna, np. nowa poradnia, pracownia albo filia pod innym adresem,
• zmienia się cennik albo zasady pobierania opłat,
• pojawia się monitoring albo zmienia się jego zakres,
• gabinet zaczyna udzielać teleporad albo zawiera umowę z NFZ,
• zmienia się forma działalności, np. przy przejściu z praktyki na podmiot leczniczy albo przy przekształceniu w spółkę.

Część tych zmian dotyczy też danych objętych wpisem do rejestru. Zmianę danych trzeba zgłosić organowi prowadzącemu rejestr w ciągu 14 dni od jej powstania, a za spóźnienie organ może nałożyć karę pieniężną do dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 107 ust. 1 i 2 udl). Co oznacza, że przy każdej zmianie organizacyjnej warto od razu sprawdzić trzy rzeczy: regulamin, wpis w RPWDL i informacje dla pacjentów.

Jakie błędy w regulaminie organizacyjnym zdarzają się najczęściej?

Analizujemy regulaminy przychodni, gabinetów stomatologicznych i praktyk fizjoterapeutycznych. Najczęściej powtarzają się te same problemy:

• Regulamin skopiowany z innej placówki – z oddziałami, ordynatorami albo komórkami, których gabinet nie ma, albo odwrotnie bez poradni, która jest w rejestrze.
• Rozbieżność z wpisem w RPWDL – inny zakres świadczeń, inna nazwa zakładu albo adres, który nie jest wpisany do rejestru.
• Stała kwota opłaty za dokumentację ustalona kilka lat temu, która nie odpowiada limitom z art. 28 ust. 4 u.p.p., albo opłata za pierwszą kopię, która co do zasady powinna być bezpłatna.
• Brak zapisu o skanach dokumentacji, choć gabinet wysyła pacjentom skany mailem, a art. 27 ust. 3 u.p.p. wymaga, żeby przewidywał to regulamin.
• Kamery bez opisu w regulaminie albo monitoring gabinetów zabiegowych w przychodni, choć art. 23a ust. 1 pkt 3 udl dopuszcza taką obserwację tylko w szpitalach i kilku innych rodzajach zakładów stacjonarnych.
• Brak informacji na stronie internetowej o zakresie świadczeń, cenach i opłacie za dokumentację, mimo obowiązku z art. 24 ust. 2 udl.
• Pomieszanie świadczeń NFZ i komercyjnych w cenniku i zasadach rejestracji, przez co pacjent nie wie, za co płaci.
• Brak daty i podpisu, więc nie da się wykazać, która wersja obowiązywała w dniu kontroli.

Typowy przykład: przychodnia stomatologiczna działająca jako spółka z o.o. ma regulamin przygotowany na podstawie dokumentu szpitala. Regulamin opisuje oddział i izbę przyjęć, nie wspomina o kamerze w poczekalni, a opłata za kopię dokumentacji jest wpisana jako stała kwota sprzed kilku lat. Przy kontroli wojewody zespół kontrolny porównuje regulamin z wpisem w rejestrze i ze stroną internetową. Każda z tych rozbieżności może trafić do protokołu jako nieprawidłowość (art. 112 ust. 7 pkt 2 udl).

Co grozi za brak regulaminu albo błędy w jego treści?

Ustawa o działalności leczniczej nie przewiduje odrębnej kary pieniężnej za sam brak regulaminu. Konsekwencje wynikają z przepisów o kontroli, umowy z NFZ i ochronie praw pacjenta:

• Zalecenia pokontrolne – na podstawie protokołu organ prowadzący rejestr wydaje zalecenia mające na celu usunięcie nieprawidłowości i wyznacza termin ich wykonania (art. 112 ust. 7 pkt 2 udl).
• Wykreślenie z rejestru – niezastosowanie się do zaleceń pokontrolnych jest podstawą wykreślenia wpisu, po uprzedniej decyzji o zakazie wykonywania działalności, której nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności (art. 108 ust. 2 pkt 4 i ust. 3 udl). Ponowny wpis jest możliwy co do zasady dopiero po 3 latach (art. 108 ust. 4 udl).
• Kara za niezgłoszenie zmian – jeżeli zmiana organizacyjna dotyczy danych objętych wpisem, a nie została zgłoszona w terminie (art. 107 ust. 2 udl).
• Kary umowne NFZ – przy umowie z Funduszem m.in. za udzielanie świadczeń w warunkach nieodpowiadających przepisom lub umowie, pobieranie nienależnych opłat i niewykonanie zaleceń pokontrolnych (§ 30 ust. 1 OWU), a w poważniejszych przypadkach rozwiązanie umowy (§ 36 OWU).
• Postępowanie Rzecznika Praw Pacjenta – zorganizowane działania naruszające prawa pacjentów mogą zostać uznane za praktykę naruszającą zbiorowe prawa pacjentów (art. 59 ust. 1 pkt 1 u.p.p.), a za niewykonanie decyzji Rzecznika grozi kara do 500 000 zł (art. 68 u.p.p.).

Nawet jeśli kontrola kończy się tylko zaleceniami pokontrolnymi, oznacza czas zespołu poświęcony na wyjaśnienia i poprawki dokumentów zamiast na pacjentów.

Dlaczego warto przygotować regulamin organizacyjny z prawnikiem?

Regulamin organizacyjny łączy przepisy o działalności leczniczej, prawa pacjenta, przepisy o rejestrze, ochronę danych przy monitoringu i, jeśli masz umowę z NFZ, warunki umowy z Funduszem. Gotowy wzór zwykle nie uwzględnia struktury Twojego zakładu, wpisu w RPWDL ani tego, czy łączysz świadczenia prywatne z NFZ. Dobrze przygotowany regulamin pozwala przy kontroli pokazać dokument, który zgadza się z rejestrem, stroną internetową i tym, co kontrolujący widzi w gabinecie, zamiast tłumaczyć się z rozbieżności.

Najprościej przygotować regulamin razem z rejestracją podmiotu leczniczego, bo wtedy struktura zakładu we wniosku i w regulaminie powstaje jednocześnie. Przy działającym gabinecie wystarczy zwykle analiza obecnego dokumentu i jego aktualizacja.

Jak wygląda współpraca z prawnikiem przy przygotowaniu regulaminu organizacyjnego podmiotu leczniczego?

Regulamin organizacyjny jest dokumentem, który kontrolujący porównują z rejestrem, umową z NFZ i informacjami na stronie internetowej. Błąd w jednym miejscu zwykle pociąga za sobą kolejne, a wychodzi to dopiero przy kontroli.

Jeśli chcesz przejść przez to samodzielnie, zacznij od listy elementów z art. 24 ust. 1 udl i sprawdź swój regulamin z listą najczęstszych błędów z tego wpisu.

Jeśli wolisz zrobić to ze wsparciem, tworzymy regulaminy organizacyjne dla gabinetów, przychodni i praktyk zawodowych, analizujemy i aktualizujemy obecne dokumenty, a przy rejestracji podmiotu leczniczego przygotowujemy regulamin razem z pozostałymi dokumentami na start.

Zaznacz w formularzu poniżej, na jakim etapie jesteś i czego potrzebujesz, a zaproponujemy zakres pracy. Możesz też napisać do nas przez stronę kontaktu.

FAQ – regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego

Czy każdy podmiot leczniczy musi mieć regulamin organizacyjny?

Tak, co do zasady regulamin musi mieć każdy podmiot wykonujący działalność leczniczą, czyli podmiot leczniczy i praktyka zawodowa (art. 23 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej). Wyjątek dotyczy praktyk wykonywanych wyłącznie w zakładzie leczniczym na podstawie umowy z podmiotem leczniczym, jeżeli nie prowadzą monitoringu (art. 23 ust. 2).

Kto ustala regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego?

Kierownik podmiotu wykonującego działalność leczniczą (art. 23 ust. 1 udl). W spółce kapitałowej jest nim zarząd, a w innych podmiotach osoba uprawniona do kierowania nimi i ich reprezentowania (art. 2 ust. 2 pkt 1 udl). Regulaminu nie zatwierdza wojewoda ani NFZ.

Czy regulamin organizacyjny dołącza się do wniosku o wpis do RPWDL?

Nie. Art. 100-102a udl i rozporządzenie Ministra Zdrowia z 29 marca 2019 r. w sprawie RPWDL nie wymagają dołączenia regulaminu. Wniosek podmiotu leczniczego zawiera jednak wykaz jednostek i komórek organizacyjnych, które wyodrębnia się w regulaminie, więc oba dokumenty powinny być spójne.

Co musi zawierać regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego?

Co najmniej elementy z art. 24 ust. 1 udl: m.in. nazwę, cele i zadania, strukturę zakładu, rodzaj działalności i zakres świadczeń, miejsce i przebieg udzielania świadczeń, opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej, organizację świadczeń przy pobieraniu opłat i cennik. Praktyka zawodowa pomija pkt 3, 6-8, 11 i 13 (art. 24 ust. 3 udl).

Gdzie trzeba udostępnić regulamin organizacyjny pacjentom?

Ustawa wymaga podania pacjentom aktualnych informacji o zakresie świadczeń, opłacie za dokumentację medyczną, cenach i monitoringu przez wywieszenie ich w miejscu udzielania świadczeń i na stronie internetowej, a w podmiotach obowiązanych także w BIP (art. 24 ust. 2 udl). Publikacja całego regulaminu nie jest obowiązkowa, ale jest dopuszczalna.

Czy NFZ sprawdza regulamin organizacyjny?

Może go sprawdzić przy kontroli realizacji umowy, która obejmuje m.in. organizację, sposób i jakość udzielania świadczeń (art. 61a ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Kontroler może badać dokumenty związane z zakresem kontroli (art. 61j ust. 1 pkt 1 tej ustawy).

Co grozi za brak regulaminu organizacyjnego?

Ustawa nie przewiduje osobnej kary za sam brak regulaminu. Organ prowadzący rejestr wydaje zalecenia pokontrolne (art. 112 ust. 7 pkt 2 udl), a ich niewykonanie może prowadzić do wykreślenia z rejestru (art. 108 ust. 2 pkt 4 udl). Przy umowie z NFZ dochodzą kary umowne z § 30 ogólnych warunków umów.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny. Jeśli potrzebujesz wsparcia w swojej sprawie, skontaktuj się z nami.

Stan prawny na: 28.10.2026